電子メールは便利なツールだ。特にマーケティングの手段として見ると、手軽さとコストの点から最も重要なツールになっている担当者もいるだろう。

だが、受け取る側からすると、あなたが作成したその電子メールは受信ボックスに1日に何百と放り込まれてくる1通にすぎない。さらには、時間をかけて書いた長いメールほど読まれない傾向があるという。

苦心して書いたメールを読んでもらうには、どうすればよいのだろうか? Dumb Little Manが「無視されない電子メールを書く5つのコツ(原題:5 Awesome Tips to Writing Emails That Won't Be Ignored)」という記事でポイントを明かしている。それらのうち、ここでは、4つのコツを紹介しよう。

(1)原則として長文は禁物

未読メールが並ぶなかに本文が長いメールがあると、メールの整理に終われる受取人は読みもせずに即ゴミ箱に回すだろう。よって、正確かつ的を絞ったメールを書くことは必須だ。自分のメールが長いと自覚している人は、これを機に、簡潔にポイントがわかるメールを書く練習をしてみるのもよいだろう。

ただし、長いメールでもよい場合がある。例えば、新入社員に指示を出す時、家族へのメッセージなどは長くても相手は読むはずだ。

(2)件名を工夫する

せっかく簡潔に読ませる本文が書けても、件名がマズければやはりゴミ箱行きだろう。受け取る側が目を留めるような、興味を持つような件名を考えているだろうか? 自社のSEO(検索エンジン最適化)サービスを紹介したいのであれば、「こんにちは」よりも、「すぐに使えるSEOについて知りたいですか?」のほうが、クリックして開いてくれる確率が高いだろう。

(3)機械的にならずクリエイティブに

営業目的であれば、クリエイティブな要素を入れたい。あからさまに宛名だけ変えたとわかる機械的なメールは、ぬくもりが伝わらないどころか、スパムと勘違いされかねない。メールを送信するほうが人間なら、受信するほうも人間なのだ。機械的なメールは避けたい。

(4)送信ボタンを押す前に再確認

本文、件名と作成が終了したら、即送信ボタンを押すのではなく、送り先が正しいかどうかもう一度確認しよう。間違った人に送ってしまったという経験が誰しも1度はあるのではないだろうか? 送信先の確認は習慣にするよう心がけたいし、Gmailなら送信を取り消す「Undo Send」という便利な機能もある。このようなツールも味方につけておこう。