社内ポータルで日々の営業活動を管理 その1

連載の第2回と第3回では、新型インフルエンザ対策用の安否確認サイト構築に関する手順を解説してきた。そこで今回からは、より日頃のビジネスに密着した営業管理データベースサイトの作成手順をご紹介しよう。

「Premier Edition」へのアップグレード手順

営業管理データベースサイトの作成を行う前に、ここでGoogle Appsを「Standard Edition」から「Premier Edition」にアップグレードする手順を紹介しておこう。第1回でも解説したように、Premier Editionでは99.9％のメール稼働率保証やAPIによる既存システムへの統合機能を搭載。さらには「Googleビデオ」と連携した社内動画配信も行えるので、ビジネスの強い味方となってくれるはずである。

アップグレードの方法は、Google Appsの管理コントロールパネルに表示されている「Premier Editionの無料試用」をクリックするか、「アカウント情報を管理」から「Google Apps Premier Editionへのアップグレード」を選択。あとは追加ユーザーアカウント数や決済に必要なクレジットカード番号などを入力していくだけだ。アカウント数が非常に多くなったり、サポートが必要な場合はベイテックシステムズをはじめとした販売代理店に依頼すると良いだろう。

営業管理データベースサイトを作ろう

それではここから、営業管理データベースサイトの作成方法をご紹介しよう。今回はGoogleドキュメントのスプレッドシートに必要なデータを入力し、それを基にGoogleサイトでのグラフ表示を行ってみる。

まずは管理コントロールパネルからGoogleドキュメントにアクセスする。ここで表示を日本語化するために、右上の「Setting」をクリックして言語から「日本語」を、タイムゾーンから「（GMT＋09：00）Tokyo」を選んでおこう。

最近アカウントを取得したユーザーに関してはこの操作だけで日本語化されないという不具合も報告されているが、そんな時は「New」から一度「Document」を開いた後に言語設定をすると日本語表示が可能になる。

日本語表示ができたら「新規作成」から「Spreadsheet」を選択し、実際のデータ入力を行う。今回は例として営業部全体の契約件数を入れてみたので参考にしていただきたい。

スプレッドシート上では入力したデータから、Excelと同じく簡単にグラフ作成が可能だ。しかし、ここで作成したグラフをそのままGoogleサイトで公開するには少々難がある。その理由は、画像として保存後に貼り付けると更新の手間がかかるし、imgタグでHTMLに貼り付ける方式も試してみたが筆者の環境では日本語の一部に文字化けが発生したため。 そこで、今回はGoogleサイトへの表示をメインに考えて、Googleサイトのガジェットからスプレッドシートの内容を呼び出す方式を採用している。

Googleカレンダーでスケジュールを共有

続いては、営業管理データベースサイトに営業部全体のカレンダーを表示させる。会議や打ち合わせなどの予定を共有しておけば、臨時のミーティングを開催したい時もスケジュールが立てやすくなるだろう。

Google Appsは「Googleカレンダー」との連携により、こうしたスケジュール共有が簡単に行えるようになっている。時間や繰り返しなどの細かい指定も可能なので、ぜひ日頃のスケジュール管理に役立てていただきたい。

今回はデータのグラフ化とスケジュール表示をメインに、営業部全体に関する管理データベースサイトの作成手順を紹介した。そこで次回は、行先予定表など各課単位の項目を追加していきたいと思う。