女子高生マイちゃんとマイナビベアに学ぶOffice 365を安全に使うポイント

マイクロソフトが提供するクラウド型グループウェアOffice 365。各種Officeアプリケーションが利用できる、グループ作業やオンライン会議などが利用できるなどの豊富な機能により注目が高まっています。

非常に便利で使いやすいサービスではあるのですが、メールセキュリティやアーカイブの面については、日本特有の環境で利用することを考えると、ちょっと物足りない部分があります。

そこで今回、女子高生マイちゃん（とマイナビベア）が登場。Office 365の裏に潜むメールセキュリティの問題と、その対策についてレクチャーします。

　うっかりミスが命取り。メール誤送信対策

一歩間違うと、取り返しのつかない情報漏えい事故に発展する可能性があるメールの誤送信。その大半は、うっかりミスによるものです。人間が扱うものである以上、運用のルールだけでこれを防ぐことは、ほぼ不可能です。メールの誤送信を防ぐためには、システム側でしっかりと対策を行わなければなりません。

しかし、残念ながらOffice 365には「ポリシーが反するものについて送信を拒否する」という最低限のものしか備わっていません。メールの誤送信によるトラブルを避けるためには、外部のサービスとの連携が必要になります。

よくあるメールトラブル

1.宛先を間違う
「転送」と間違えて「返信」してしまう。
2.添付ファイルを間違う
資料と間違えて、社外秘のファイルを添付して送信。
3.BccとCCを間違う
複数の取引先に一斉に資料をCCで送ってしまい、アドレスが丸見え

　メール誤送信対策に大切なもの

外部サービスを利用する時に重視すべき点、それは「細かな条件設定」と「ユーザーインターフェース」です。メールのセキュリティルールは、業務内容や運用形態に応じて様々なパターンがあります。画一的なルールしか設定できないサービスでは、それらに対応することはできません。

また、メールは日々利用するものです。ITに詳しい人ばかりが利用するとも限りません。どんなに機能が高性能でも、使い方が分からなくては宝の持ち腐れになります。

具体的な機能の面で言えば、特に日本のビジネスにおいて求められるものは、「送信メールの一時保留」「添付ファイルの暗号化」「添付ファイルのWebダウンロード」「Bcc強制変換」「送信拒否」「時間差配信」「上司承認」などがあります。これらの機能があるかどうかについても確認しておきましょう。

　いざという場合に必要なメールアーカイブ

現在のビジネスにおいてメールは重要な連絡手段です。そしてメールデータには、企業にとって大切な情報が詰まっています。いざという時に、必要なメールデータを確実に検索するためにも、メールのアーカイブの重要性は更に高まっていくことでしょう。

しかしOffice 365の場合、標準でメールアーカイブサービスが搭載されているものは、高額なE3（¥1,800/月）とE4（¥1,980/月）プランのみです。それ以外のサービスを導入している場合は、外部サービスとの連携が必要になります。

こんな時に必要、メールアーカイブサービス

1. 退職者のメールを検索
引き継ぎに不備があり、過去のやり取りを確認する必要が発生。
2. 監査対象として過去の情報を検索
トラブルが発生した時、原因を究明するためにメールの履歴を調査。
3. メールデータのバックアップとして
ミスでメールデータを全て消してしまった場合の復旧に

　メールアーカイブサービスを選ぶポイント

メールアーカイサービスを選択する際に重視する点、それは「柔軟な条件設定による的確な検索」と、「アクセスコントロールによるセキュリティ」です。 メールのデータは膨大です。大まかな条件しか設定できないようでは、目的のデータを絞り込むことが難しくなります。的確にデータを検索するためには、宛先、件名、本文、添付ファイルなど、様々な条件についてきめ細かな設定が可能であるかが重要になります。

また、重要な情報が含まれているメールデータを、誰でも検索できてしまうようではセキュリティ上、問題があります。例えば、株式取引に大きな影響を与える決算情報などは、システム管理者であっても無条件に検索できてしまうのは危険です。そのため、しっかりとしたアクセスコントロールと、ログイン・操作・検索などの履歴を参照できる機能が必要となります。

社員同士を含む、全てのメールアーカイブが可能かどうかについても注意しましょう。実は、Office 365の場合、一般的な外部メールアーカイブサービスでは、対応していないケースが多いのです。 勿論、コストも重要です。アーカイブサービスを追加した結果、前述したE3/E4プランと大差ない価格になってしまっては本末転倒ですから。

　まとめ

Office 365などのクラウド型メールサービスは、今後も更なる普及が見込まれます。それに伴い、今回紹介したような「メール誤送信」や「メールアーカイブ」などの問題を解決するクラウドサービスの要望も高まることでしょう。

そこで最後に、これらの問題をまとめて解決するサービスとして、メール誤送信防止サービス「Active! gate SS」とメールアーカイブサービス「Active! vault SS」を紹介します。製品の詳細は下記のリンクよりホームページをご覧ください。

また、今回登場したマイちゃんの、更なる活躍の姿がご覧いただけるホワイトペーパー「Office 365のメールセキュリティ6つの落とし穴」もあるので、興味のある方は是非ダウンロードしてみてください。なお、マイナビベアは登場しませんのであしからず。

Office 365のメールセキュリティ6つの落とし穴

Office 365の導入を検討中の企業様やすでに導入されている企業様必見。移行・運用面での課題や対策を女子高生マイちゃんが分かりやすく解説。

「Office 365のメールセキュリティ6つの落とし穴」のダウンロードはこちら
メール誤送信防止サービス「Active! gate SS」の詳細はこちら
メールアーカイブサービス「Active! vault SS」の詳細はこちら

（マイナビニュース広告企画）

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