オフィスに集まるだけでなく、自宅や外出先からも業務を進める「ハイブリッドワーク」が定着した今、情報共有やコラボレーションの重要性はかつてないほど高まっています。その中心にあるといえるのが、Microsoft 365です。WordやExcel、PowerPointといった定番ツールは誰もが使いこなしていることと思いますが、実はそれ以外にも数多くのアプリが存在し、業務効率化やチーム連携を強力に支援してくれます。
しかし「名前は聞いたことがあるけれど、使い方がよく分からない」「導入しているのに活用できていない」といった声も少なくありません。また、おなじみのアプリに知られざる機能が隠されていることも……。そこで今回は、Microsoft 365おすすめアプリ8選を紹介。意外と知られていないMicrosoft 365の可能性を探ってみます。
①自由度の高いメモツールなら、「OneNote」
OneNoteは単なるメモ帳ではありません。実はテキストだけでなく、手書きの図、画像、音声、Webページの切り抜きなど、多様な形式で情報を保存できるということをご存じでしたでしょうか。クラウド上で同期することによりPC・スマホ・タブレットなどさまざまなデバイスから同じノートにアクセス可能。またノートを自分以外のメンバーに共有することで、会議中に複数人でリアルタイム編集することもできます。企画のアイデア出しや会議記録の共有など、紙のノートでは実現できない柔軟さはOneNoteの大きな魅力といえるでしょう。
②アンケート作成と自動集計があっという間に！「Forms」
Formsはアンケートやテストを作成できるツールとして、使ったことがある方も多いでしょう。選択式、評価スケール、自由記述など多様な設問形式を備えており、高い自由度を持ち合わせながらも、操作は実に直感的。回答は自動集計され、グラフなどで視覚的にもわかりやすく表示されます。デザインもカスタマイズ可能なため、ブランドイメージに合わせた外観にすることで顧客調査など対外的な調査にも使えます。従来の紙アンケートやExcel集計に比べ、圧倒的に効率的です。
③タスクやイベント管理がグッとラクになる「Lists」
Excelで表を作るよりも簡単にリストを作成できるのがLists。その手軽さの秘訣は、さまざまなテンプレートやフィルタオプションが用意されていて、イチから表を作る必要がないというところにあります。 リスト形式でチーム内のタスクやイベントを管理することができるだけでなく、カレンダー表示など見やすいビューで管理することができます。リアルタイムに複数人で同時編集でき、ステータスの更新があれば通知を飛ばすこともできます。工数管理や備品管理など、煩雑になりやすいチーム作業の強い味方といえるでしょう。
④プロジェクト向けタスク管理なら「Planner」
タスク管理ツールにはさまざまなものがありますが、とくにおすすめしたいのがPlanner。個人だけでなく、複数人で進めるプロジェクトにも最適なタスク管理ツールです。担当者、期限、進捗、優先度などを設定でき、ダッシュボードやカレンダーで可視化が可能。Teamsと連携すれば、チャットや会議の中でタスクを共有しながら進捗を確認できます。個人のTo Doを超えて、チーム全体の動きを整理するのに最適です。
⑤情報共有の基盤となる「SharePoint」
SharePointは社内ポータルやナレッジ共有サイトを構築できるプラットフォーム。ドキュメントや画像、予定表を一元管理することができます。権限設定によって閲覧範囲を細かく制御できるので、部署横断的に使用する際や、社外の方と共有する際も安心です。部署ごとのポータルやプロジェクト専用サイトを作れば、情報が散逸せず、組織全体の知識資産を活用できます。
⑥データをパッと見える化！「Power BI」
データに基づく意思決定を支援するのが、Power BI。多様なデータソースと連携し、直感的にグラフやダッシュボードを作成できるBIツールです。売上や案件進捗を営業チームで共有したり、生産プロセスを可視化したりと、さまざまな使い方ができるため、どんな部署であってもデータ分析に踏み出すことができるでしょう。Teamsと組み合わせれば、分析結果を見ながらその場で議論できる点も優れているといえます。
⑦「ちりつも」業務の自動化を叶える「Power Automate」
プログラミング不要でワークフローを構築できるのがPower Automate。Formsで回答があればTeamsに通知、毎週のレポートを自動生成して送信、特定の条件を満たすメールをタスク表に追加…といった作業の自動化が可能となります。コツコツと繰り返していた作業を一気に効率化することで、いかに「ちりつも」業務に時間を割いていたのかを実感できるはず。うっかり忘れやエラーも減らせるのも大きな魅力です。
⑧ノーコードで誰でもアプリ開発！「Power Apps」
Power Appsを使えば、ドラッグ＆ドロップで簡単に業務アプリを作成することができます。ExcelやSharePointだけでなく、SalesforceやBoxなど外部サービスとも連携可能。モバイル対応もしているため、現場から直接レポートを入力するアプリや、社内申請用のアプリを短期間で構築できます。IT部門だけでなく、現場担当者が自ら必要なアプリを簡単に作れるのは革新的といえるでしょう。
Copilotによるさらなる進化も
そして今後の大きな進化が期待されるのが、「Microsoft Copilot for Microsoft 365」です。生成AIがWord、Excel、PowerPoint、Teamsなどに統合されることで、単なるチャット回答にとどまらず、アプリ内で直接動作を返してくれます。Word文書から自動でプレゼン資料を作成したり、会議の議事録を要約したりと、従来は時間とスキルが必要だった作業を一瞬でこなせるようになります。AIが「共同著者」「知識アシスタント」として働く未来はすぐそこまで来ているのです。
Microsoft 365は単なるOffice製品の集合体ではなく、業務効率化とコラボレーションを支える包括的なプラットフォームです。OneNoteでアイデアを整理し、Formsで調査を行い、ListsやPlannerでタスクを管理し、SharePointで情報を共有、Power BIで分析、Power Automateで自動化、Power Appsでアプリ開発――。これらを組み合わせれば、組織の生産性は飛躍的に高まります。
「知っているけれど使っていない」状態から一歩踏み出すことが、働き方改革の鍵です。Copilotの登場によって、さらに多くの業務がAIに支援される未来が広がっています。今こそ、Microsoft 365を“使いこなす”ことが、ビジネスの競争力を左右する分岐点になるでしょう。
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