導入事例で業種別効果を解説！ 「サテライトオフィス・プロジェクト&タスク管理機能 Morningmate」

日本企業が抱える様々な課題に対応するソリューションを提供しているサテライトオフィスが、プロジェクト管理や情報共有等の課題に効果的なツールとして用意したのが「サテライトオフィス・プロジェクト&タスク管理機能 Morningmate」だ。

コラボレーションツール「Morningmate」は、タスクの抜け漏れ防止、資料の一元管理、ルーティン業務の効率化 といった多様な課題を解決し、企業の生産性向上に貢献するツールだ。多彩な機能で社内外のコミュニケーションと情報共有を劇的に効率化する。

グローバル55万社、日本だけで有料プランが100社以上で導入され、3000以上のアカウントが利用されている。無料プランを含めると650社で利用されており、大企業からフリーランスや個人事業主まで、幅広い規模の企業で活用されている実績を持っている。業種を問わず利用されているが、特に導入業種全体の42％を会計事務所がしめており、複雑で高い信頼性を求められる業務でも活躍していることがわかる。

ユーザーからは「メールや電話でのやりとりが99％なくなった」「記録が残るため、忘れないように気を張る必要がなくなった」など、情報共有の効率化と安心感の向上に貢献しているようだ。

このMorningmateにサテライトオフィスの導入支援を中心としたサポートを組み合わせたものが「サテライトオフィス・プロジェクト&タスク管理機能 Morningmate」だ。その機能やサービスの詳細については前回記事で紹介したが、今回はMorningmateが実際にどのように企業の課題を解決し、どのような具体的な成果をもたらしているのか、多様な業種の導入事例を通じて深掘りしよう。

会計事務所：顧問先とのやり取りを一元化し業務の抜け漏れを防止

最初に紹介するのは、導入業種としても多い会計事務所の事例だ。会計事務所Aでは、顧問先とのやりとりが電話やメールが中心になっていたため煩雑で、業務の漏れや忘れが発生しやすいという課題があったという。また、大量な資料を扱う上で管理の手間や検索性の低さにも悩んでいた。これらの課題をMorningmate導入で解決している。

まず、顧問先とのやりとりについては、顧問先ごとのプロジェクトをMorningmate上で作成。プロジェクト内でチャットや投稿機能を利用する形で、コミュニケーションや資料、情報を顧客ごとに集約した。期日のある業務も、期日設定機能や5つのステータス機能で進捗管理を行い、抜けや漏れを防止した。

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資料管理の課題も、顧問先ごとのプロジェクトでチャットや投稿に添付された資料が保存されることで、検索・閲覧が効率化された。

導入時には、この顧問先ごとのプロジェクト作成管理ができることはもちろん、直感的なUIを持っていることも重視された。さらに大きなポイントとして、顧問先など外部メンバーは無料プランでも利用できることが挙げられている。自社の業務効率化のために取引先に有料ツールを導入してもらうのは難しいが、無料プランで対応できるならば依頼しやすくなる。

温浴施設運営：ルーティン業務をテンプレート化しマニュアル作成とオンボーディングを効率化

温浴施設を運営する企業Bでは、バックオフィス業務のタスク管理やナレッジ共有を目的に導入されている。従来は誰がどんなタスクを受け持ち、どこまで進捗しているのかが不透明だったという。また、毎月のルーティン作業の管理や更新作業の手間も負担になっていた。Morningmateを導入し、プロジェクト管理・タスク管理を行うことでこれを解決している。

部署全体と個人の業務タスクについては、タスク管理に登録することで誰が何をどれだけ進めているのかという進捗状況が一覧表示できるようになった。ルーティン業務についても、プロジェクトをテンプレート登録することで、毎月のタスク作成が簡易化できたという。

業務が属人化し、新人採用や異動時には口頭説明が必要になっていた問題も、Morningmateのプロジェクトで投稿機能を活用することで解決している。業務内容をテキスト化し、画像添付とあわせて共有することで教育や引き継ぎを効率化できたという。

不動産業：契約書類を一元管理し社員間のコミュニケーションを効率化

不動産業界での事例も紹介しよう。不動産会社Cでは、大量の契約書類を保存するにあたってNASを利用していたが、リース契約終了を迎えるにあたって十分な容量とチャット機能があること、わかりやすい見た目で使いやすい操作性であることを決め手としてMorningmateを導入している。

Morningmate導入後は、案件ごとにプロジェクトを作成。プロジェクト内に不動産関連書類を保存・共有できるようになった。また契約年ごとなどのフォルダを作成できるため、書類の整理・検索もしやすくなっている。資料が適切に分類された上で共有されるため、同じプロジェクトに参加する営業担当者とバックオフィスでの書類連携も簡便化されたという。

さらに、社員間の業務コミュニケーションも効率化された。従来は個人のLINEを業務にも利用しており、断片的なコミュニケーションになっていたという。これがMorningmate上の全体チャットや個人チャット、投稿機能を活用することで、履歴管理のできるコミュニケーションが達成できた。個人LINEが利用される機会も減少し、公私の切り分けができるようになったようだ。

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社会福祉・スポーツ施設運営：外出先からのスマホ対応と外部企業とのスムーズな連携を実現

最後に社会福祉・スポーツ施設運営での導入事例を取り上げよう。スポーツ施設運営会社Dでは、300名近い従業員を10名程度で管理する中、社員の業務タスクや業務量、活動状況を把握することが難しかったという。連絡はメール中心であるため漏れが発生することある上、特に外出頻度の高い社員とは連携不足も感じていたようだ。

タスク登録の簡単さや可視化機能の存在、スマートフォンでも利用可能であること、コミュニケーションの集約・管理ができることを決め手にMorningmate導入を決定。タスク管理機能やプロジェクト管理機能を利用して解決している。

社内業務に関しては、登録されたタスクの状況を管理者が一覧表示で確認し、社員ごとのタスク量や進捗の把握をできるようにした。コミュニケーションも案件ごとにプロジェクトを作成することで、タスク・進捗・期日が把握しやすくなった。外部企業もプロジェクトに招待することができるため、メール中心のやりとりから脱却し、抜け漏れを防止しながら業務が進められるようになっている。

また外出先でもスマートフォンから快適に利用できるため、外出頻度の高い社員でも業務進捗の把握や連絡共有がしやすく、連携不足も解消された。不慣れなユーザーでも無理なく利用できるUIであるおかげで、無理なく関係者間の連携が強化できたという。

業種・企業規模を問わず業務効率化に効くMorningmateをサテライトオフィスが導入支援

今回は業種ごとに代表的な事例を紹介したが、Morningmateは業種や企業規模を問わず、さまざまなビジネス課題に対応可能になっている。プロジェクト管理やタスク管理といった具体的な課題に効くのはもちろん、社内コミュニケーションの改善にも活躍する柔軟なコラボレーションツールだ。

特に業務の可視化と進捗管理、社内外のコミュニケーション円滑化と履歴管理、情報の一元化と検索性の向上、モバイル対応による場所を選ばない働き方の支援といった部分では、多くの業種業態で効果が出るだろう。また業務の内容によっては、ルーティン業務の効率化と自動化などにも効果があることが事例からわかる。

多くの導入企業から出ている「メールや電話でのやり取りが99%なくなる」、「記録が残るため、“忘れないように”気を張る必要がなくなる」 といった声は、業務効率化と従業員の精神的負担軽減にMorningmateが貢献することを意味している。ぜひ情報共有やコミュニケーションなど、社内外のコラボレーションに課題を感じている企業で導入を検討して欲しい。

日本企業のやり方にマッチした形での導入支援やGoogle Workspaceとの連携、さらに業務にマッチするアドオンと組み合わせた活用などは、サテライトオフィスが強力に支援する。ぜひご相談いただきたい。

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