急ぎの仕事、受けるまえに立ち止まって一考せよ

Alyssa Gregory氏がSitePointにおいてSlow Down! 5 Important Questions to Ask Before Taking on Rush Projectsのタイトルのもと、急ぎの仕事がやってきた場合に、いきなり徹夜仕事に入らないで、まず立ち止まって考えてみようという内容をまとめている。5つのチェック項目をとりあげ、そもそも急ぎの仕事として処理する必要があるのか、デッドラインまでに完了させることができるのかを検討する方法を紹介している。紹介されている項目は次のとおり。

1. なぜ急ぎの仕事なのか調べる

多くの場合、この質問で急ぎの仕事の裏にある事情を知ることができる。急ぎの仕事の裏あるものは大体次の2つに分類される。

• 動作すべきものが正しく動作しておらず、その結果、顧客が自身の業務において顧客に影響を与えてしまっている。自分が担当した業務が関係しているなら少なくともチェックする必要があり、問題があった場合には契約にもよるが対処することになる。もともと自分が携わっていなかった部分やプロジェクトである場合、なぜそもそもの担当者に連絡がいかずに自分のところに連絡がきているのかを探っていく。そうすることで自分がそのプロジェクトにおいて振る舞うべき役割が見えてくる。
• 新しいプロジェクトで顧客がローンチを熱望しているケースの場合は、徹夜仕事をする必要はなく、一つ一つ作業を進めていった方がいい。適切な計画を立案し、それに必要となる時間を割き、プロジェクトを組織して取り組んでいくべきだと顧客に説明する。

2. 仕事対象を調査する

急ぎの仕事であることがわかった場合、実際になにを作業すればいいのかを調査する。何をすればいいのか、そしていつまでに終わらせる必要があるのかを定める。プロジェクト要求フォームを作成したり、ほかのプロジェクトで使っている、プロジェクトの始めにおこなう作業をここでも実施すればいい。プロジェクトの個々の要素を理解できるかどうかはあなた次第であるため、判断するにあたって必要となる情報を得るために重要となる質問をするように心がける。

3. 顧客は誰であるかをはっきりさせる

顧客と関連を持てるのかどうかというのは急ぎのプロジェクトに参加するときに気になるポイントとなる。現在共に働いている顧客とともに作業ができるのであれば、ちょっと無理めのスケジュールでも取り組んでいこうと思うし、重要な顧客からであったり尊敬している仲間からの紹介でやってきた顧客ということであれば、要求に対して若干重要度を増やして取り組むようにするなど。

4. 顧客の担当部分がスケジュールに間に合うか確かめる

仕事範囲を整理して締め切りへ向けて作業を開始しデッドラインまでに仕上げたとしても、顧客の担当する部分がデッドラインに間に合わないためにプロジェクトが停止してしまうというのとこれまで何度も見てきた。自分の作業を始める前に、自分と顧客の相当の作業と責任部分のリストを作成し、顧客がなすべきことをやっているかを確かめた方がいい。

5. デッドラインに間に合わせることができるか確かめる

最後にこの仕事をこのまま引き受けるかどうかは、ほかの仕事の作業時間がなくならないか、デッドラインに本当に間に合うのか、過大なストレスや睡眠不足を誘発するものにならないかを検討する。ほかのすべてのチェックがクリアしていたとしても、ネガティブな結果に直面することなくその仕事をこなす時間が確保できるのかを確かめる必要がある。