また、直接チャットウインドウに文章を入力することもできますが、あらかじめ用意したファイルをアップロードすることもできます。
既存文章の解析
M365 Copilotでは既存文章の解析も得意です。具体的には、既存文章を要約する、校正する、修正するなどの作業ができます。
また、直接チャットウインドウに文章を入力することもできますが、あらかじめ用意したファイルをアップロードすることもできます。
Copilotにアップロードできるファイルの種類
Copilotにアップロード可能なファイル形式は以下の通りです。今回は、ドキュメント系（文字主体の文書）について紹介します。
<!DOCTYPE html>
ファイルの分類と拡張子一覧
| 分類 | ファイルの種類 | 拡張子 |
|---|---|---|
| ドキュメント系 | テキストファイル | .txt, .csv, .json, .xml |
| Microsoft Office 文書 | .docx, .xlsx, .pptx | |
| PDF ファイル | ||
| 画像系 | 一般画像 | .jpeg, .jpg, .png, .gif |
| 高品質画像 | .bmp, .tiff, .webp | |
| 音声・動画系 | 音声 | .mp3, .wav, .ogg |
| 動画 | .mp4, .mov, .avi | |
| アーカイブ | 圧縮ファイル | .zip |
| コード・スクリプト | テキストファイル（プログラムのソースコード） | .py, .js, .html, .css, .java, .cpp, など多数 |
アップロードできる1ファイルのサイズは、処理内容によっても異なりますが、約10MB程度まで、1日のアップロード総容量は2GBまでです。 より大きなサイズの文書ファイルをアップロードするときは、ファイルを分割して複数回に分けてアップロードすることも可能ですが、筆者の経験上、単独ファイルの場合よりも処理内容の精度が落ちる傾向を感じます。
要約の基本パターン
文書を解析する際の基本パターンとして、まずは、ファイルをアップロードせずに解析するプロンプト例を紹介します。
##要約対象文章
（要約対象文章をコピー＆貼り付けで貼り付ける）
前回の記事で紹介したように、単に「要約してください」よりも、「箇条書きで」とか「○行以内で」、「○文字以内で」など、より具体的で細かく指示した方がイメージ通りの結果を得やすくなります。 また、「##…」といったわかりやすい記号文字を使って、プロンプトの指示文と対象となる文章の区切りを明確にします。記号文字は必ずしも「##」である必要はありません。
また、Copilotのプロンプト入力欄は数行しか表示されないため、長文入力には不向きです。テキストエディターやWord、あるいはメモ帳などで、Copilotに入力する内容をまとめて作成してから、Copilotにコピー＆貼り付けして実行するのがおすすめです。
インターネット上のWebページを要約することもできます。以下のように、対象文章のURLを記載します。
ただし、ページ内の広告は除外してください。
##要約対象ページのURL
https://……
(1)プロンプトを入力する
(2)「送信」ボタンをクリックしてプロンプトを送信する（またはEnterキーを押す）
(3)Copilotの要約結果
Copilotの回答はスクロールしないと見えない場合がありますので注意してください。
校正の基本パターン
次に校正する際のプロンプト例を紹介します。プロンプトに校正を指示するだけで、基本的な書き方は要約とあまり変わりません。
SNSに投稿する文章なので、親しみやすい砕けた感じの文体はそのまま維持してください。
校正したポイントについては理由を明記してください。
##校正対象文章
（校正対象文章をコピー＆貼り付けで貼り付ける）
何に使う文章なのか、どんな点を校正するのか、具体的に指示すると、目的の結果を得やすくなります。
修正の基本パターン
Copilotで修正することもできます。以下に修正の基本パターンの例を紹介します。
##修正対象文章
（修正対象文章をコピー＆貼り付けで貼り付ける）
##修正対象文章
（修正対象文章をコピー＆貼り付けで貼り付ける）
他にも様々な修正に対応できますので、目的に合わせて、何をどう修正するのか、明確になるようプロンプトを作成してください。
文書ファイルをアップロードする場合
解析対象の文章を、文書ファイルとしてアップロードする方法を紹介します。 まず、プロンプトを通常通り作成して、最後に、ファイルをアップロードします。 文章要約の例で紹介します。 ※ここで使用しているパンフレットは、総務省広報誌令和7年9月号です。
(1)以下のプロンプトを入力する
広告などがあれば除外してください。
文書中にURLが記載されている場合、URLのリンク先については対象から除外してください。
##要約対象PDFファイル
001027442.pdf
(2)コンテンツ追加ボタン「＋」をクリックする
(3)「画像とファイルのアップロード」メニューをクリックして、PDFファイルをアップロードする
ファイル名を明記しなくても多くの場合はCopilotが自動的に判断してくれますが、より高い精度で、間違いのない結果を得るには、アップロードするファイルを明記するのがおすすめです。 また、コンテンツ追加メニューの「作業コンテンツの追加」をクリックすると、過去にアップロードしたファイルを再度使用できます。
※解析対象文書中にURLが含まれる場合
注意点として、解析対象文書中にURLが含まれる場合、CopilotはURLのリンク先まで含めて解析してしまうことがあります。すると、解析内容が不安定になりますので、あらかじめプロンプト中で「文書中のURLのリンク先については解析しない」と指示を明記しておく必要があります。
(4)アップロードしたファイルが表示されるのを確認
(5)「送信」ボタンをクリックしてプロンプトを送信する
ファイルの転送中、ファイル名の下にプログレスバー（進捗状況を示す棒グラフ）が表示されます。必ず転送が完了するのを確認してから、プロンプトを送信してください。
(6)Copilotの回答結果
まとめ
このように文章を解析し、要約したり、校正したり、修正したりすることは、Copilotの最も得意とするところです。使い方も難しくないので、積極的に活用するといいでしょう。
ただし、Copilotを初めとする生成AIでは、必ずしも1回で目的の満足できる結果を得られるとは限りません。Copilotが生成した結果を確認しながら、プロンプトを細かく修正し、何度か繰り返して結果を得るのが一般的です。
同じプロンプトを入力しても、毎回、少しずつ違った結果が出てきますので、場合によっては同じプロンプトを数回繰り返して様子を見ることもあります。
さらに、完全に満足できる結果を必ず得られるとも限りません。むしろ、「だいたいこんな感じなんだけど、ちょっと違う」ということの方が多いかもしれません。生成AIが生成した結果は、あくまで参考あるいはたたき台として考える必要があります。
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