SNSなどコミュニケーション手段が多様化する一方で、コミュニケーションに問題を感じている人は少なくないようだ。コミュニケーションが下手だと決めつける前に、問題を診断し、対処法を考えてみてはどうだろうか?
99Uの記事「コミュニケーション問題の診断・治療方法(原題 : Diagnosing (And Curing) Your Communication Issues)」によると、その対処法はそれほど難しくはないという。
まずは診断から。記事によると、コミュニケーションの問題は大きく3つに大別できるという。
1つめは、コミュニケーションの欠如。最初のやりとりはしたものの、その後、急にとコミュニケーションが減り、相手から進捗の報告などがなくなると不安になってくる。どうなってるのかと気に病むことが増えて、ストレスに感じ始めるという状態だ。
2つめは全く逆で、やりとりがあまりにも多い状態。本題とは関係ないことまで入ってくると、物ごとが進まなくなってくる。会議やミーティングを開きすぎるとこの状態に陥りやすいようだ。
3つめは、相互理解の欠如。コミュニケーションは頻度、質ともに適当なのに、誤解が多いという残念なケースだ。相手の要求を正しく理解して進めたはずなのに、途中経過を報告すると相手はがっかりしたということはないだろうか? あるいは、相手の質問に分かりやすく答えたはずなのに、相手はまだ明確に理解していないようなケースも考えられる。
どのパターンに当てはまるかの診断が終わったら、次は対処法を見てみよう。コミュニケーション問題は相手の個性にも依存する部分も大きいが、解決策は以下の4ステップに集約できるという。
素早く動く
問題を感じたら素早く行動をとることだ。問題を感じている時間が長いほど、その修復にも時間がかかってしまう。問題に真っ正面から対面し、決断を下そう。場合によっては修復を試みるのではなく、プロジェクトを打ち切る、関係を解消するなどの判断をする必要があるかもしれない。もしコミュニケーションを改善しようと思うなら、次のステップに進めよう。内容を再度明確に
失望、誤解、不明確などを招いているのは、なにを、いつ、どうやって実現する(してほしい)のか曖昧だからだ。土台から細かく要件を定義して、誤解をなくしていこう。相互理解の第一歩だ。期待も(再)設定
人それぞれコミュニケーションのスタイルは異なる。2日に一度などと頻繁にやりとりしないと不安になる人、週1回がちょうどいい人、相手のタイプや相手とあなたとの関係、プロジェクトにより頻度は異なるだろう。それならば相手と、ミーティングの頻度やパターンを決めておくというのはどうだろう? に一度進捗を報告するというやり方もあるだろうし、遅れる場合や変更がある場合はできるだけすぐに報告する、と決めておくのも良いだろう。
コミュニケーションが多すぎると感じているなら、いらない情報については不要と伝えておくとよいだろう。その際は、どの情報については不要かと具体的にして相手に不信感や混乱を与えないようにすることが大切だ。コミュニケーション手段
電話ならまとめ上手な人が、メールでは話が分かりにくいということがある。資料を作らせたらうまいのに、文章を理解するのは苦手という人もいる……。あなたに得意不得意があるように、チームのメンバーもそれぞれ特徴がある。図、文章、口頭、メールなど、相手にあわせたさまざまな手段をつかうことで、相互理解が深まるはずだ。
