【連載】

事例で学ぶiPhone/iPad活用術

179 ブラザー販売がiPhoneとシンクライアントで「いつでも、どこでも、マイオフィス」

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プリンタや複合機などの情報通信機器を中心事業とするブラザーグループ。その国内マーケティングを担うブラザー販売では、2013~2014年にかけて営業担当者を中心に業務用携帯電話をフィーチャーフォンからiPhoneに切り替え、さらにパソコンをシンクライアント(端末のデスクトップ環境をネットワーク経由で提供するクラウド型サービス)に移行し、モバイル型のワークスタイルを導入した。

外出先でもオフィス内と同等のパソコン業務をこなせるようになった結果、営業の業務効率が向上し、担当者によっては訪問件数が週3件も増える具体的な成果につながっている。

Windows XPのサポート切れを機にシンクライアントを導入

2014年4月のWindows XPサポート切れを前に、同社は業務用パソコン(300台超)をWindows 7搭載モデルに切り替える必要に迫られていた。当時の状況を経営企画部 情報化推進G シニア・マネージャーの中園勲氏は次のように振り返る。

経営企画部 情報化推進G シニア・マネージャー 中園勲氏

「パソコンの大量入れ替えに際して重視したのは、情報漏えいを防ぐセキュリティ強化策です。外出の多い営業担当者はノート型パソコンを社外へ持ち出しますので、紛失・盗難時の情報漏えいリスクを低減するために、パソコンに一切データを残さないシンクライアントの導入を検討しました」(中園氏)

シンクライアントでは、ユーザー個々のデスクトップ環境やストレージ機能はすべてクラウド上のデータセンターで稼働させ、端末側はデスクトップ画面がモニターに表示されるだけとなり、端末を紛失してもデータ漏えいのリスクはなくなる。マウスやキーボードからの入力情報や結果画面の送受信についても、VPNで保護されたセキュアなネットワークを介して行われる。しかし、シンクライアント導入の意図は、セキュリティ向上にとどまらないと中園氏は続ける。

「シンクライアントを導入すれば、セキュリティを確保したまま、いつでもどこでもオフィスにいるのと同等のパソコン環境を利用できます。例えば、移動中の空き時間にSFAへの入力業務をこなすなど、外出の多い営業担当者の業務効率化が見込めます。ここで課題として浮上したのは、外出先でのネットワーク確保でした」(中園氏)

同社では営業グループごとにモバイルルーターを配付し、複数の営業担当者が共用する環境だったため、営業担当者全員にモバイルルーターを配布するには追加投資が必要となるうえ、運用するデバイスが増えれば管理部門の業務負荷も増加する。

また、業務用電話機として利用していたフィーチャーフォンから社内メールを見ることはできたが、操作性が悪く、送信は一言メールが返せる程度の利用しかできていなかった。さらにフィーチャーフォンからメールの添付ファイルは確認できなかったので、外出中に受信したメールの対応は、帰社後に自席のパソコンから行うという状況だった。

シンクライアントとスマートフォンによる業務効率化

「こうした業務環境を改善するため、パソコンのシンクライアント化に先立って、業務用電話機をフィーチャーフォンからiPhoneに切り替えました。iPhoneならば社内メールを直接開けるほか添付ファイルも確認でき、お客様からのメールにはその場から返信できます。また、急ぎの場合、iPhoneの画面から承認・申請処理ができます。さらに、iPhoneのテザリング機能を利用することで、全営業担当者が外出先でもシンクライアントを利用できるネットワーク環境が整いました」(中園氏)

同社の実際の利用方法は、以下の動画ようなものだ。


iPhoneとシンクライアントによる「いつでも、どこでも、マイオフィス」を目指した同社の取り組みは、営業担当者の業務をどのように変えたのだろうか。中部ビジネス営業部で法人向けの営業活動を担当する仲澤遼氏は、新しいワークスタイルの効果について、次のように語る。

中部ビジネス営業部 仲澤遼氏

「外出中のメールチェックは、ほぼiPhoneで行っています。お客様からのメールにもiPhoneから返信できるようになったので、お客様から『レスポンスが早くなったね』といわれるようになりました。法人営業の場合、お客様からメールで見積書などを添付ファイルでいただき、内容を確認してお返事するケースは少なくありません。フィーチャーフォンのころは、会社に戻ってからでないと添付ファイルは確認できなかったので、いただいたメールへのレスポンスは遅れ気味でした」(仲澤氏)

iPhoneのテザリング機能も業務改善に大きく寄与しているという。モバイルルーターを共用で運用していたころは、数が限られており部署内で共用するため、使える機会は少なかったという。外出中のパソコン利用は、提案資料を作成するなどのオフライン作業に限られていた。

「現在は外出中でもシンクライアントを使ってデスクトップ環境を開けるので、空き時間にSFAを入力するといった時間の有効利用が可能になり、帰社後に行う業務は確実に減っています。その結果、お客様へ訪問する時間を余分に確保できるようになり、平均すると週に3件ほど訪問回数は増えました」(仲澤氏)

商談によっては、価格提示などで至急に社内承認を得たい場合でも、モバイル環境から承認申請が可能になり、商談のスピードアップにもつながっている。また、顧客対応以外にもシンクライアントのメリットはあるという。出張や会議で他拠点を訪問する際に、シンクライアントの起動用USBメモリさえ持参すれば、現地のパソコンを借りて業務できるので、わざわざ自分のパソコンを携帯する必要はない。シンクライアント導入で想定した営業担当者の業務効率改善は、確実な成果に結びついているようだ。

USBスティックを使ってシンクライアントを起動する(左)。導入したのはソフトバンクテレコムの「ホワイトクラウド デスクトップサービス」だ。ログインすると通常のWindows OSが利用可能となり、Excelで作成した見積書などを編集できる

情報システム部門の管理業務も効率化

情報システム部門にとってもシンクライアント化のメリットは少なくない。以前の貸与パソコンでは社員が自由にソフトウェアをインストールできたため、年に2回の利用ソフトウェア監査を実施する必要があった。シンクライアント環境では情報システム部門がアドミン権限を持つため、社員による自由なソフトウェアのインストールはできない。

「シンクライアント導入前に、利用中のソフトウェアをヒアリングしたところ、フリーウェアも含めて1000個以上のソフトウェアが利用されていました。現在では必要最低限の有償ソフトウェアのみをインストールして、フリーウェアは原則禁止としています。こうした管理を一元的に行えるのも、シンクライアント化のメリットだと感じています」(中園氏)

シンクライアントの使用感について社員の反応は「若干遅く感じられるが、慣れれば特に問題ない」とおおむね良好だという。外出先でこなせる業務が増えたので、「直帰する回数が増えた」「残業が減った」といった肯定的な声も聞かれるという。iPhoneのテザリングについては、「LTEを使えば、Wi-Fiよりも速く感じる」など通信速度にも不満は出ていないようだ。

今後のICT施策について中園氏は、BCP対策を優先的に進めたい考えを示した。現在は基幹系システムを名古屋の本社で運用しているが、東海地方で想定されている大規模地震に備えるため、基幹系システムの冗長化を進める方針だ。これが実現すれば、シンクライアントと相まって、大規模災害発生時でも電源と通信ネットワークさえ確保すれば最低限のコミュニケーションは継続可能になる。

またモバイル環境を導入した営業担当者のさらなる業務効率化については、一定期間の運用後にヒアリングを実施して課題点を洗い出し、その後の業務改革につなげる方針だという。クラウドコンピューティングやモバイル型情報端末の利用によって、同社のワークスタイルは確実に進化を遂げている。

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インデックス

連載目次
第200回 iPadで新人の営業支援、対面営業で質の高い情報を提供-日本アジア証券
第199回 脱フィーチャーフォンでスピード感のある業務スタイルに
第198回 グループ会社の社員を含め全員がiPhoneをフル活用 -日本事務器
第197回 iPad対応の歯科ソリューションで在宅歯科診療支援 -サンシステム
第196回 iPadでレジ周りをスッキリスマートに変えるクラウドPOS導入 - Zoff
第195回 iPad導入で診察の呼出やドクター紹介など、女性医療サービスの質を向上
第194回 シスメックスが全社員にiPhoneを配布し、ワークスタイル改革を実現
第192回 アリババがiPhoneとクラウドPBXの導入でオフィスをフリーアドレス化
第191回 iPadを使ったナビで宅配業務を大幅に効率化 - すし海道
第190回 タクシーにiPadを搭載してデジタルサイネージを導入
第189回 ロッテ商事がiPadを使って営業・店舗巡回営業スタッフのワークスタイル変革
第188回 "男も美脚"をアピールするためデジタルサイネージを活用
第187回 タカキュー、店舗運営にiPadを導入して効果的な店舗環境づくりを実現
第186回 社員の自由な発想を社内全体に広げるJR東日本 - 乗務員だけではなく、技術系部署でも活用を促進
第185回 鍵のトラブル対応のBESTがiPhoneとPayPal Hereで客単価を30%向上
第184回 竹中工務店がモバイル端末活用で目指す「竹中スマートワーク」
第183回 iPadを活用したコールセンターとフィールドワーカーの連携で業務負荷を低減
第182回 グローバル展開する材料メーカーがiPadで提案・承認業務を効率化
第181回 リサイクルショップがiPadと遠隔監視システム「i-NEXT」で顧客満足度を向上
第180回 iPadが高性能なPOSレジになる - リクルートライフスタイルが「Airレジ」活用(動画付)
第179回 ブラザー販売がiPhoneとシンクライアントで「いつでも、どこでも、マイオフィス」
第178回 専門商社の営業スタイル改革に独自の運用ノウハウでiPhoneとiPadを活用
第177回 レンタルユニフォームのアラマークがiPadでワークスタイルを改革
第176回 坂田建設がiPadとPrimeDriveでワークスタイルを一新
第175回 大丸松坂屋百貨店、iPad導入で顧客ニーズを効果的に引き出す
第174回 建築業の工程管理にiPadとFileMakerを導入し工期を4週間も短縮
第173回 商業施設のインフォメーションでiPadを活用し接客対応向上
第172回 エクシングがiPhoneでCRMを利用した営業やPayPal Hereでの料金回収で効率化
第171回 eラーニングやアンケートへ広がる三和シヤッターのiPad活用(動画付)
第170回 建設業界の人手不足解消にiPhoneが貢献 - ITで現場を業務効率化(動画付)
第169回 コーセーが店頭システムとしてAWSとiPadによる独自システムを構築(動画付)
第168回 在宅医療を支える薬剤師がiPadで医師や看護師、介護スタッフとSNS連携(動画付)
第167回 分煙環境整備の支援をする分煙コンサルタントがiPad+動画で提案力を強化
第166回 現場報告、帳票記入をiPhone・iPadで - 建設業界で革新的なIT活用
第165回 建設業界の標準ツールを目指す図面共有用iPadアプリ「CheX」- 鹿島建設
第164回 東横インが本社役員と全ホテル支配人にiPad mini配付(動画付)
第163回 JR東日本がiPad mini 7,000台を全乗務員に携行させ、対応をICT化(動画付)
第162回 iPad採用とアプリ刷新でタブレット活用率を大幅向上 - アステラス製薬
第161回 「スマートカタログ」でマルチメディアコンテンツによる営業訴求力向上
第160回 iPadで保守作業員の業務改革 - 年間57万時間を削減した施策とは?(動画付)
第159回 ベンチャー企業がiPadを認定施工店に貸与、販売力をレバレッジ(動画付)
第158回 固定電話番号での発着信をiPhoneで実現 ‐ FOXインターナショナル
第157回 議員と市幹部職員にiPadを導入、"タブレット議会"に移行した逗子市(動画付)
第156回 サイボウズのワークフローで決裁時間を大幅短縮 - 極楽湯(動画付)
第155回 パラカがコインパーキングの候補地探しにiPad miniと地図を活用(動画付)
第154回 中古車買取の「アップル」、iPad miniを導入して成約率を向上(動画付)
第153回 遠隔監視システム「i-Next」とiPadで美容室の店舗管理や美容師育成
第152回 東京都飲食業生活衛生同業組合がiPadによる魚の直接仕入れを開始(動画付)
第151回 P&GがiPad導入でビジュアルプレゼンテーションを実現(動画付)
第150回 データをリアルタイムでクラウドに保存するiPad健康診断システム(動画付)
第149回 ロンドン五輪・フェンシング銀メダルを支えたiPadの映像分析
第148回 ナマコ漁をiPadでICT化 - 新星マリン漁協とはこだて未来大の取組み(動画付)
第147回 食肉小売店がiPad miniで棚卸システム、作業時間を3分の1に短縮(動画付)
第146回 日本大学歯学部が実習教材としてiPadを採用
第145回 イタリアワイン輸入会社がiPadとFileMakerを使って業務全般のIT化
第144回 遠隔地に低コストでコンサルティングを提供するiPadアプリ「経営参謀」(動画付)
第143回 鮮魚店チェーンにiPad導入で、店舗売上前年比10%UPを実現(動画付)
第142回 客先に常駐している社員とのコミュニケーションツールとしてiPhoneを導入
第141回 クリーニング業でiPadレジとPayPal Hereを使ってクレジット決済(動画付)
第140回 ANAがパイロット2,500名にiPadを配布 - ドラム缶28万本の燃料を削減(動画付)
第139回 ダノン、iPhoneを使った情報ツール導入で営業体制を強化 - 情報量は8倍に
第138回 トリンプが店頭でのコンサルティングツールとしてiPad miniを活用
第136回 独自iPadアプリ導入で営業力を向上させた三菱ふそうトラック・バス(動画付)
第135回 「PayPal Here」を導入したカフェバーが支出・売上管理アプリを駆使
第134回 三井倉庫が1,200台のiPhoneを活用 - 内線、Google Appsでさらなる効率化も
第133回 外車修理ショップが支払いサイクルの早さを評価してPayPal Hereを即導入
第132回 iPadのマッピングアプリで効率的な配送ルート・顧客確認が可能に
第131回 鳥取県立中央病院がXenDesktopを利用したカルテの遠隔閲覧システムを導入
第130回 地図検索システムをiPad miniから閲覧し、営業効率向上。売上にも直結
第129回 iPhoneとICカードを使った救急医療システム構築 - 室蘭総合病院(動画付)
第128回 建設現場のワークスタイル変革にiPad/iPhoneを導入 - 岩田地崎建設(動画付)
第127回 iPadの受注データをそのままサーバに登録 - 大阪の町工場がFileMakerで実現
第126回 iPadの動画を駆使して販売促進するゼブラの営業改革(動画付)
第125回 中外製薬、iPadで医師と効果的なコミュニケーションを実現(動画付)
第124回 北はりま森林組合が提案資料の作成にiPadを活用(動画付)
第123回 名刺管理ソリューションとiPhone/iPadの活用で商談機会を創出
第122回 多品種化への移行にiPadの独自アプリを活用 - 三和シヤッター工業(動画付)
第121回 AS/400上の基幹のレンタルシステムをiPadから参照
第120回 新宿の居酒屋がレジシステムをiPadに変更 - 店のどこからでも精算が可能に
第119回 経営陣の緊急対応“ホットライン”としてiPadを情報インフラに活用
第118回 顧客対応から施工管理まで、ミサワホームがiPad1,400台を活用(動画付)
第117回 磁石の力でイベント設営が容易に、その省力効果を動画で訴求
第116回 在宅医療にiPad利用し、1日2時間の労働時間短縮(動画付)
第115回 iPadによるコンサルティングで美容室への業績向上をサポートするコタ
第114回 フューチャースクールで最先端のICT教育を実践した岡山・哲西中学(動画付)
第113回 派遣や在宅勤務など、多様な業務形態にあわせた最適な働き方をiPadで実現
第112回 タマホームが全社員にiPhoneを配布し、業務効率化とFacebookに活用
第111回 フジタ製薬が社内業務やBIツールを活用した売れ筋把握にiPadを活用(動画付)
第110回 JFEエンジニアリングが現場との距離弊害をiPadとクラウドで解決(動画付)
第109回 アートネイチャーがiPadでの頭皮チェックや予約システムを参照(動画付)
第108回 小池酸素工業が営業力強化とマーケティングリサーチにiPadを活用
第107回 住所録をFileMakerでデジタル化し、iPhoneで活用する檀家管理システム
第106回 鹿島道路が特殊工法をアピールするキラーツールとしてiPadを選択
第105回 VPN経由でiPadから基幹システムに接続し、在庫確認や発注業務を実現
第104回 ラーメン店がiPadとPayPal Hereでクレジット払いに対応し、客数増を狙う
第103回 東京の歯科医院が訪問医療にiPadを活用(動画付)
第102回 エーザイがオンラインストレージでセキュアなiPadシステムを実現
第101回 熊谷組、設計本部にiPadを導入し顧客説明や施工監理の業務改革に成功

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