4月に入って何回定時に会社を出ることができただろうか? ひょっとすると、定時で退勤できたのは、この1年で数えるほどしかないという方もいらっしゃるかもしれない。

組織の雰囲気や社風などの要素を抜きにして、仕事が遅いという自分の作業効率が問題だとすれば、仕事の取り組み方を見直す時期かもしれない。

Forbesの記事「すべての仕事を終えて5時に会社を出るためには(原題:How To Leave Work At 5 P.M. And Still Get Everything Done)」が、いくつかの再考ポイントを挙げている。

To-Doリストの見直し

まずは、就業時間にすべきことが適量かどうかを考えよう。作業量が多すぎるのであれば、優先順位をつけて1日にできる量をきっちりこなすことを考えたい。

To-Doリストを作る習慣がある人は、自分のリストを見てみよう。どうやっても8時間の就業時間には終わらない内容という場合は、優先順位を付けてしぼっていく。

記事によると多くても5つ、適量は3～5とアドバイスしている。優先順位がすぐに付けられないという場合は、自分の1日がどのようなものかを把握するところからスタートするのも悪くない。

自分の一日がどんな作業にどのぐらい割かれているのかを把握し、バランスをとっていこう。「Eternity Time Log」などのアプリを活用するのも悪くない。

ただ、優先順位をしぼったTo-Doリストについては、デジタル化よりもアナログ、例えば紙とペンで書いたものを用意した方がよいとのことだ。

アラームの活用

スマホのアラーム機能を目覚ましだけに利用するのはもったいないので、仕事でも活用する習慣を付けてみよう。

To-Doリストでやらなければならないことを決めるときに、各作業にどれぐらいの時間がかかるのかを考えて、作業を始めたらアラームをセット。

時間内に終わらせるという別のモチベーションも生まれ、うまくいけば達成感が、時間オーバーなら改善点がみつかり、作業効率がどんどん上がっていくはずだ。

メールにルールを取り入れよう

仕事に欠かせないメールだが、効率化や集中力にとっては"敵"といっても過言ではない。だからといって使わないわけにはいけないし、どうすれば良いのか。

記事では、時間を決めて利用することを薦めている。幸い、電子メールは非同期コミュニケーションなので、相手もあなたがリアルタイムに回答することを期待していない。

できれば起床後1時間、仕事がスタートしてからの1時間はメールを見ないようにと、記事では助言を行なっている。スムーズに生活、仕事のスタートを切るようにすることで、リズムを作るのだ。