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「テレワークでも出社が必要」な問題をコニカミノルタジャパンはいかに解決したのか

[2020/12/16 09:00]山田井ユウキ ブックマーク ブックマーク

テレワーク導入の課題を解決してわかった「オフィスに必要な機能」

そうした発想から、コニカミノルタでは「”創造じかん”オフィス」というプロジェクトを進めている。創造じかんオフィスとは、「創造じかんの支援」「エンゲージメントを高める環境」「リモートワーク不可な業務を効率良く実行する環境」という3つの要素を考慮したライトサイジングオフィス(最適なワークプレイス配分)である。

今、世間ではコロナ禍で増加したテレワークが減少し、オフィスワークへ回帰する企業が増えているのだという。公益財団法人 日本生産性本部の調査「第2回 働く人の意識調査」によると、5月時点で「テレワークを行っている」と回答した企業は31.5%だったのに対し、7月の調査では20.2%まで減少した。

その理由としては「テレワークに不慣れであること」がよく挙げられるが、実はそれ以上に「出社しないとできない業務がある」ことが大きいのだと牧野氏は言う。

「当社でも、郵便や書類の処理、捺印、FAXなど出社が必要になる業務がテレワーク移行を妨げる要因でした」

牧野陽一氏

こうした課題に牧野氏は一つ一つ対応していった。まず、FAXをリモートに対応させるため、受信したFAXをデータで転送する仕組みを導入。さらに在宅や外出先からでもFAXの送信指示を出せるようにシステムを整備した。これにより、FAXを確認するために出社するという状況をなくすことができた。

また、上司の承認を得るためのはんこ処理については、申請書をWebフォーム化し、社外からでも簡単に申請と承認ができるようにした。この仕組みは、システム構築なしに低コストで導入できただけでなく、管理者にとっても決裁情報をデータで保管できるなど多くのメリットがあったという。

コニカミノルタジャパンではノートPCを全従業員に配布しているが、昨年度のWindows7入れ替えのタイミングで「デスクトップPCを購入した」という課題にぶつかった企業もあった。すぐにノートPCに買い換えるわけにもいかず、持ち運びできないデスクトップPCを使うためには出社するしかない。これがテレワークの障害になったのだ。この点については自宅のPCやスマートフォン、タブレットなどから遠隔で会社のデスクトップPCを操作するシステムを取り入れ、解決に至った事例もあったという。

加えて同社ではRPAによる業務の自動化やオンラインでの新人研修なども実施。いずれも大きな成果を上げている。

テレワークのハードルがなくなったことで、「逆にオフィス空間に必要な要素が見えてきた」と牧野氏は語る。それは、社内カルチャーの醸成や雑談、機密情報を取り扱う、実物を見る/触るといった”オフィスだからこそできる経験”である。これからのオフィスには、いわば”個と組織をつなぐブリッジ”としての機能が求められるわけだ。

働く場所に関する価値観はコロナ禍を経て大きく変わり、生活と仕事のスタイルは今後さらに多様化していく。牧野氏が「テレワークとオフィスワークはゼロイチではなく使い分けが大事」と強調するように、テレワークとオフィスワークはどちらかが絶対の正解というわけではない。重要なのは、ライフスタイルや業務内容に適した働き方を選べること。これからの企業には、そのための環境整備が求められていくのだろう。

※ 本記事は掲載時点の情報であり、最新のものとは異なる場合がございます。予めご了承ください。

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