「料金計器別納」は、「郵便料金計器(右図:クリックで拡大)」という、日本郵便が認可指定したOA機器を用いて行う郵便方法だ。郵便物を上に乗せるだけで計器が自動で料金を算出し、切手の代わりになるスタンプを封筒やラベルに印字。後は郵便物をポストへ投函するだけで郵便物をまとめて処理することができ、後払いで料金を支払うことができる。
この料金計器別納は、料金後納郵便と比べてどんなメリットを持つのか。郵便料金計器を提供するピツニーボウズジャパンは、わかりやすく体系的にこれをまとめた資料を公開している。以下のリンクでは同資料がダウンロードできるが、簡単にその内容についてみていこう。
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料金後納郵便にある課題
ピツニーボウズジャパンが公開する資料では、料金後納郵便にある課題についてまず整理し、そのうえで料金計器別納がこれをどのように解消するのかを解説している。詳細については資料を参照されたいが、ここでは "料金後納郵便にある課題" について説明したい。
1. 差出票を作成しなければいけない
料金後納郵便では、後納郵便物等差出表(以下、差出票)を窓口に提出する必要がある。差出票の作成にあたっては、郵便物を重量・種別ごとに仕分ける必要があり、また差出票作成とは別に、郵便料金の計算のために部署や勘定科目ごとの集計も必要。枚数のカウントや確認作業、手書きでの帳簿付けやExcelへの入力作業は煩雑になり、ミスによるやり直しの手間もかかってしまう。
2. 窓口へ並ぶ必要がある
差出票と郵便物の提出には、郵便局の窓口に並ぶ必要があるだけでなく、郵便局員による確認作業の待ち時間も発生。一部集荷サービスが提供されている地域もあるが、日本郵便は人員不足によるサービスの縮小を表明しており、今後終了してしまう可能性もある。
3. 切手業務が残ってしまう
業務運用上、差出時間や集計のタイミングに間に合わなかった場合、切手での差出しをしなければならないケースも多くある。そのため、切手の保管や管理、現金での支払いといった切手差出しに関わる業務を完全になくすことができず、担当者にとって大きな負担となる。
料金計器別納へシフトすべき理由
ここまでみてきたように、料金後納郵便にはどうしても、業務上の非効率が存在する。料金計器別納ではこれらの非効率をすべてクリアにすることが可能だ。詳しくは資料をご覧いただきたいが、右図にあるように、料金計器別納へシフトすることにより、毎月8.34時間の工数削減を期待することができる。効率化だけでなく、差出票作成にあったヒューマンエラーをなくすことができる点も大きなポイントだ。
資料では、料金計器別納の持つメリットを体系的に解説するほか、実際にこれを利用して業務効率化を果たした事例についても紹介している。郵便処理で日々生じる工数負荷は、総務担当者にとって大きな悩みの種だろう。これをクリアにする術として、ぜひ資料を参照のうえ、料金計器別納へのシフトを考えてみてほしい。
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