ユーザーのプロパティ情報に項目を追加

SharePoint Onlineのユーザーはプロパティ として、電話番号や部署といった情報を設定できる。プロパティ情報からユーザーを検索することが可能だ。なお、プロパティの情報は管理者が入力の可否設定や項目の追加を行える。

ユーザーのプロパティ情報は「ユーザー プロファイル」から管理できる。

図18 : ユーザープロファイルの管理

ユーザーに変更を許す項目については「ユーザープロパティの管理」から設定できる。こちらで許可した項目についてはユーザーが自身でメンテナンスすることができるようになる。

図19 : ユーザープロパティの管理

例えば、勤務先の電話番号のプロパティは、デフォルトでは「ユーザーにこのプロパティの値の編集を許可しない」という設定になっている。

図20 : プロパティの編集の許可

状況に応じて柔軟に組織変更を行うマイナビ商事においては、「ユーザーにこのプロパティの値を許可する」と設定し、ユーザーが異動等で情報の変更が必要になった際に自身で設定できるようにしておこう。

また、プロパティの項目追加は、ユーザープロパティの管理から行える。例として、標準で用意されている連絡先情報のプロパティには「内線」という項目が無いのでそれを追加してみたい。

プロパティの追加は「新しいプロパティ」から追加することができる。

図21 : プロパティの設定画面

「ユーザーのプロファイルページの(プロファイル プロパティ)セクションに表示する」を有効にしておくことで、ユーザーのプロファイルページから編集をすることができるようになる。

図22 : 連絡先情報の登録画面

プロパティ情報はユーザーが使用する個人用サイトや、人の情報を検索する際に活用することができる。人の検索をもっと便利にしたい場合などにはプロパティを追加しておくとよさそうだ。

*　　*　　*

以上、今回はSharePoint Onlineの管理機能について簡単に紹介してきた。

SharePoint Onlineでは今回試した設定の他にも管理者が様々な項目を設定することができる。SharePoint Online 自習書/ホワイトペーパーに管理者向けの自習書が提供されているので管理を始める際には一読しておきたい。

次回はユーザーの視点でSharePoint Onlineの利用方法について確認してみたい。