数十名から数千名規模の企業において共通する最大の「課題」は、従業員情報の管理が限界を迎えることだ。実際に「人事異動のたびに各従業員情報を手作業で更新していた」というインフォファームの声や、「従業員情報が分散し、管理が煩雑化していた」 というアマノのリアルな悩みからも、いかに現場が疲弊しているかが伺える。
西田工業の人事総務担当者も例外ではなく、拠点ごとにフォーマットが異なる従業員の勤怠データを、給与システムに手動で入力する毎月の作業が大きな負担だったという。加えて、人事データベースも業務ごとに別々のExcelワークシートが存在するなど、「管理」できているとは言い難い状況だった。
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そんな西田工業の社員は皆、まじめに仕事に取り組んではいたものの、Excelでの勤怠管理はどうしても厳密さに欠けてしまい、正確な勤務時間の把握にはほど遠かった。また、月間45時間までという残業時間の制約がある中で、勤務時間に対する意識が不十分な面もあった。そこで同社ではこの状況から脱却すべく、電子帳簿保存法への対応を機に、システムの入れ替えを検討することになる。
新たなシステムの導入検討において、同社が重視したのは、勤怠や給与、経費計算など、必要としていたサービスを1つにまとめられる点だったという。そこで生きてくるのが「一元管理」と「統合型データベース」という強みである。これにより、システムの統合だけでなく、バラバラだったデータベースも1つに集約できるようになり、手入力の手間や情報の散在という課題が根本から解決される。
さらに、システム運用担当者にとって強力な便益となるのが法対応への強さだ。ベルーナの事例にもあるように、「法改正による機能アップデートもシステム側が対応する仕様になり、個別対応が不要になる」という事実は、将来にわたるメンテナンス工数を劇的に下げる。また、クラウド型システムであることから、従来のオンプレミスシステムで大きな負担だったサーバー管理から解放されることも、決め手となった。
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本コンテンツでは、システムの刷新と統合、データの集約により、勤怠集計と給与計算にかかっていた作業時間を1/2に削減し、従業員の労働時間に対する意識変革も実現したという、西田工業をはじめとした、労務管理ソリューションの導入事例が確認できる。さまざまな業態の事例が紹介されているので、この中から自社の状況に近いものを課題解決のためのヒントとして役立ててほしい。
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