旧グループウェア終了に伴うM365移行に際し、ネクストセットのアドオンを同時導入・運用開始――自社風土に合ったスムーズな活用を実現した日本農薬

M365を日本の企業風土にマッチさせるアドオンに着目

日本農薬は、農薬・医薬品を中心に製造する研究開発型企業だ。水稲用ウンカ剤ベンズピリモキサン・園芸用殺虫剤フルベンジアミド・稲作用殺菌剤イソプロチオランを中心に、農薬の製造・販売をコア事業として、化学品、医薬動物薬などにも事業を展開している。 1928年創業と歴史は長く、まもなく100周年を迎える。同社は「安全で安定的な食と豊かな暮らしを守る」「サステナブルな社会の実現に貢献する」「新たな価値創造に挑戦し、ステークホルダーの期待に応える」といった理念を掲げ、国内5社に加え、米国・英国・ブラジル・インド・中国・台湾などグローバルにビジネスを拡大している。

同社では2015年頃、従来利用していたグループウェアの老朽化とサポート終了を受け、新たな基盤への移行を検討。Microsoft 365（当時Office 365、以下M365）への切り替えを決定した。しかし、移行にあたってはいくつかの課題もあったと、経営企画部でインフラ・システム全般を担当するグループ責任者の田中秀典氏は振り返る。

「M365の導入によって機能性が向上することは明らかでしたが、一方で懸念もありました。個人単位での利用には非常に便利な一方、米国発のサービスという背景もあり、日本企業の組織的な働き方にはやや適合しづらい部分があるのではと感じていました」（田中氏）

特に課題として認識していたのが、スケジュールの検索・確認機能だという。

「当社を含め、日本企業の多くは部署やグループといった組織単位で業務を進めます。しかしM365では、他部署の予定を確認する際に個人単位で検索する必要があります。こうした操作性が現場に受け入れられるかが懸念でした。また、社内通知についても当時のM365は直感的とは言い難く、確実に情報を伝達できるか不安がありました」（田中氏）

こうした課題の解決策を模索する中、田中氏はWeb調査を通じてネクストセットのアドオンにたどり着いた。

「ネクストセットのWebサイトを見て、日本企業特有の組織構造に適したアドオンが存在することを知りました。組織階層に基づいた分かりやすい設計で、グループを選択すれば所属社員が即座に表示されます。当社は歴史が長く、幅広い世代の社員が在籍しているため、この仕組みであればM365への移行もスムーズに受け入れられると考えました」（田中氏）

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  日本農薬株式会社　経営企画部　田中秀典氏

加えて社内通知機能についても評価は高かった。ネクストセットのアドオンでは、タイムライン形式で新着情報にアクセスでき、未読・既読の判別も容易であるため、従来のグループウェアに慣れた社員でも直感的に利用できるUIを実現している。こうした操作性に加え、コストパフォーマンスの面も評価され、M365と同時にネクストセットのアドオンを導入する方針が決定された。

短期間準備で苦労なし・トラブルなしの運用スタート

同社が導入を決定したのは、「ネクストセット・組織アドレス帳 for Microsoft 365」（以下、組織アドレス帳）、「ネクストセット・組織カレンダー for Microsoft 365」（以下、組織カレンダー）、「ネクストセット・ドキュメント管理 for Microsoft 365」（以下、ドキュメント管理）の3つのアドオンだ。

組織アドレス帳および組織カレンダーは、組織・グループの一覧表示やツリー階層表示に対応しており、社員検索やスケジュール確認を直感的に行える点が特長である。一方、ドキュメント管理は、その名の通りM365に文書管理機能を付加するアドオンで、通知機能も備える。同社ではこれを社内のお知らせ用途として活用することとした。

導入を決定したのは2015年前半。約3カ月の準備期間を経て、同年8月頃にはM365と同時に運用を開始した。田中氏によれば、この準備プロセスで大きな負担はなかったという。

「アカウント情報はM365から同期されますし、ネクストセットの設定画面も非常に分かりやすく、マニュアルを参照することで問題なく設定できました。そのため、環境構築は比較的スムーズでした。自社独自の組織表示や並び順を実現するため、部門配下に職制順で社員が連なるような階層設計には多少の試行錯誤が必要でしたが、ネクストセットのサポートを受けながら、3カ月という短期間で使いやすいUIを整備することができました。サポートは非常に丁寧で、ユーザーに寄り添った対応だったと記憶しています」（田中氏）

また、運用開始時についても「トラブルはなく、極めてスムーズに立ち上がり、社員にも自然に受け入れられた」と評価する。

その後、同社では2016年に「ネクストセット・ワークフロー for Microsoft 365」（以下、ワークフロー）を追加導入。さらに2025年には「ネクストセット・Eラーニング for Microsoft 365」（以下、Eラーニング）も採用し、活用領域を広げている。

ワークフローの導入には、当時利用していた別システムの急な提供終了が背景にあった。数カ月以内に代替環境を構築する必要があったという。

「稟議などを担う重要なシステムであるため、停止期間を設けるわけにはいかず、急いで代替手段を検討しました。当初は専用のワークフロー製品も候補に挙げましたが、ネクストセットにもワークフローアドオンがあることが分かりました。検討の結果、機能面でも遜色がなく、設定のしやすさも評価できたため、導入を決定しました」（田中氏）

導入作業はすべて内製で行われ、設定から文書整備までを含めても、わずか1〜2カ月で本格稼働にこぎつけた。

「外部ベンダーに依頼していた場合、この短期間での立ち上げは難しかったはずです。リードタイムの短さは大きなメリットでした」（田中氏）

M365移行の課題解決にとどまらず、他アドオンの活用でさらなる価値を創出

組織アドレス帳・組織カレンダーのスケジュール機能、そしてドキュメント管理のお知らせ機能は、導入初年度から定着し、現在では社員にとって“当たり前の機能”として活用されているという。

「ユーザーはネクストセットのアドオンを利用しているという意識がほとんどなく、むしろM365の標準機能として認識しているケースも多いようです。ネクストセットという名称自体を知らない社員もいるほど、日常業務に自然に溶け込んでいます。導入初年度から現在に至るまで設定も変えることなく、継続的に活用されています」（田中氏）

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導入2年目の2016年にはワークフローを追加。当初は稟議用途に限定していたが、設定や申請フォームの作成が容易なことから活用が広がり、現在では多様な申請業務に利用されている。

さらに2025年に導入したEラーニングは、同社が重視するセキュリティ教育の基盤として活用されている。

「従来は教育コンテンツをメールで配布していましたが、それでは閲覧しない社員も一定数いました。そこでEラーニングの仕組みを検討していたところ、ネクストセットで提供されていることを思い出し試用しました。結果として、他のアドオンと同様に短期間でセットアップでき、動画視聴後のテスト実施や部門別の進捗可視化など、求めていた機能も備えていたため、速やかに本格運用へ移行しました」（田中氏）

ネクストセットのアドオン導入のメリットについて、田中氏は次のようにまとめる。

「多様なアドオンが用意されており、自社の課題に応じた機能を選択できる点、そして導入の容易さと立ち上げまでのスピードの早さが大きな価値です。当社では国内グループ会社全体で同一のM365テナントを利用していますが、組織アドレス帳や組織カレンダーによって全社の組織階層を可視化でき、顔写真とともにスケジュールを把握できるようになりました。これにより、グループ全体の一体感醸成にも寄与していると感じています。また、組織階層から人や連絡先を探せるため、新入社員や中途入社者の早期定着にもつながっているのではないでしょうか」（田中氏）

スケジュールの可視化による業務効率化の効果も大きい。田中氏は「以前は、参加者全員に電話などで予定を確認したうえで会議日程を調整する必要がありましたが、現在は空き時間を確認して会議を設定し、必要に応じて後から調整するスタイルへと変わりました。調整業務は大幅に効率化されています」と、会議調整のプロセスそのものが変化したことを語る。

加えて、組織アドレス帳の活用はガバナンス面にも寄与している。社内メール送信時には組織アドレス帳から宛先を選択する運用ルールとすることで、誤送信防止にもつながっているという。

また、ドキュメント管理のお知らせ機能についても、時系列での情報把握に加え、カテゴリーごとのバックナンバー閲覧が可能である点が評価されており、全社への情報伝達の確実性向上に寄与している。

容易な設定とメンテナンス、手厚いサポートも高評価

各アドオンの運用についても、とりわけ苦労はないようだ。

「操作性がシンプルで分かりやすいため、利用方法に関する問い合わせは非常に少なく、運用部門としても助かっています。運用面では、組織階層や表示情報を最新の状態に保つことが重要です。更新が滞るとユーザーの利用意欲にも影響するため、国内グループ会社も含めた人事異動の情報を常に把握し、反映するようにしています」（田中氏）

もっとも、こうした情報更新においても大きな負担はない。

「ユーザー情報や組織情報の変更は、基本的にM365のユーザー情報やActive Directory（AD）と連携しているため、作業自体に大きな手間はかかりません。また、ネクストセットの管理画面はITに詳しくない社員でも簡単な説明で操作できるため、メンテナンス性の高さも実感しています。実際にワークフローは各グループ会社側で文書の作成・管理が行えており、現場レベルでも扱いやすいシステムだと感じています。加えて導入後のサポートも手厚く助かりました」（田中氏）

最後に、今後ネクストセットの導入を検討する企業に向けて、田中氏は次のように語る。

「高度な専門知識がなくても短期間で運用に乗せられる点、使いやすさに加えて機能の充実度、そしてコスト面での優位性などを踏まえると、ネクストセットは十分に検討に値するソリューションだと考えています。サポートも手厚く、課題に対して親身に対応してくれるため、相談しながら自社に適した形に仕上げていくことができるのではないでしょうか」（田中氏）

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