ペーパーレス化によるコスト削減効果を算出するには、削減される人件費や固定費（レターパックや印刷などの費用）を計算した上で、導入するシステムの費用を引き算することになる。
こうした算出を行うことで、ペーパーレス化によってどの作業がコスト削減/効率化されるのか、具体的に何から着手するとよいかが見えてくる。ただし、ペーパーレス化だけを目的に人事労務システムを選ぶと、かえってシステム連携の工数が増える恐れがある点には注意したい。
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・入社手続きのペーパーレス化は、本当にコスト削減に繋がるのか?
・「とりあえずクラウド」は危険? "中長期を見据えた"システムの選び方
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システムの乱立がもたらす弊害とは
人事労務部門の業務は、入社手続きだけでなく人事管理、社保手続き、年末調整、人事評価など、多岐にわたる。こうした業務をそれぞれ人事労務システムの導入によってペーパーレス化した結果、効率化が進んだように見えても、実は生産性が上がったとは言い難い状況に陥るケースがあるようだ。
その要因としては、システムの乱立が考えられる。業務フローごとにシステムを導入したことから、手動で各種データを連携せざるを得ず、余計な作業が増えてしまったというわけだ。
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リンク先から閲覧できる資料では、入社手続きのペーパーレス化がもたらすコスト削減効果を算出するための方法が確認できる。また、システムの乱立がかえって余計な業務を生み出す可能性についても解説しているので、人事労務担当者の方にはぜひ参考にしてもらいたい。
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