検索演算子による「手動フィルタ」で多数のメールを一括処理

Gmailの検索を活用した便利なテクニックの1つとして挙げられるのが、特定の条件に当てはまるメールに、まとめて処理を施すことです。例えば「二郎さんから届いたメールに『仕事』のラベルを付けたい」と思った場合、もちろんフィルタ機能を使って処理することも可能ではありますが、フィルタを作るほどではない一時的な処理の場合、あるいは「メールの内容を選別してラベル付けをしたい」という場合などは、検索機能を使ったほうが便利です。

具体的な方法を説明しますと、まず「from:」を使って二郎さんのメールアドレスを検索した後、ラベルを付与したいメールを選んでチェックを付け、「ラベル」のプルダウンメニューから「仕事」のラベルを選んで付与します。

ちなみに、すべてのメールにラベル付けをしたい場合は「選択」のプルダウンメニューから「すべて」を選択すると、検索結果に表示されたメール全てに選択のチェックがつけられ、手間が省けるので活用すると便利です。

このテクニックを活用すればラベルの付与だけでなく、さまざまな処理を一括してできるようになりますが、特に役立つのは先に挙げたようにフィルタ機能を使うほどではないけれど、一時的に多くのメールに何らかの処理をしたい場合です。

例えば仕事などの要件で、見出しに「佐藤」の名前が入っているメールに、一時的に目印を付けておきたい場合。「subject:佐藤」と付けて検索した後「選択」から「すべて」を選択してチェックを入れ「その他」のプルダウンメニューから「スターをつける」を選ぶことで、まとめてスターを付けることができます。

その後、用件が済んでスターを外したいと思った場合は、再び同じ方法で検索し、メールを選択した後に「スターをはずす」を選ぶことで、スターを外すことができます。

また、Gmailの容量が少なくなってきたので、昔のメールをまとめて削除したいという場合も、このテクニックが非常に役立ちます。例えば「older_than:」の検索演算子を使い、「older_than:2y」として検索すれば2年以上前のメールのみが検索結果に表示されるので、後は「選択」から「すべて」を選んですべてのメールを選択した後、削除ボタンを押せば、それらのメールをすべてごみ箱に移すことができます。その後、さらにごみ箱を空にしてしまえば、メールの容量を一気に減らせます。

ただ、この方法では2年前のメールがすべて削除されてしまいます。「容量は減らしたいけれど、すべてのメールを削除するのは不安」という場合は、添付ファイルのある容量が大きいメールだけを削除するという手段もあります。

具体的には「older_than:2y」の後に「has:attachment」を付ければ添付ファイルのあるメールだけを抽出できますし、さらに「larger:5M」を追加すれば、5MBより大きな容量のメールだけを抽出可能です。後は先と同じ操作をすることで、容量の大きなファイルだけをピンポイントで削除できますし、フィルタと違って「やっぱりこのメールは残しておきたい」という場合は、そのメールだけチェックを外することで残しておけるなど、柔軟な対応ができるのもポイントです。

実はフィルタ機能も、今回の操作と同じように検索機能と検索演算子を活用してユーザーが指定したメールをピックアップし、ラベルを付与するなどの処理をしているのです。それゆえ、このテクニックは「手動フィルタ」と言えるものであり、さまざまな応用ができることから活用の仕方を考えてみるとよいでしょう。次回はGmailのセキュリティについて解説したいと思います。