エプソン販売は28日、Webブラウザベースで効率的に契約書を管理するシステムと、A4ネットワークスキャナ「ES-H300」をセットにした「契約書管理システム」を発売した。
同システムは、従来の紙ベースの契約書管理をIT化することにより、管理業務負荷の軽減と業務効率化を図るセット商品。捺印処理された契約書をネットワークスキャナで読み取り、OCRソフトでテキスト付きPDFに変換してWeb共有システムに登録し、登録した契約書をWebブラウザ上で管理する仕組み。契約書に付帯する文書や書面などをあわせて管理したり、契約相手の与信状況や補足情報を入力できるなど、管理台帳だけでは不十分な情報の把握もできる。
検索機能は、契約書名などの項目のほか、契約更新日や契約相手先などでグルーピング化された一覧から探し出すことも可能。また、キャビネットごとに閲覧権が設定でき、閲覧者の制限やアクセスログにより、情報流出を抑制できる。その他、契約締結時の承認業務をフォローするワークフロー機能により、内部統制における契約プロセスの有効性を証明する記録を残すことも可能だ。
価格は39万8,000円(税別)。年間50セットの販売目標を掲げる。
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「契約書管理システム」の検索機能画面 |
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