知らないと損する! 企業のファイルサーバーとして使う「Dropbox Business」

クラウドストレージでファイルサーバー運用の悩みを解決!

ファイルサーバーやNASを運用するにあたって、企業のIT担当者が頭を抱える課題は少なくない。たとえばメンテナンスの面倒さ、ハードウェアの経年劣化、容量不足などだ。障害対策やBCPのためのバックアップもストレスとなる。また現場で仕事をする人間からすると、商談の席や現場などでいざファイルサーバーに格納してあるデータが必要になった際、社外からではファイルにアクセスしづらく、スマートデバイスの利用が限定されるなど利便性に欠ける点もある。

こうした問題の解決策として提案したいのが、「ファイルサーバーをクラウドストレージに置き換える」といった方法だ。社内にハードウェアを持つ必要がなくなるため、ファイルサーバーやNASの管理から解放され、社内のIT担当者の負担を大幅に減らせるだろう。また、クラウドに保存することで社外からのアクセスも容易になる。

下記にて、ファイルサーバー運用における課題とあわせて、クラウドストレージに置き換えるメリットを紹介しよう。

■ファイルサーバー運用の悩み①：日々のメンテナンス作業が大変……

部門やプロジェクトごとにハードウェアを追加していると、その都度、購入/サポート費用が必要となるほか、初期設定やメンテナンス作業も増加してしまう。しかし、クラウドストレージを活用すれば、社内にハードウェアを持つ必要がなくなるため、定期的な設備購入や日々の運用管理費が不要になる。もちろん、ハードウェアの経年劣化も気にする必要がない。

■ファイルサーバー運用の悩み②：容量が足りず、定期的にファイルを整理する必要がある

ファイルサーバー運用の場合、容量が足りなくなってしまった際に、ストレージを増設する必要がある。しかし、クラウドストレージであれば、プランを変更すればストレージ容量を拡張または縮小できるため、必要に応じたストレージを簡単に実現可能だ。また、容量の管理作業から解放される点もポイントだ。

■ファイルサーバー運用の悩み③：社外からアクセスしづらく、必要な資料がすぐに取り出せない

近年、ノートPCやタブレットなどのモバイル端末を導入する企業が増えている。一方で、Wi-Fiやリモートアクセスなどを使用しNASへの接続設定を行うのは大変な作業だ。しかし、これらをクラウドに保存すれば社外からのアクセスも容易になり、モバイル端末活用のメリットを最大限に発揮することができる。

クラウドストレージへの移行もDropbox Businessなら安心

上記のようにクラウドストレージを導入すれば、企業におけるファイルサーバー運用の問題を簡単に解決できる。ただし、ファイルサーバーやNASからクラウドストレージへの移行となると、心配な点も多いのではないだろうか。

そのひとつがセキュリティ面の不安だ。利便性が高まっても外部からの不正アクセスやランサムウェアに感染したファイルの保存など、リスクが増大しては意味がない。コスト面も気になるほか、データ移行に時間や手間がかかってしまうと社内外の業務に支障が出てしまう可能性もある。

しかし、そんなクラウドストレージへの移行の悩みを払拭するサービスがある。すでにクラウドストレージサービスとしておなじみの「Dropbox」のビジネス版である「Dropbox Business」だ。Dropbox自体はすでに利用している方も多いかもしれない。ただし、個人向けの「Dropbox Basic」と「Dropbox Pro」に比べ、Dropbox Businessには社員のアカウント管理やチームフォルダ、無制限のファイル復元など、その名の通りビジネスユースに特化した機能が加わっている。

強固なセキュリティでデータを守る

まずセキュリティ面における不安だが、Dropbox Businessではデータ保存は256ビットAESで暗号化されており、通信もSSLによって暗号化されている、と強固だ。情報セキュリティ面では、フォルダ単位でアクセス権限を設定することができ、重要度が高いファイルの共有でも見られる範囲を最小限に抑えることが可能。また、ファイルやフォルダの操作についてのログが管理画面やAPI、サードパーティアプリケーションからアクセスでき、ログの監視も容易になっている。

簡単かつ短時間でデータ移行ができる

また、クラウドストレージ導入において無視できないのがデータ移行の手間。Dropbox Businessでは、PCのフォルダオペレーションと同じ操作で利用できるため、サーバー上や自分のPC内にあるファイルを各ユーザーのアカウントに移行するだけで済む。また、アップロードや同期のスピードについても他社サービスに比べ高速なので、簡単かつ短時間での移行が可能となっている。

なお、クラウドストレージを導入した場合、現場からみれば「クラウドとローカルフォルダが同期することで、ローカルのハードディスク容量が圧迫されるのでは?」という不安があるだろう。しかし、Dropboxの場合、必要なデータを選んで同期させることができる「選択型同期」という機能があるので、必要なデータのみローカルに置いておくことが可能だ。

容量無制限! 年間15,000円から購入可能

気になるDropbox Businessの費用面については、年間15,000円(1ユーザー)で3ユーザーから購入できる。容量についても、初期導入の際は1ユーザー1TBだが、必要に応じて無料で追加でき、無制限に利用することが可能だ。

自社でファイルサーバーやNASを管理した場合、「容量を増やす」、「古くなったハードを買い替える」、「機器のメンテナンス」といったことを考えると、Dropbox Businessの導入はコスト削減につながるはずだ。

社外からの利用はもちろん、マルチデバイスにも対応 前述のとおり、現場の「社外でファイルを使いたい」というニーズに対して、クラウドストレージはそのメリットを発揮する。しかし、PCで作成した文書やグラフがモバイル端末では正常に表示されず、ブラウザでしか閲覧できない場合がある。

Dropbox Business であれば、どこからでもファイルにアクセスすることができる上、PCだけでなく、スマートフォン、タブレットとマルチデバイスにも対応。社外でのプレゼン用にファイルやフォルダを使いたいという目的はもちろんのこと、本社と支社、本部と現場にわかれているといった組織形態の企業においても強みを発揮するはずだ。

Dropbox Businessが移行先として最適なわけ

ここまでファイルサーバーやNASからの移行という観点で見てきたが、Dropbox Businessならではの業務の効率化につなげられる機能も魅力的だ。たとえば、バージョン履歴と削除ファイル復元。Dropbox Proでも30日間、ファイルのバージョン履歴を保存しているが、Dropbox Businessでは無制限に保存できる。万が一、誤ってファイルを上書きしてしまった際でも、過去の履歴から好きなバージョンを復元できるようになっているのだ。また、ファイルがランサムウェアに感染してしまった場合、感染していないバージョンを履歴から取り出して使うことができるため、ランサムウェアの脅威が大幅に低下する。

またファイルサーバーやNASを使用していて、過去のバージョンを残したい時には、ファイルをバージョンごとにリネームし保存する必要がある。そうするとバージョンごとにファイルが保存されることになり、その分ファイル数が増えて管理しづらくなってしまうが、Dropbox Businessではひとつのファイルとしてバージョン管理ができるので、ファイル数を減らすことが可能だ。

加えて、様々なコラボレーション機能が用意され、データや情報の共有が容易になっている。たとえばDropboxユーザー間でフォルダを共有することで、ファイルの共同編集などが行える共有フォルダ機能や、Dropbox上のファイルからURLを取得して送付する共有リンクを使えば、USBメモリなどのメディアやメール添付を使わなくても効率的なデータのやりとりができるだろう。ブラウザ上でファイルにコメントをつけてユーザーに通知を送るコメント機能や、必要なファイルを相手にアップロードしてもらい、ファイルを収集できるファイルリクエスト機能を搭載しているのも、ほかのクラウドストレージにはないDropboxシリーズならではのメリットだ。

クラウドストレージをファイルサーバーとして利用する―― 一見、予想外の選択肢に思えるが、Dropbox Businessをファイルサーバーとして利用することで、リソースとコストの削減、セキュリティ管理のしやすさとIT部門における負担の軽減はもちろんのこと、情報へのアクセシビリティの向上、情報共有の簡単さから現場における業務効率化にまでつなげることが可能だ。ファイルサーバー・NASの運用で悩んでいる方は、一度クラウドストレージおよびDropbox Businessの導入を検討してみてはいかがだろうか。

「さよなら、ファイルサーバー」

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