【連載特別企画】

Office 365をより使いやすく! アドオンツール導入事例

1 ガリガリ君の赤城乳業がネクストセットのアドオン導入で実現したものとは?

 
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赤城乳業といえば、ソーダ味のアイスキャンディ「ガリガリ君」を思い浮かべる人が多いだろう。1931年創業、1961年設立の赤城乳業は「ガリガリ君」シリーズを筆頭に「ガツン、とみかん」や「赤城しぐれ」など氷菓を中心とした製品を提供しているメーカーだ。

赤城乳業

埼玉県 深谷市を拠点に、冷菓、氷の製造及び販売などを行う企業。「アイスクリームで、みなさんの豊かな暮らしや楽しいひとときを演出できる」を理念に、世代をこえていろいろな人に愛される、そんなおいしさを追求している。

同社について、赤城乳業 財務本部 情報システム部の部長である吉橋高行氏は、「元は町の氷屋さんからスタートした会社で、今でもアイス一本でやっています。少数精鋭、強小カンパニーを目指しているのでビジネスを横展開で広げず、アイス一本ですね」と語る。

赤城乳業の本社外観

こちらは、ご存知マスコットキャラクターのガリガリ君。埼玉県 深谷市在住の小学生だ

そんな、少数精鋭、強小カンパニーを目指す赤城乳業は、情報系システムとして「Microsoft Office 365」を採用しているという。Office 365導入の経緯や活用方法について聞いてきたので紹介しよう。

企業の成長に合せたシステム刷新の中で「Office 365」を選択

赤城乳業 財務本部 情報システム部 部長 吉橋高行氏

赤城乳業では、全社的なシステム刷新を2014年より開始。段階的なシステム刷新の中、情報系システムとして新たに採用したのがOffice 365だという。「強小カンパニーとして1人1億円という売上目標を立てていたのですが、それを達成して行く中で、この規模になると部分最適では対応しきれなくなると感じていました」と吉橋氏は振り返る。

Office 365導入前は、Lotus Notesを採用していたそうだ。Lotus Notesは1996年に導入開始、社内の要望に合わせて対応するシステムを開発して提供してきたが、これらは十分に活用できていなかったという。

「メールやDBは利用していたものの、社内要望に合わせて開発したシステムが実際に現場で使われているのかどうかはよくわからない状態でした。また、社内ポータルが存在せず、メールで通知する文化だったので、必要な情報を必要な人にきちんと周知できていませんでした。なにより、ライセンスが高額なため工場の現場担当者などには1人1アカウントが用意できていませんでした」(吉橋氏)

現場担当者には、部署ごとなどにグループ単位でアカウントを振り分け、代表者が内容を確認して伝達するような方式を採っていたそうだ。

赤城乳業の本庄千本さくら『5S』工場

こういった状況を改善するために「1人1アカウントをムリなく発行できるアカウント料金であること」と「社内ポータルなどを設けることのできること」「(当時導入を開始していた)iPhoneを有効活用できること」を条件にシステム選定が進められ、Office 365を採用。「オンプレミスだと導入時がピークで後は古くなって行くばかりですから、導入後も成長して行くクラウド型のシステムにしようと考えました。いくつか検討した中で、SkypeやOneDriveといったワークスタイル変革にも役立ちそうな機能に魅力を感じてOffice 365を選定しました」と吉橋氏はその経緯を語る。

不足する機能はネクストセットのアドオンでカバー

コストや基本機能の面に注目されたOffice 365だったが、赤城乳業としては不足を感じた部分もいくつかあったという。「セキュリティ面に不安があったのと、ワークフローの機能が弱く感じました。ワークフローは日本の商習慣に合っていない面があり、自社でやりたいことができない状態だったのです。そこでアドオンで対応しようと考え、SIerから紹介を受けたり、検索したりした中で見つけたのがネクストセットでした」と吉橋氏は説明する。

ネクストセットのアドオンは、豊富な導入実績を持ち、日本の商習慣に合わせた利用が可能であること、安価に利用できることが魅力だったという。セキュリティを強化する他社のアドオンとともに、Office 365を強化するツールとして導入したそうだ。 

赤城乳業 財務本部 情報システム部 課長 髙橋一仁氏

Office 365の導入に向けた作業がスタートしたのは2014年10月。12月のカットオーバーを目指す中でアドオン導入が決定されたため、ワークフローの導入は時間がない中の導入となった。Active Directory連携や、ワークフローのルール構築などは、かなり急ぎの作業になったという。赤城乳業 財務本部 情報システム部の課長である髙橋一仁氏は、次のように語る。

「Active Directoryでのユーザー管理はこれまでそれほどしっかり使ってきていなかったので、ネクストセット用に新たなユーザーマスターを作るのは少し苦労しました。ワークフローのルール設定なども急ぎだったこともあって大変でしたね。しかし、ネクストセットのエンジニアがサポートしてくれたのでカットオーバーの予定をずらすことなく完了できました。また納品時にはルールをセットした状態で納品してもらえるのもありがたかったですね」

業務のスピードアップや効率化に大きく貢献

採用されたネクストセットのアドオンは、「組織ドキュメント管理」「組織カレンダー」「組織アドレス帳」。これらは、Office 365のカレンダーやアドレス帳と自由に使い分けてよいことになっているという。「個人の予定を見る時にはOffice 365のもの、チームの予定を見る時にはネクストセットのアドオン、というような形で使い分けているユーザーも多いようです。複数あって好きな方を選べるということ自体もよかった気がします」と髙橋氏。

また以前は部署単位でしか行動予定を把握できなかったがOffice 365の導入により、部署をまたいだ行動予定の確認が可能になり、会議の開催などもスムーズになったとそうだ。「外出先からもワークフローが利用できるようになったことで、承認のスピードがかなりアップしました。元々スピード経営をモットーとしており、稟議は2営業日以内に承認を行なうという決まりがあったのですが、外出がちな人でもこれを守れるようになりました。感覚的には、半分くらいの時間で稟議が通るようになったと感じています」と吉橋氏は語る。

また、社内ポータルを構築できたことで情報の伝達がスムーズになった。Skypeで在席状況を確認してから簡単なやりとりをインスタントメッセージで送ることも多くなり、手早いやりとりが可能になったともいう。

「これまでは何でもメールで連絡していましたが、社内ポータルとSkypeのおかげでメールも半減しました。ポータルはExcelとの親和性が高く、当日の売上状況などの情報も素早く確認できるのが好評です」と吉橋氏。メール確認に割く時間も大幅に減り、本来の業務に注力できるようになったようだ。

アドオンを積極的に活用したシステム構築

導入にあたっては全社員が1度は参加できるよう、全国8会場で23回のハンズオンセミナーを実施。ユーザーからの問い合わせは最初の3カ月ほどで一旦おちつきを見せたが、実際に業務の現場に馴染みきるまでには半年ほどかかったという。「戸惑いの声が多かったのは、SharePointなどについてですね。ネクストセットのアドオンについては、ほとんど問題ありませんでした。表示が少しクラシカルなイメージなのも馴染みやすかったようです」と髙橋氏は振り返る。

十分な教育により、各ユーザーのOffice 365の利用自体に問題はなくなったが、まだ社内のITリテラシーにはばらつきがあるため、今後は教育面にも注力して行く予定だ。

「教育の進捗度を記録できるような、タレントマネジメント機能があると嬉しいですね。人事システムでできないことはありませんが、それを情報システム部門で閲覧するのは問題があります。もっと手軽に参照できるものがネクストセットから登場するとよいのですが」と吉橋氏。髙橋氏も「eラーニング機能と組み合わせて、自主学習の記録ができるといいですね」とコメントする。

このほか、全社的なダッシュボードの実現や、よりスマートフォンから利用しやすいインターフェースなど、赤城乳業ではネクストセットに熱い期待を寄せている。髙橋氏はOffice 365にネクストセットのアドオンを組み合わせて導入することのメリットを次のように説明する。

「組織アドレス帳や組織カレンダーはすぐに利用できる手軽さが特長です。組織ドキュメントの設定にはWebアプリやHTMLの知識が多少必要ですが、その分細かい設定が行えます。中小企業でマスター数が膨大ではない状況ならば、ワークフローに利用するのはお勧めですね。少ない予算で導入できるのが魅力です」

さらに、「Office 365はグループウェアの側面もありますが、総合的な企業補助ツールだともいえます。単純なグループウェア以上の機能を求めている企業には最強の選択でしょう。ネクストセットのようなサードパーティが存在し、メーカーと密に情報共有しているというのも安心のポイントです」と評価している。

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インデックス

連載目次
第2回 約10,000名が利用! アルフレッサ システムがOffice 365+ネクストセットで実現する"現場が使いやすい情報システム"とは
第1回 ガリガリ君の赤城乳業がネクストセットのアドオン導入で実現したものとは?


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