【ハウツー】

Office 365体験記 - チャットとの統合も! ユーザー視点のExchange Online

1 メールからコミュニケーション手段を発展させる

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前回はExchange Onlineの管理方法について触れた。今回はその内容を踏まえたうえで、ユーザーの視点からExchange Onlineの利用法について見ていきたい。

なお、Office 365でサポートされるソフトウェア要件についてはOffice 365のソフトウェア要件で公開されているので、Exchange Onlineを利用するクライアントがこの条件を満たしているかを事前に確認しておくのが良いだろう。

これまでのOffice 365体験記はこちら

  1. 【レポート】Office 365体験記 - 請求書払いも可能! 契約プラン紹介と体験版の利用法
  2. 【レポート】Office 365体験記 - PowerShellの一括設定も! ドメイン設定とユーザー管理
  3. 【レポート】Office 365体験記 - フィルター、アーカイブ…、Exchange Onlineの管理

Outlookだけでなくブラウザーやスマートフォンからも利用可能

Exchange Onlineを利用するための方法として代表的なものに以下の3種類がある。

  • Outlook 2007 SP2 / 2010以降を使用
  • ブラウザーからOutlook Web Appを使用
  • Exchange Active Sync でスマートフォンから使用

プランE3/E4ではOffice Professional Plusが提供されているため、Outlook 2010でExchange Onlineを使用することができる。マイナビ商事ではプランE3(の無償版)を利用しているので、通常のユーザーにはOutlook 2010からExchange Onlineを利用させる方針で進めよう。

図1 : Outlook 2010

Outlook以外の電子メールプログラムを使用して接続するための情報も公開されているので、Mozilla Thunderbird 2.0などを使用しているユーザーも困ることはないだろう。もっとも、ExchangeはOutlookをクライアントとして使用することを意識して設計されており、後述するとおり、便利な機能も多数用意されているため、大きな理由がなければOutlookを使用するがよいのではないだろうか。

また、電子メールプログラムがインストールされていない端末からも、ブラウザーからOutlook Web Appを使用することでExchange Onlineを使用することができる。Outlook Web Appは Internet Explorer以外のブラウザーからも利用することが可能だ。

図2 : Outlook Web App

Exchange Onlineはスマートフォンから接続することもできるので、移動中にメールを確認することもできる。POPやIMAPの他にExchange Active Syncがサポートされているスマートフォンであれば、Office 365で端末を管理することができる。マイナビ商事のように、外出する営業社員が多いケースでは特に有効と言えるだろう。

図3 : Windows Phone 7のOutlook



メールからコミュニケーション手段を発展させる

先ほど、他の電子メールプログラムにはないOutlookならではのメリットがあると説明したが、その中でも特に便利に感じたのが、Lync Onlineとの連携である。Outlook/Outlook Web AppではLync Onlineのプレゼンス情報(相手がどのような状態かを表示する情報)がメール画面に表示されるため、メールを送信した相手が"今"連絡可能かを一目で確認をすることができる。

図4 : Outlookでプレゼンス情報を確認

受信したメールの内容について確認をする必要があった場合、わざわざメールで返信していると時間がかかってしまうが、Lync Onlineを使用すれば、送信者とチャットやビデオ会議といった方法でその場で確認を終えられる。この機能は業務効率化に一役買うはずだ。

なお、OutlookとLyncクライアントは連動している ため、対話をする際にはLyncクライアントが自動で起動する。メール以外の手段でコミュニケーションを行う場合も、別途アプリを手動で起動するといった作業は必要はない。アプリを意識することなくコミュニケーションをとることができるのでITリテラシの高くないユーザーでも恩恵に与れる。

図5 : OutlookからLyncクライアントを起動して対話

なお、スマートフォン向けのLyncクライアントは無償で提供されており、プレゼンスの確認やインスタントメッセージによるコミュニケーションを外出先でも行うことができる。



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インデックス

目次
(1) メールからコミュニケーション手段を発展させる
(2) 削除メールの復元、会議日程調整
(3) 予定表共有、代理人アクセス、リモートでデータの削除
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