ユーザーの追加と共有フォルダ作成が楽々

シーイーシーが提供する「Webhard」は、大容量のストレージと、それを複数人で利用するためにたっぷりと詰め込まれたコミュニケーションを支援する機能がポイントだ。PCでの利用はもちろん、スマートフォンでも利用できるようにAndroidアプリを提供している(iPhoneアプリは公開準備中)まずは同じ部署や、企業の枠を超えて活動しているプロジェクトチームなど、仲間内でのファイル共有で便利な機能を紹介しよう。

Webhardは、基本的にブラウザから利用できる。証明書などは必要なく、どこからでもどのPCからでも、IDとパスワードがあれば利用可能となっている。外出先や自宅、モバイル環境からでも簡単に利用できるのがうれしい。

ユーザー登録を行ったアカウントが管理者アカウントとなり、サービスにログインすると、左側のメニューに「ユーザー(ID)作成/管理」という項目が表示される。ここからいくつでも一般ユーザーの登録が可能だ。一般ユーザーには新規IDを作成する機能はないが、他の機能は特に制限なく利用できる。

管理者は必要に応じて、ファイル共有メンバーにIDを割り当てる。そしてプロジェクトごと、チームごと、案件ごとのようにフォルダを作り、そのフォルダを誰と共有するのかを指定する。フォルダ名は自由に付けることができ、他のメンバーが付けた非共有のフォルダ名と被ることなどを心配する必要もない。

共有用のフォルダができてしまえば、後はメンバーがどんどんファイルをアップロードするだけだ。自分からはフォルダがいくつも置いてあるように見えても、相手からはその人に共有許可を割り当てたフォルダしか見えないようになっている。複数グループでさまざまなファイルのやりとりをする場合も、自分はフォルダを切り替えるだけで手軽に使え、見せるべき相手にだけファイルが見えているという環境が簡単に作成できるのがよい

通知機能で新着ファイルを見逃さない!

大量にファイルのやりとりをしていると、ほかのメンバーがファイルをアップロードしてくれたかどうか、わかりにくくなったり、見落としたりといったことも出てくるだろう。締切期限を設けてアップロードを依頼している時などは、もうアップロードされただろうかと気になって何度も確認しては空振りになったりしてしまうが、このようなムダは「お知らせ機能」で防ぐことができる。

まず第一に、新規作成フォルダや新しいファイルがアップロードされたフォルダは、タイトル文字が太字で表示されるようになっており、Webhardのポータルにアクセスすれば、「何か新しいものがある」ということがすぐにわかる。

これよりも細かく通知を受けたいという場合には、左のメニューにある「お知らせ機能」をクリックして「お知らせメッセージ」を有効化すればよい。「お知らせメッセージ」は、指定したフォルダにファイルがアップロードされた場合と、ほかのユーザーからファイルを受信した際に、ブラウザ上にポップアップメッセージを表示してくれる機能だ。アップロードがあった場合にはリアルタイムで通知されるから、見逃す心配がない。

また、Webhardポータルにはそれほど頻繁にアクセスしない場合や、外出中などでもいち早く気づきたいという場合には、メールでの通知が利用できる。どのフォルダに何というファイルが追加されたのかを知らせるシンプルなテキストメールが自動的に送信され、スマートフォンなどでも快適に確認できるはずだ。

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