働き方改革推進！ ロジクールのビデオ会議システムで、いつでもどこでも効果的な打ち合わせを実現

生産性の高い会議の基本はやはりフェイス・トゥ・フェイス

会議は会議室で起きている……というのは、今は昔の話かもしれない。もちろん、会議の基本がお互いの顔を見ながらのコミュニケーションであることは、時代がどのように移り変わっても変わらない事実だろう。簡単な用件であれば電話やメールのみで済ませられることもあるが、重要事項を煮詰めたり、企画をもんだりする際には、やはりフェイス・トゥ・フェイスでの会議が大前提となる。

とはいえ、支社や事業所など全国の各拠点と打ち合わせをするたびに本社から出張したり、反対に各拠点から本社にいちいち集合してもらうのでは、コストと時間の両面で見合わないこともある。さらに最近は、日頃オフィスに出向かず、自宅などで仕事をするテレワークのワーカーも増えてきた。

臨場感のあるナチュラルなビデオコラボレーションが必須

働き方改革が叫ばれるなか、勤労環境は明らかに多様になっている。そのなかで、コストを最適化しつつ生産性の劇的な向上を達成するには、ビデオを通じたコラボレーションを積極的に取り入れることがもっとも望ましい解となるだろう。

ビデオ会議を活用すれば、ひとつの会議室で参加者たちがリアルに顔を揃えることなく、実際に目の前にいるかのような臨場感を覚えながら効果的な会議が行える。もちろんそのためには、参加者にとってナチュラルなビデオ会議を実現してくれるシステムのサポートが必要だ。ここでは社内の会議室、社外のテレワークと2つの舞台を想定し、最適なソリューションを提供するツールを紹介していこう。

【Case 01】導入前の課題「せっかくのビデオ会議システムを普段使いで気軽に有効活用したい」

東京に本社があり、大阪、名古屋、九州、北海道と全国に支社や工場を持つ食品メーカーA社。各拠点間で製品企画やパッケージデザインを提示しながら打ち合わせを行う機会が多く、本社から支社や工場へ、また地方から東京の本社へと会議目的で行き来するのが日常の光景になっていた。

スタッフが実際に顔を合わせて会議を行うのはもちろん何より効果的なのだが、出張の数が多すぎるため、交通費や宿泊費などのコストもばかにならない。当然、出張には往復の行程が必要なので、スタッフも相応の時間を取られてしまい、効率の面で問題があった。

競争が激しく常に予約で一杯！小さな部屋でも簡単に使えれば

そこでA社では最近、ビデオ会議システムを導入した。これにより、いちいち出張することなく遠隔地のスタッフと会議を行えるようになったのはいいのだが、実は本社でビデオ会議システムが入っているのは大規模会議室ひとつのみ。

一方でビデオ会議の需要は高く、会議室の確保は常に競争。予約で埋まっている状況が常態化している。また、大会議室はスペースが広すぎて、少人数の打ち合わせでは使いにくいし、そもそも大人気の部屋を数人レベルのミーティングで押さえるのも気が引けるという。

「ビデオ会議をしたいときに使えない。これではせっかくのシステムが十分に活かせないじゃないか」……社員からはそうした不満の声も増えてきた。もっと気軽に、普段使いの狭い部屋でもビデオ会議を行えるようになれば、せっかくのシステムを存分に活用できるのだが……。

【Case 01】導入成果「ハドルルームのありのままの空気を離れた場所のスタッフと共有する」

最適なソリューションはロジクール「MeetUp（ミートアップ）」だ。この製品は4人から6人程度の小・中規模会議室、いわゆるハドルルーム向けに設計されたビデオ会議システム。大きなポイントは、狭いスペースに対応できる広角レンズ、色再現性の高い4K対応画像センサー、そしてコンパクトで設置が容易な点だ。

まず1点目。狭い会議室では必然的にカメラと人間の距離が近くなり、一般的な90度程度の画角ではすべての参加者を映せないが、その点MeetUpなら120度という自慢の広い視野で参加者全員の表情を伝えることができる。さらには5倍デジタルズーム機能を搭載し、テーブル上の会議素材やホワイトボードに書いた内容などをリモコンでクローズアップできるほか、あらかじめ登録したポジションへの移動もリモコンのワンクリック操作で簡単に行える。

広角レンズと4K画像センサーで表情や色味を的確に伝える

2点目は、4K対応で色再現性にこだわった画像センサーの搭載。正確かつ明瞭に細部までを映し出せるのが大きな強みだ。A社のケースにも登場する製品・パッケージのデザインなど、色見本を使って正確に伝えたいときに効果を発揮する。食品に限らずアパレル、機器、玩具、カタログなど、デザイン提示を伴うあらゆるジャンルの企画会議において、遠方にいる相手と意図を的確に共有できるだろう。

3点目。MeetUp本体は軽量・コンパクト設計なので、大々的なビデオ会議システムのような広いスペースが不要だ。機動性が高く、壁掛けディスプレイ下のスペースにも取り付けられる。配線が簡単で、設置も手間いらずだ。

【Case 02】導入前の課題「テレワークと本社間とのやり取りでビデオコラボレーションを活用したい」

B社に勤めるCさんは、昨年、長女を出産した。現在は在宅勤務で仕事をしている。他社に先駆けてダイバーシティ制度を充実させたB社では、Cさんと同様にテレワークで働く社員が最近目立って増えてきた。

ただ、テレワークといっても本社スタッフと連絡を取らなければいけないケースは当然ながら頻繁にある。その際、ごく簡単な内容であれば電話やメールでも済ませられるが、重要な打ち合わせの場合はやはり面と向かって話をしないと誤解を招く可能性があり、ポイントを細部まで詰めるのも難しい。

とはいえテレワークスタッフ側からすれば、せっかく在宅勤務をしているのに、わざわざ打ち合わせのためだけに本社まで出向くのも負担が大きいだろう。ましてやCさんのように、幼い子どもを育てているならなおさらだ。本社とテレワークスタッフの間で、お互いの顔を見ながら効果的にビデオコラボレーションを行えるツールはないものだろうか。

【Case 02】導入成果「セキュリティ対応で安心をサポート！ 場所を選ばず人物や素材を的確に映す」

おすすめのソリューションはロジクールのウェブカメラ「BRIO（ブリオ）」。コンパクトなボディにクリップや三脚取付口を備え、デスク上はもちろん、ノートパソコンやディスプレイに簡単に取り付けられるのが大きなポイントだ。

4K対応画像センサーと5倍デジタルズーム機能の搭載で、人物も素材のディテールも鮮明に映し出す。背景に風景写真や色パターンなどを設定し、そこに人物を合成表示する機能を持っているので、在宅勤務で背景を見られたくないようなケースでも便利に使える。家庭はもちろん外出先でのビデオ会議やテレビ電話にも最適だろう。

一方、会社側からすると、外部から本社サーバーへのアクセスはセキュリティ的に気になるだろう。BRIOはWindows Hello^TMに準拠した顔認証機能を搭載しているので、セキュリティ面も万全だ。ウェブカメラとしての使用のほか、オフィスのパソコンに設置してログイン認証ツールとして活用することもできる。

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