情報漏れのない打ち合わせ管理を手軽に行う方法「TimeBridge」

打ち合わせの時間調整と準備は意外と面倒です。参加者それぞれスケジュール管理を行っているものの、使っているアプリケーションが異なる場合がありますし、たとえ社内イントラネットで管理していたとしても、社外の方を交えての調整となると手間のかかる作業になります。

アプリケーションに依存することなく、時間調整が出来るという意味ではWebは最適です。打ち合わせの時間調整が出来るWebサービスは幾つかありますが、突然の予定変更への柔軟な対応が出来ないものや、時間調整は出来ても準備するものの確認などが出来ません。こうした課題を解決しつつトータルで打ち合わせの管理が出来るサービスがTimeBridgeです。

TimeBridgeは、他のアプリケーションやWebサービスを使って、スケジュール管理をしている方がいるのを想定して開発されているハブのような存在のサービスです。打ち合わせの時間調整や準備をする方、そして複数の打ち合わせを管理したい方以外は会員登録なしで打ち合わせに参加することが出来ます。

打ち合わせの変更や告知などのやりとりはすべてメールで行います。参加者は打ち合わせの管理者が提案している幾つかの日時に対して「No」「Yes」「Best」の 3種類の反応を示すことが出来、最適な時間帯が確定事項として自動的に参加者に告知されます。日時が決定すると、iCal,Google Calendar,Outlook形式で打ち合わせの日時が自分のカレンダーに追加されます。またスケジュール管理をパソコンで行っていない人のために、指定した日時にメールを自動送信したり、SMSで告知する機能も実装されています。

個々の打ち合わせのページには予定のダウンロードや日時・概要といった基本情報だけでなく、アジェンダも書き込めるようになっています。過去の打ち合わせもアーカイブとして残るので、議事録を作る際に便利です。管理者だけでなく非会員の参加者もアジェンダに新しい項目を追加するなど、打ち合わせの準備に参加することが出来ます。

こうしてしっかりと打ち合わせの準備をしたとしても、予定が変わることもあります。数日前には予測出来なかった突然の出張や、急ぎの仕事で打ち合わせに参加出来ないということも考えられます。TimeBridgeは、管理者も参加者も、予定の確定後に変更が行えるようになっています。管理者は、提案している候補日程の数や時間帯を変更することが出来ますし、参加者も後で反応を変えることが出来ます。管理者は常に変更状況を確認することが出来ますし、参加者側もメールで告知されるので情報漏れは妨げれます。

会員登録をしなくても打ち合わせの調整に参加することが出来ますが、たとえ打ち合わせを管理しない立場にいたとしても会員登録するメリットが幾つかあります。予定の変更の管理に追われたくない場合や複数の打ち合わせをTimeBridgeで登録している方は会員になるのをお勧めします。

自分の予定を大まかに共有しておいて、打ち合わせ管理者が予定を組み立てやすくする「My Availability」という機能があります。プライバシー保護は万全で、メールアドレスや名前は非公開になります。管理者は誰がその時間帯忙しいのかを知ることなく、空いている時間帯に予定を組むことが可能になります。

また、会員に配布している専用アプリケーションをインストールするとさらに便利になります。 一度インストールしてしまえば、今まで手動やメールでやっていた作業をOutlook,iCal, Google Calendarへ自動的に同期することが出来ます。「My Availability」も他アプリケーションから追加出来るようになるので、TimeBridgeにアクセスする手間が省けます。

■017 sync.jpg Windows と Mac と両方で動作する専用アプリケーションをインストールすれば、ほとんどの作業を TimeBridge へアクセスすることなく行えます

打ち合わせの調整は意外と手間がかかる作業ですし、人によってスケジュール管理の仕方が異なり、無難な方法としてメールが使われているのが現状です。TimeBridgeは、メールもコミュニケーションツールとして採用しているものの、様々な窓口を通して高機能で柔軟な打ち合わせ調整を可能にしています。Webで出来たら良いのに、と思いながらなかなか実現出来なかった方は一度試してみてはいかがでしょうか。