仕事が遅い理由4つと性格や行動の特徴|仕事が早くなる8つの改善策

転職ノウハウ

仕事が遅くて悩んでいる人は多いのではないでしょうか。

  • 周りと比べて仕事が遅く、いつも残業になってしまう
  • 自分では精一杯やっているのになかなか終わらず、やる気がないのではないかと周りに評価されて悩んでいる
  • 仕事が早くなりたいけれど、どうしたらいいかわからない

こんなふうに思っていても、自分には能力がないから仕方ないと諦めている人もいるかもしれません。

誰でも仕事のスピードをあげることはできますが、むやみに仕事のやり方を変えてもうまくいきません。まずは自分の仕事が遅い理由を理解して、どうすればいいか改善策を考えることが大切です。

この記事では、仕事が遅くなってしまう理由や早く仕事をできるようになるための改善策を紹介しています。日頃の仕事を振り返りながら読んでみてください。

仕事が遅い4つの理由

なぜ仕事が遅くなってしまうのでしょうか。ここでは仕事が遅くなる理由について、以下の4つにポイントを絞り解説していきます。

  • 仕事の全体像や目的を理解していない
  • 仕組化やアウトプットを怠っている
  • 自分の限界を考えずに仕事を引き受ける
  • 周囲とのコミュニケーションが不足している

すべてあてはまる場合もあれば1つだけあてはまる場合など、人によってさまざまでしょう。自分に思い当たる部分がないか振り返ってみてください。

仕事の全体像や目的を理解していない

仕事の全体像や目的を理解せずに、ただ目の前の作業をこなすことに精一杯になっていないでしょうか。「全体像や目的を理解する」とは何のために、なぜこの仕事をしているのかを正しくわかっている状態のことです。

全体像や目的が分からないと、やらなくてもよい作業をしてしまったり、計画を立てられなかったりするため、仕事が遅くなってしまいます。

仕組化やアウトプットを怠っている

時間がかかる作業を仕組化して効率化を図ったり、インプット(情報収集)とアウトプット(行動)の間の時間が空いたりするなど、仕事を早くするための工夫ができていないと仕事が遅くなります。「今までずっとこのやり方でやってきたから」と、何も考えずに同じ作業を繰り返していないでしょうか。

作業を仕組化してマニュアルを作ったり、アナログ作業をパソコンを使って処理できるようにしたり、少しやり方を変えるだけで作業時間を短くできることもあります。また、毎回忘れてしまったり充分に理解できていなかったりする状態で作業を進めていると、大きなミスにつながる懸念があります。

自分の限界を考えずに仕事を引き受ける

自分の限界を把握せずに、つい仕事を引き受けてしまうことも仕事が遅くなる理由のひとつです。「相手も大変だろうから」と人のことを考えすぎて、頼まれた仕事は何でも引き受けてしまう人も多いのではないでしょうか。

しかし人から頼まれた仕事に手をとられた結果、自分の仕事が思うように進んでいなければ本末転倒です。周りから見れば単に仕事が遅い人と思われるだけで、善意で仕事を引き受けたのに自分の評価は下がってしまうといったことになりかねません。

周囲とのコミュニケーションが不足している

周りとコミュニケーションを取ることが苦手で、ちょっとした確認や質問ができずに作業が止まってしまうことはないでしょうか。周りが忙しそうだからと、気を遣ってなかなか声をかけられない場合もあるかもしれません。

しかし声をかけられずに仕事が遅くなったり、確認せずに自己判断で仕事を進めてミスをしたりすると仕事が遅くなり、余計に周りに迷惑をかけてしまうことにつながります。

仕事が遅い人に多い性格

考える 疑問 Q&A

仕事のスピードには性格も関係しています。ここでは仕事が遅い人に多い3つの性格について解説します。

  • こだわりが強く完璧主義
  • 人に頼るのが苦手
  • マイペース

こだわりが強く完璧主義

こだわりの強い完璧主義な人は、細かいことが気になるため作業が遅くなりがちです。完璧な仕事に仕上げたいと考えることは悪いことではありません。

ただし、そのこだわりは本当に必要なのか、仕事を依頼した人が求めているものなのかを考える必要があります。依頼者から求められていないのに、自分のこだわりを追求するとどうなるでしょうか。時間をかけたにもかかわらず、誰にも評価されないことにもなりかねません。

また、すべてを把握してから進めようとして調べすぎる人も仕事が遅くなる傾向にあります。仕事の全体像を把握することと、必要のない部分まですべて把握しようとするのは違います。仕事を行うために必要な部分を把握するのは大事なことですが、細かいところまで分かろうとするといつまでたっても仕事が進みません。

人に頼るのが苦手

人に頼ることが得意でない方は、周りに質問したり業務を頼んだりできずに一人で仕事を抱え込んでしまう傾向があります。頼れない理由はさまざまで、プライドが高すぎる場合もあれば、相手の手を止めるのは悪いと気を遣ってしまう場合もあるでしょう。

周りに頼りすぎることはよくありませんが、すべてを自分一人で対応しようとすると時間がかかってしまいます。

マイペース

マイペースな方の場合は、周囲の進捗状況や業務時間を気にせず作業してしまうことが多いです。自分の好きなペースで仕事を進めてしまうため、時間がかかったり日によって作業のペースにムラがでてしまったりするのも問題です。

仕事はチームで行うことが多いので、のんびり作業をしたり自分のやり方にこだわったりしていては、周りに迷惑をかけてしまいます。

仕事が遅い人によく見られる行動

次に、仕事が遅い人によく見られる行動を3つ紹介します。

  • 計画を立てずに仕事に取りかかる
  • 整理整頓ができていない
  • ミスが多い

普段の仕事のなかで無意識にやっていることはないか、振り返りってみましょう。

計画を立てずに仕事に取りかかる

計画を立てないまま仕事に取りかかってしまうと、効率が悪くなったりだらだら仕事をしてしまったりします。

何も考えずに人から頼まれた順番で作業を進めたり、好きな仕事から手をつけていったりするなど、無計画に仕事を進めていませんか。納期間際になって時間が足りなくなり、焦った経験をした方もいるかもしれません。

そんな方は、自分の仕事がどれくらいの時間をかければ終わるのか把握できていないことが多いです。突発的な仕事が発生したときも対応できるかどうかの判断がつかず、自分の限界を超えた仕事を抱えることにもつながりかねません。

整理整頓ができていない

仕事で使う身の回りのものが整理できていない方も少なくありません。デスクだけでなく、パソコンのデスクトップやファイルの格納場所、資料を置いている棚などすべてが乱れた状態になっています。

使いたいものやデータがどこにあるかわからないので、毎回一から探し出さなければならず時間がかかり、仕事が遅くなってしまいます。

ミスが多い

ミスが多い方は、修正など本来必要なかった作業が増えて仕事が遅くなってしまいます。また、周りの人にフォローに入ってもらう必要が発生することもあり、自分だけでなくチーム全体の仕事の進みも遅らせてしまう懸念があります。

ミスは誰でもやってしまうものですが、いつも同じ失敗をしてしまう場合は注意が必要です。繰り返さないように原因を把握し、仕組みを整えるなど改善策を考えましょう。

仕事が早くなるための8つの改善策

ここからは仕事が早くなるためにはどうすればよいか、具体的な8つの改善策をお伝えします。

  • 作業前に仕事の流れやマニュアルを確認する
  • 優先順位を決める
  • 計画をきちんと立ててから仕事を始める
  • 分からないことはすぐに質問する
  • 重要な部分以外はこだわりすぎない
  • メモを取って見ながら作業する
  • 時間がかかる作業の効率化を図る
  • 自分の能力を把握して仕事を引き受ける

1. 作業前に仕事の流れやマニュアルを確認する

仕事の流れやマニュアルを確認してから仕事に取りかかることがおすすめです。わからないところが出てきたときに、作業途中で一回一回手を止めて確認すると時間がかかってしまいます。

事前に仕事の全体像を把握しておくことで手が止まる時間を減らすことができ、スムーズに仕事を進められるようになります。

2. 優先順位を決める

仕事の全体像を把握するのと同時に、優先順位を決めることも重要です。すべての仕事に同じだけの力を注ぐ必要はありません。必ずやらなければならないことに注力して、できればやってほしい程度の仕事であれば優先順位を下げて対応するなど、メリハリをつけて取り組みましょう。

優先順位を決める際は、納期や依頼者からの要望などをもとに考えます。自分一人でわからないときは、依頼者に確認するのもよいでしょう。

3. 計画をきちんと立ててから仕事を始める

優先順位を決めることにも関連しますが、どの仕事をどの順番でいつまでにやるのかを、作業の前に計画を立ててから取りかかるようにしましょう。

そうすることで、仕事を進めていく途中で「次はどの仕事をしようか」と悩む時間がなくなり、仕事がスムーズに進みます。もし途中で計画通りにいかなくなった場合は誰かにフォローをお願いするなど、周りを頼る目安にもなります。

計画を立てるときのポイントは、作業をなるべく細かく分解することです。細かい作業のほうが取りかかる心理的ハードルも低く、完了したときの達成感が仕事への意欲にもつながります。

4. 分からないことはすぐに質問する

仕事を早く進めるポイントとして、分からないことがあればすぐに周りの人に質問することも一つです。知識不足と思われるのが怖かったり、人に聞くのはプライドが許さなかったりするなどして、質問しづらい方もいるかもしれません。

しかし、仕事で大事なのは納期に間に合わせて作業を完了させることです。自分一人で仕事を完了させることを求められているわけではなく、仕事をきちんと納期までに完了させることが最優先であることを忘れてはなりません。

質問して教えてもらったことを次に生かすようにすることで、知識やスキルを身に付けていくこともできます。

5. 重要な部分以外はこだわりすぎない

資料の作成において色や形にこだわったり、文章の細かい言い回しにこだわったりする人がいます。それは本当に依頼者に求められていることでしょうか。求められていない部分にこだわって時間をつかった挙句、仕事が遅くなってしまっては身も蓋もありません。

仕事で求められているのは、依頼した人の要望に正確に応えることです。こだわる必要がない部分にこだわっても自己満足になってしまうため、重要な部分なのかそうでない部分なのかを理解して取り組むようにしましょう。

6. メモを取って見ながら作業する

人から仕事を依頼されるときや新しい業務を覚えるときなどは、メモを取るようにしましょう。あとで迷ったり忘れてしまったりしたときに、自分で調べたり人に確認したりする時間を減らし、効率的に仕事を進めることができます。

仕事をする際は、記憶だけに頼って作業をしているとミスにつながります。すでにマニュアルがある場合でも、新しい情報が出てきたら都度マニュアルに追記するなど、目に見える形で保存しておくことがおすすめです。

7. 時間がかかる作業の効率化を図る

作業手順が複雑だったり量が多かったりして毎回時間がかかっている部分があれば、効率化できないか考えてみましょう。作業の順番を変えてみる、システムを使って簡単に処理できないか考えてみるなど、作業時間を短くする方法を見つけることで仕事を早く終わらせることができます。

また、時間がかかるとわかっている作業については、納期までに余裕を持ったスケジュールで取り組むことも大切です。もしスケジュールが遅れても、あとで調整できるようにするなど工夫するとよいでしょう。

8. 自分の能力を把握して仕事を引き受ける

1つの作業を完了するまでにどれくらい時間がかかるのか、集中できる時間の限界はどれくらいなのかなど、自分の能力の限界を把握したうえで仕事量を調整するようにしましょう。

人に頼まれると断りづらくて、何でも引き受けてしまう人もいるかもしれません。しかし自分の限界を超えて引き受けると、仕事が遅れて結果的に依頼者に迷惑をかけてしまうこともあります。

限界は決まっているので、自分の仕事だけで時間がかかるようであれば、人から頼まれた仕事はきっぱりと断ることを意識しましょう。

仕事が早い人の特徴とは?身に付けたい3つの習慣

仕事が早い人はどのようなことをしているのでしょうか。その特徴を3つ紹介するので参考にしてください。

  • 整理整頓をきちんとする
  • コミュニケーションを大切にする
  • 気分転換してオンオフを切り替える

1. 整理整頓をきちんとする

仕事が早い人は、自分の身の回りを整理整頓しています。デスクの周りだけでなく、パソコンのデスクトップやファイルの格納場所、資料を置いている棚など、仕事中に触わるところはすべてです。きちんと整理して何がどこにあるのかを把握しておくことで、必要なものを探す手間と時間を省くことができます。

「探し物の時間なんてたいしたことないだろう」と思われるかもしれませんが、人は1日あたり20分も探し物をしているといわれています。20分あれば、場合によっては1つの仕事を終わらせることも可能です。整理整頓に時間を使うのがもったいないと思わずに、まずは身の回りから始めてみることをおすすめします。

2. コミュニケーションを大切にする

誰かに質問したいときや仕事のフォローを頼みたいときに、仕事が早い人は悩まずすぐに周りの人に声をかけます。なぜそれができるかというと、日頃から周りの人とコミュニケーションをとり、いざというときに声をかけやすい関係性を築いているからです。

あまり話をしたことがない人に何か頼みごとをするのは、心理的なハードルが高いと感じる方もいるかもしれません。しかし日頃から挨拶を心がけ、休憩中の会話やちょっとした雑談などで周りの人と接点を持っておくことで、仕事中のやりとりもスムーズになります。

3. 気分転換してオンオフを切り替える

仕事が早い人は、適度に気分転換を図りオンとオフを切り替えることが上手です。仕事が忙しいからといって1日中ずっと仕事をしていたり、終業後も仕事のことを考えていたりしては体も頭も休まりません。それでは作業効率も落ちてしまうため、時間をかけた割に作業が進んでいないこともあるでしょう。

人間が集中できる時間には限界があります。メリハリをつけて仕事に取り組むことで作業効率をアップさせ、仕事をスピーディーに進めましょう。

おすすめの転職エージェント2選

ここまで見てきましたが、仕事が遅い理由や遅い人の性格に該当していないのに自分の作業スピードに不満がある場合は、無駄な会議や雑務を多く任されるなど職場環境に原因があるかも知れません。心当たりのある人は転職も検討してみましょう。

ここでは求職者の幅広いニーズに応えられるおすすめの転職エージェントを2つ紹介します。

  • リクルートエージェント
  • dodaエージェントサービス

リクルートエージェント

※画像出典元:リクルートエージェント公式HP

・運営会社:株式会社リクルート
・求人案件数:公開求人17万9,709件 /非公開求人24万734件(2022年4月時点)
・対応職種:営業、経営、事務、IT・エンジニア、電気、医薬・化粧品、コンサルタント、建設など
・対応エリア:全国・海外

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リクルートエージェントについて、より詳しく知りたい人はこちらの記事もおすすめです。

dodaエージェントサービス

※画像出典元:dodaエージェントサービス公式HP

・運営会社:パーソルキャリア株式会社
・求人案件数:公開求人13万399件(2022年4月時点)
・対応職種:営業、企画・管理、技術職、専門職、クリエイティブ、販売、公務員・教育、事務、医療系、金融系など
・対応エリア:全国・海外

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まとめ

仕事が遅い人には性格や作業の進め方など、さまざまな問題点があります。一方、仕事が早い人は日頃から取り入れている習慣があり、仕事を早く終わらせることを意識した生活をしています。

いきなりすべての習慣を取り入れることは難しいかもしれませんが、まずは1つでもいいので、できることから少しずつ始めてみてはいかがでしょうか。

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