年末年始にリフレッシュしたばかりなのに、すでに仕事の山……。途方にくれているあなた、パニックになる前に建設的な対策をたてよう。Open Forumが、「仕事が多すぎるときの対処法(原題 : What to Do When You Have Too Much to Do)」で、アイコンを利用した楽しいTo-Doリストの作り方とそれに基づく進め方を伝授している。参考にしてはいかがだろう。

たくさんの作業をできるだけ効率よくこなしていくためには、わかりやすいTo-Doリストが大切になる。さっそく手順をみていきたい。

1. すべて書き出す

まずは、しなければいけないことを全部紙に書いてみよう。

頭に入っている、わかっているといわずに、すべてを紙に書き出すことで、あなたの「途方にくれた」「できっこない」「どうしよう」といった漠然とした気持ちが整理されるはず。

漠然と、だが常に「しなくちゃいけない」と思い続けることは、メンタル面での疲弊につながる。書き出すことで、気持ちがすでに楽になってくるはずだ。

2. 組み合わせ可能なものはないか?

仕事を全部書き出したら、次は一緒にできるものはないかを探す。

メールはまとめてできないか? メールと電話を同時にできないか? このような「作業のグループ化」を終えたら、実際の作業項目がいくつあるか数えよう。この段階ですでに、かなりすっきりされてきたという人もいることだろう。

3. アイコン付け

仕事のリストを簡素化した後は、各項目の特徴をアイコンで表現しよう。

たとえば、売上に関連するものには「￥マーク」を、顧客が関係するものは「スマイリーマーク」とカテゴリにわける。他にもカテゴリがあるという人は、ぜひカスタマイズを。

4. 優先度

スマイリーや￥マークを付けたら、最後は時間による優先度付けだ。今日中にしなければならないものには、星マークを付けよう。

To-Doリストができたら、実際の作業だ。必然的にアイコンが多いものからやっていくことになるが、ここでもポイントがある。

まずは、すべてのアイコンが揃っているものが最優先となるが、その次は人によって異なるだろう。記事では、￥マークと星マーク、次にスマイリーと星マークと進め、あえて星マークを先延ばしすることをアドバイスしている。

星マークは急ぎではあるが、(時間以外の)重要度という点では低い。その代わり、￥マークが付いたもの、次にスマイリーを終わらせて、星マークに着手するようにとのこと。

必要なのは紙と鉛筆。焦るのをやめて、さっそく試してみよう。