メールで情報共有するパブリックフォルダー

Office 365には、シンプルなものからカスタマイズ可能な高度なものまで、さまざまな情報共有手段があります。SharePoint Onlineの機能を活用したチームサイトなどはその代表格ですが…… そこまでの機能はいらない(むしろ面倒)、メーリングリストレベルで簡単に情報共有できればいい(でもメーリングリストより便利ならそれに越したことはない)、といった簡単な情報共有手段として用意されているのが、パブリックフォルダーです。パブリックフォルダーはExchange Onlineが提供するサービスですので、SharePoint Onlineを契約していないExchange Onlineだけのライセンスでも利用できます。

パブリックフォルダーは一種の共有メールボックスです。パブリックフォルダーにはメールアドレスが割り当てられ、パブリックフォルダーのメールアドレスに送信した情報は、アクセス権を持つユーザーならだれでも参照できます。一方で、メーリングリストのようにグループメンバー全員にメールを同報通信するわけではないので、情報が各所に分散することもなく、より統一的な情報の管理が可能になります。

SharePoint Onlineのサイトなどと比べると地味な機能ですが、特に使い方を学習する必要もなく、メールの延長として誰でも簡単にすぐに使えるという点では大きなメリットがあります。

パブリックフォルダーを活用するには、まず、管理者がExchange Onlineにパブリックフォルダーを作成し、そのフォルダーにアクセスできるユーザーを登録しなければなりません。

パブリックフォルダーの作成

パブリックフォルダーを作成するには、テナント管理者のユーザー名でサインインし、Office 365の「Admin Center」(管理センター)を開きます。

(1) 左サイドの「管理センター」メニューをクリックし、「Exchange」をクリックします。

(2) 「Exchange管理センター」で左サイドメニューの「パブリックフォルダー」をクリックします。パブリックフォルダーの管理画面を開いたら、「＋」(新規作成)をクリックします。

(3) 作成するパブリックフォルダー名を入力し、「保存」をクリックします。

※パブリックフォルダー名をそのままメールアドレスとして利用するには、メールアドレスとして使用できる半角英数字でフォルダー名を付けるといいでしょう

(4) 新しいパブリックフォルダーができたことを確認します。しかし、まだメールアドレスも、このパブリックフォルダーを利用できるユーザーも割り当てていません。新しく作成したパブリックフォルダーの行の空白部分をクリックして選択し、メールの設定の「有効にする」をクリックします。

※下線がついているパブリックフォルダー名の部分をクリックすると、そのパブリックフォルダーを開いてしまいますので注意してください。選択するときは下線のない部分をクリックします

(5) 「はい」をクリックして、メールアドレスを生成して割り当てます。通常は、フォルダー名がそのままメールアドレスになります。

(6) このパブリックフォルダーを利用するユーザーを登録します。パブリックフォルダーを選択して、右側の「管理」をクリックします。

(7) アクセスできるユーザーのリストを表示します。最初はだれも登録されていません。「＋」(追加)をクリックしてください。

(8) 「参照」をクリックしてパブリックフォルダーの利用者を追加し、「アクセス許可レベル」からパブリックフォルダーに対するアクセス権を選択します。さらに詳細なアクセス権を設定するには、「アクセス許可レベル」ドロップダウンリスト下のチェックボックスのON/OFFで設定します。設定を終了したら、「保存」をクリックしてください。

※「アクセス許可レベル」には、全権限を持つ「所有者」、情報を登録できる「発行作成者」、閲覧できる「参照者」などがあります

(9) 「＋」(追加)をクリックして利用者を追加したら、「保存」をクリックします。

(10) 少し時間がかかりますが、保存が終了したら「閉じる」をクリックしてください。

サブフォルダーの作成

(11) パブリックフォルダーを作成しました。パブリックフォルダーは、階層化することもできます。例として、作成したHelpdeskというパブリックフォルダーの中に、サブフォルダーを作成してみます。

親フォルダー(この例ではHelpdesk)をクリックして開きます。

(12) パブリックフォルダーHelpdeskの中に入りましたので、「＋」(新規作成)をクリックして、サブフォルダーを作成します。

※上位のフォルダーに戻るときは「↑」をクリックします

(13) サブフォルダー名を入力します。以降の作業は、最初のパブリックフォルダーを作成した時と同じです。

なお、フォルダー名に全角文字を使用した場合、そのままではメールアドレスとして利用できませんので、メールを有効化した後で、メールアドレスを正しく設定する必要があります。

(14) メールアドレスの変更や容量の上限の設定など、詳細な設定を行うには、パブリックフォルダーを編集します。

編集するパブリックフォルダーを選択し、「編集」(ペン)をクリックします。

(15) 詳細設定ウインドウを開きますので、左サイドメニューの「メールアドレス」をクリックすると、フォルダー名が全角文字の時、メールアドレスが文字化けしていることを確認できます。メールアドレスを変更するには、ペン(編集)をクリックして、文字化けしているメールアドレスを修正してください。また、「＋」(新規追加)をクリックすると、メールアドレスを追加して、複数のメールアドレスを割り当てることも可能です。

メールアドレスの変更以外にも、容量を制限したり、メールフローを設定したり、様々な設定を行うことができます

実際にパブリックフォルダーに情報を投稿する方法やパブリックフォルダーを閲覧する方法については、次回紹介します。

Office365の導入支援はネクストセットへ!


■■「組織ワークフロー」を100社無償提供中!■■
ネクストセットはOffice365の導入支援とアプリケーション開発に特化したソリューションベンダーです。Office365をより安全に、より便利にご利用いただくため、「シングルサインオン」や「組織アドレス帳」、「組織ワークフロー」など、さまざまなプロダクトを開発し、ご提供しています。現在、100社限定で「組織ワークフロー」を無料提供中です。この機会に、ぜひ、導入をご検討ください。

詳しくはこちらをご覧ください。

(マイナビニュース広告企画：提供 ネクストセット)

[PR]提供：