Google Workspaceとも強力連携する「サテライトオフィス・プロジェクト&タスク管理機能 Morningmate」が業務のスマート化を実現

プロジェクト管理や情報共有はツール導入＆定着の両面に課題

プロジェクト管理や情報共有に課題を感じている企業は多く存在する。適したツールをまだ導入していないというケースもあるが、ツール導入自体は済ませたのに思うような結果が得られていないケースも少なくない。

たとえば、迅速な情報共有やコミュニケーション活性化を求めてチャットツールを導入した企業は多いが、やりとりが活発になった結果、情報が埋もれやすくなってしまう例もある。そうなると、業務の抜け漏れが発生したり、伝わってなかったりといったコミュニケーション問題も頻発する。精査しようにも、リアルタイムな経緯確認が難しいのも問題だ。

また、いわゆる大企業の場合、必要に応じたツール導入が順次進められたために、部署ごとに異なるツールが導入されてしまっていることもある。ツール最適化ができていないことで、部署ごとの連携に問題が起き、全社的な業務効率化が阻害されてしまうといったケースも存在する。

さらに、導入したツールが十分に使われないという、定着の壁もある。十分な機能があり、コスト面でも問題がないことは導入の前提になるが、ITリテラシーの高いエンジニアだけでなくバックオフィスを含む全社員がスムーズに使いこなせるかどうかという視点もツール選定には重要だ。

定着の壁を打ち破る！ 直感UIで誰もが使いこなせる「Morningmate」

多くの課題を解決し、幅広いユーザーにとって使いやすく定着を期待できるツールとして、サテライトオフィスではコラボレーションツールである「サテライトオフィス・プロジェクト&タスク管理機能 Morningmate」を提案する。

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「Morningmate」を開発するMADRAS CHECKは、ツール定着を最大の課題ととらえており、とにかく使いやすいツールを目指しUI/UXに徹底的なこだわりを持って開発。マニュアルなしでも直感的に操作できるデザイン、IT用語ではなく誰にでも理解しやすい言葉を使ったメニュー構成など、ITリテラシーの高くない人でも無理なく使いこなせるように工夫されている。

機能面の充実も魅力的だ。プロジェクト管理を中心に、タスク管理、スケジュール管理、チャット、ビデオ会議、掲示板機能等を統合したオールインワン型のコラボレーションツールとなっている。初めてツール導入をする、既存ツールから乗り換えたい場合にも選択しやすいだろう。社内だけでなく社外メンバーとも連携し、コミュニケーションを通じた業務効率化を推進してくれるツールだ。

また、シンプルながらカラフルで楽しさを感じさせる画面構成や、チャットでのスタンプ、投稿への「いいね」機能など仕事を楽しく進めるための工夫もこらされているのが特徴だ。誰でも気軽に楽しく多彩な機能利用できることで、社内全員が業務を効率化できるツールといえる。

多彩な機能でプロジェクト管理やタスク管理をスムーズに

Morningmateのプロジェクト管理機能では、社内外の人を招待して1つのプロジェクトとして管理可能だ。部署や業務の特性に合わせてプロジェクトを作成できる。

プロジェクト単位のポータル画面から、シームレスに掲示板機能やチャット機能が利用できる。都度別のツールを起動して画面移動する必要がなく軽快に利用できるのはもちろん、プロジェクトに関連する話題に絞って利用できることで、会話の混乱や業務連絡の抜け漏れが発生しづらくなる。チャット機能はプロジェクト単位の他に、1対1、グループ単位でも利用可能だ。スケジュール管理やビデオ会議も、チャットの延長で開始できる。

スケジュール管理機能では、会議やイベントの日程管理が行える。Morningmate内で完結させるだけでなく、Google meetsやZoom、Teamsといった外部Web会議予定を登録や、Googleカレンダー連携にも対応する。

タスク管理やファイル管理などにはプロジェクト画面のタブからアクセス可能だ。タスク管理機能では、タスクごとに担当者と期日、優先順位、進捗度、サブタスクを設定できる。フィルター機能を使えば抜け漏れの防止にも役立つ。ファイル管理機能でもプロジェクトに共有されたファイルをすべて表示したり、検索したりできる。

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登録されたタスクからは、プロジェクト全体を見渡したガントチャートが自動作成される。予定や各タスクの進捗状況を視覚的に把握可能なものが、手間なく自動作成されるのは便利だ。さらにタスクのステータス別集計などを円グラフで表示できるレポート機能があるため、対応状況もひと目で確認できる。またプロジェクト単位で設定できる通知機能が確認漏れや対応遅延の防止にも役立つ。

そしてモバイルアプリも用意されている。スマートフォンやタブレットからの利用に対応しており、移動中でもリアルタイムで業務遂行が可能だ。

プロジェクト管理をするだけでなく、業務全体をサポートするツールを備え、それぞれをシームレスに連携利用できるのがMorningmateの大きな特徴となっている。

Google Workspaceと強固に連携！ 既存資産を最大限に活用し効率化

業務全体をカバーする多機能さがあるということは、既存ツールと競合する部分もあるということだ。しかし完全な移行を行う必要はない。MorningmateはGoogle Workspaceとの強い連携機能を持っている。

Googleアカウントと連携させることでGmailやGoogleカレンダー、Googleドライブといった各種サービスをMorningmate上からシームレスに利用可能だ。Googleドライブ内にあるファイルも、リンクを貼り付けるだけでMorningmateから閲覧できるなど、既存資産を活かしつつ管理を効率化できる。

しかも管理者が一括で設定するのではなく、ユーザー自身がコントロール可能だ。Gmail、Googleドライブ、Googleカレンダーのウィジェットが用意されており、Morningmateから利用したい場合にはウィジェットを自分の画面に配置すればいい。メールだけはGmailの画面から操作した方が便利だと感じる人がいれば、自分の好みで選択できる。

サテライトオフィスは日本企業向けにGoogle Workspaceの導入支援を長年提供してきた。日本企業の業務にマッチした形で活用しやすくするアドオン開発も盛んに行っている。その一環としてMorningmateの導入も支援し、Google Workspaceと連携させた利用の支援も提供する。すでにGoogle Workspaceを利用している企業はもちろん、これからMorningmateと一括導入したいという企業にも対応可能だ。

現場が実感する導入効果！ AI連携でさらに進化するMorningmateの未来

Morningmateは世界各国ですでに多くの導入企業がある。実際に導入したユーザーからは「導入後にはチャットツールでの抜け漏れが格段に減った」「期日やステータスが明確に見えるため管理しやすくなった」という声が上がっているようだ。

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また社内外とのやりとりをMorningmate上で完結させることで、メールの件数が大幅に減った、コメントが記録に残るため「言った言わない」問題が解決されたといった効果も出ているなど、企業がプロジェクト管理や情報共有で抱える問題の解決に繋がっている様子がわかる。

さらにMorningmateは使いやすく更新され続けており、今後の機能強化予定も多彩。例えば、最近ではタスク管理機能でタスクステータスの設定を自由に設定できるようにするカスタマイズ機能「タスク2.0」が追加された。従来は既定の5段階のみ設定可能だったが、より細分化でき、ステータス名も自由につけられるようになった。今後のリリース予定の機能としては、ログインしなくてもプロジェクトの中身を見れる「公開リンク」機能、MateX（進化したAI）、今以上に強化されたカレンダー機能が追加される予定だ。

AI機能の導入も、将来的に計画されている。たとえばタスク登録時、やるべきことの提案やサブタスクの提案といった補助をしてくれる機能が予定されている。さらに依頼内容の下書き、必要な資料の発見といったサポートもAIが行ってくれるようになる。プロジェクト管理機能でも、プロジェクト立ち上げ支援の構想があるという。

いずれは朝、仕事を始めるときに開いて「今日やるべきこと」を尋ねれば担当タスクの中から期日までの業務をリストアップし、適切な順番に並べてくれるようになるだろう。まさしくMorningmateという名にふさわしい存在になってくれそうだ。

サテライトオフィスが日本企業に寄り添う支援体制で万全の導入・運用サポート

多機能であり、誰にでも使いやすく、今後の発展にも期待できるMorningmateは、コスト面でも選択しやすい。企業規模や業種を問わず導入例が多く、幅広い活用ができるのも魅力的だ。さらに、サテライトオフィスがその導入を支援する。

サテライトオフィスでは多くの日本企業向けにGoogle Workspaceを中心として業務支援ツールの導入・運用支援サービスを提供してきた。導入検討時には管理者や情報システム部門の担当者だけでなく、実際にツールを利用する現場従業員にも同席してもらうことで理解が深まり、会社全体を巻き込んだツール定着と業務効率化が実現できるといったノウハウも持っている。

導入済のGoogle Workspace環境を活かしてプロジェクト管理やタスク管理を強化したい企業にとっても、Google Workspaceと同時導入して本格的な業務改善や効率化に取り組みたい企業にとっても「サテライトオフィス・プロジェクト&タスク管理機能 Morningmate」は最適なソリューションだ。

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