Office 365のプロフィール

これまで、Office 365のSharePoint Onlineを活用して、掲示板やファイル共有などの情報共有、コラボレーションの活用を紹介してきました。SharePoint Onlineには、もう一つ、個人ベースの情報発信、情報共有機能があります。それは、SNSサービス機能です。現在のネット環境はmixiやFacebookを初めとして、SNS全盛と言っていい状態です。そして、SharePoint OnlineにもSNS機能があるのです。

基本的に、Office 365は同じ組織のメンバーだけが利用するグループウェア的な使用範囲で活用することが多いと思います。そうした環境でSNSを利用することには賛否両論あるかもしれません。

職場の同僚には必要以上にプライベートな情報を知られたくない、という人もいるでしょう。一方で、多少なりともプライベートな情報…たとえば趣味の活動や、家族旅行、地域活動やボランティア活動を知ってもらうことで、社員同士の親近感が生まれ、仕事仲間の信頼感やチームワークの向上に大きな効果をもたらすかもしれません。また、プライベートな情報に言及しないとしても、各メンバーがかかわっているプロジェクトの進捗状況や問題点などをSNSで報告したり、経営者などマネジメントに関わるスタッフが組織の経営について各種の情報をSNSで発信したりすることも、使い方次第で、組織の情報共有、団結力の向上に有用なツールとなります。

今回は、SNSそのものの機能を紹介する前に、まず、個人プロフィールの設定を紹介します。発信者の個人プロフィールのないSNSは意味がありません。

基本情報の設定

Office 365に登録する個人情報には、Office 365のユーザーアカウントの属性と言える基本設定と、Office 365のコミュニケーションサービスでコミュニケーション相手に表示するプロフィール設定があります。SNS等のコミュニケーションサービスで必要なのはコミュニケーション用のプロフィール設定ですが、このプロフィール設定の情報の一部は基本設定から自動的に転記されるのです。そこで、ここではまずOffice 365の基本設定から確認します。その基本設定の中でも、必要最小限の項目は、Office 365管理者がユーザーアカウントを作成するときに設定済みです。

(1)Office 365にサインインし、設定ボタン(歯車ボタン)をクリックして、「Office 365の設定」メニューをクリックします。

「Office 365の設定」メニューをクリック

(2)「Office 365の設定」ページで、左側のサイドメニューから「自分」をクリックします。右側の項目に必要事項を入力し、「保存」ボタンをクリックします。

必須項目には赤色の＊印が付いており、省略できません。＊項目については、Office 365管理者が入力済みですが、自分で変更することもできます。

「連絡用電子メールアドレス」には、必ずOffice 365以外のメールアドレスを設定してください。これは、トラブルが発生してOffice 365でメールを受信できなくなったときに対応するための連絡先です。

左側のサイドメニューから「自分」をクリックし、右側の項目に必要事項を入力し、「保存」ボタンをクリック

(3)なお、(＊項目以外で)不要な設定内容を削除するときは、テキストボックスの文字を削除するのではなく、削除したい項目のテキストボックスをクリックしたときに表示される「×」ボタンをクリックしてください。

不要な設定内容を削除するときはテキストボックスの「×」ボタンをクリック

プロフィールの設定

　Office 365の個人情報設定が終了したら、プロフィールの設定を行います。

(4)Office 365の自分アイコンをクリックして、「自分について」メニューをクリックします。

「自分について」メニューをクリック

(5)左側サイドメニューの「プロファイル」をクリックして選択し、プロファイルウインドウの「編集」をクリックします。

プロファイルウインドウの「編集」をクリック

(6)基本情報から入力します。「詳細の編集」ページで「基本情報」をクリックし、必要事項を入力してください。

ただし、「名前」、「勤務先の電話番号」などの情報は、手順(1)の「Office 365の設定」でなければ編集できません。

写真画像を表示するには、JPEGファイルのポートレートを用意して「写真を交換する」をクリックします。

基本情報」をクリックし、必要事項を入力

(7)「写真を交換する」をクリックしたら、ダイアログウインドウで「参照」ボタンをクリックし、写真画像ファイルを選択して「アップロード」ボタンをクリックします。

写真画像ファイルを選択して「アップロード」ボタンをクリック

(8)写真画像をアップロードした例。

写真画像をアップロードした例

(9)次に、「詳細の編集」画面で、「連絡先の情報」をクリックし、連絡先を設定します。ドロップダウンリストで、情報の公開範囲も選択できます。

「連絡先の情報」をクリックし、連絡先を設定

(10)「詳細」をクリックして、その他の詳細情報を入力します。

詳細」をクリックして、その他の詳細情報を入力

(11)SNSの活用に関する詳細項目を設定するときは「…」をクリックして「ニュースフィードの設定」をクリックします。

SNSの活用に関する詳細項目を設定するときは「…」をクリックして「ニュースフィードの設定」をクリック

(12)SNSサービスの「ニュースフィード」に関する各種設定を行うことができます。主に、ニュースフィードに変化があったときのメール通知と、ニュースフィードにおける共有設定が中心になります。ニュースフィードについては、次号で紹介していきます。

こうした「詳細の編集」画面の設定をひととおりすませたら、最後に、「すべて保存して閉じる」ボタンをクリックしてください。

「ニュースフィード」に関する各種設定。最後に、「すべて保存して閉じる」ボタンをクリック

(13)できあがったプロフィールが表示されます。SNSサービスを使ってコミュニケーションをとる際、自分に関する情報として、このプロフィールがコミュニケーション相手に表示される様になります。

できあがったプロフィールが表示

(14)最後に、ウインドウ右上の自分ボタンをクリックして、自分ボタンの「変更」をクリックし、ここにも自分の写真を登録してください。

最後に、ウインドウ右上の自分ボタンをクリックして、自分ボタンの「変更」をクリックし、自分の写真を登録