直行直帰やリモートワーク、フレックスタイム制、時短勤務など、柔軟な勤務形態が許容され、働き方の多様化も進む中で、全ての従業員の勤怠状況を把握・管理することの負担は増大し続けている。
多様な働き方に対応できる打刻の柔軟性と使いやすさを備えたシステムで現場での定着を図らなければ、正確な実態把握は困難である。これらに加え、年次有給休暇の取得や労働時間の把握の厳格化、残業時間の罰則付き上限規制など、勤怠管理に関する度重なる法改正への対応も求められるなど、状況は複雑化の一途をたどっている。
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さらに現在、約40年ぶりとなる労働基準法の見直しが議論されている。検討項目の一つである「14日連続勤務の禁止」が施行された場合、月末の勤怠集計時に「結果的に14連勤となっていた」といった見落としも、違法行為とみなされる可能性がある。こうした見落としは、事後検知や目視による確認に依存した運用が横行していることに起因する。そのため、システムによる「予兆検知」で違法状態を未然に防ぐ仕組みを導入し、コンプライアンス違反を防ぐ体制へと脱却する必要がある。
勤怠管理システムを使えば、前述の例では14連勤に至る数日前の段階でアラートを発出してくれるため、違法行為となる前に対応が可能になる。一方で、実際にシステムを導入した組織でも、「操作が難しい」「給与計算などの他システムとの連動性が悪い」といった声が上がり、結果として定着せず、システムそのものをリプレイスしなければならなくなったというケースも散見される。
さらに、法改正や社内ルール変更のたびに「人事」「勤怠」「給与」の各システムで個別設定が必要になる運用は、ITシステム運用側にとって非常に大きな負担（課題）となっている。
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本コンテンツでは、複雑化する勤怠管理を取り巻く環境と現状の課題を挙げた上で、その解決策としての勤怠管理システムの必要性について提起している。さらに、41.7%の人事担当者が給与計算システムとの連動性の悪さを理由にリプレイスしたという調査結果を引用し、単に勤怠管理システムを導入すればいいわけではないことを指摘している。
今後のシステム導入に際して求めるべき4つの要件に加え、従業員データベースの「1カ所の変更のみで完了」し、現場の課題解消とIT運用コスト削減を両立させる「統合型人事データベース」についても確認できるので、ぜひ参考にしてほしい。
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