2023年12月31日に終了した、電子帳簿保存法（以下、電帳法）における電子取引データを印刷して紙で保存することへの「宥恕（ゆうじょ）期限」。 2024年1月1日からは、電子メールなどで受領した請求書や見積書、領収書等の電子取引データの紙保存ができなくなり、一定のルールに従って電子データのまま保存することが義務化されている。
ここで注意が必要なのが、電子取引データの削除、改ざん等の不正が把握された場合は重加算税が加重され、電磁的記録が保存時に満たすべき要件に従って保存されていない場合は青色申告の承認取消対象となり得る点だ。
そのため、2023年12月に駆け込みで対応した企業も少なくなく、結果として「運用ルールの社内浸透・徹底に時間を要している」「保存時に要件を満たしたファイル名にするのに手間がかかる」といった課題が顕在化している企業も多い。そもそも「きちんと保存要件を満たせているのか」と不安を抱えているケースもあるだろう。
本稿では流通・小売事業を手掛けるA社のケーススタディをもとに、こうした課題を解決する製品の有用性と導入効果を解説していく。
電子取引データの運用負荷軽減を目指したシステム導入を検討
流通・小売事業を展開するA社は、年間売上50億円、従業員50名規模の中堅企業だ。取引社数は200を超え、月間で取引される電子データ数はおよそ1,000件に及ぶ。
そんな同社では、電帳法における「電子取引データ保存」への対応策として、検索要件を満たすためにファイルリネームしたデータをファイルサーバー上で保存・運用するという方法を採用した。
しかし、2024年1月からの義務化に合わせて急遽対応したという経緯もあり課題が山積。国税庁が求める“真実性の確保”を満たすための要件である「訂正及び削除の防止に関する事務処理規程に基づく運用・管理」は非常に困難なミッションとなり、経理部門の業務負荷増大だけでなく、営業・調達部門など現場の事務効率悪化も生じていた。
加えて、インボイス制度のスタートに伴い電子取引データが増加したことで、現場のストレスはさらに増大。経理部門もルールの定着に苦労すると同時に、そもそも現在の運用方法が電帳法の要件を満たしているのかといった不安も抱くようになったという。
そこでA社は、現場の負荷軽減と事務処理規程の遵守を実現するため、既存の運用から脱却すべくシステムの導入を検討。導入のしやすさも考慮しつつ、製品の選定を進めていった。
可視性と真実性の確保を実現する機能を網羅! 既存環境で利用できる点も魅力に
複数ベンダーの製品を比較検討したA社の目に留まったのが、日立ソリューションズ西日本が提供する「Hi-PerBT 電子取引データ保存」だ。
同システムは、その名が示すとおり、義務化された「電子取引データ保存」に関する検索要件（可視性の確保）に適応。取引年月日・取引先・取引金額での検索をはじめ、取引年月日または取引金額での範囲検索、そして複数項目の組み合わせでの任意検索が可能だ。
また、「訂正及び削除の防止に関する事務処理規程に基づく運用・管理」、すなわち“真実性の確保”を支援する機能も実装したシステムに仕上がっている。「Hi-PerBT 電子取引データ保存」 は、A社の課題となっていた２つの点を解消するのに役立つものだった。
1つは従来の運用で課題となっていたファイルリネームの処理を効率化できる点、もう1つ事務処理規程の作成から運用までをワンストップでサポートしてくれる点だ。
前者では、簡易OCR機能を用いて電子取引データから取引年月日・取引先・取引金額といった属性を抽出し、規則性のあるファイル名へ簡単に変換できる仕組みを提供。後者では、事務処理規程のテンプレート（国税庁提供の規定サンプル）を自社に合わせて手直しするための手引書を用意しており、企業はそれに沿って事務処理規程を作成・遵守することで、電帳法の保存要件を満たした運用が可能となる。
加えて、DBや専用サーバーの追加購入が不要で、既存環境（ファイルサーバーやPC）で利用できる点も魅力だった。
電帳法で求められる運用管理を低コスト＆短期間で実現! 事務処理負担も大幅軽減
A社が「Hi-PerBT 電子取引データ保存」の利用により得られたメリットは多岐にわたる。
まず特筆すべきは、その導入の手軽さ。前述した手引書により、手間と時間を要する事務処理規程の準備が簡単且つ短期間で整い、その後のシステム初期設定とインストールも手早く完了。既存のハードウェアに導入可能なため、初期費用を抑えつつ、スピーディな運用スタートを実現。
また、簡易OCR機能によって営業・調達部門といった現場で負担となっていた事務処理作業（手作業でのファイルリネーム作業）が各段に効率化。
加えて、電子データの訂正・削除の申請・承認もメール通知機能により承認漏れがなくなり、申請時の入力情報を基に「取引情報訂正・削除申請書」も自動作成されるようになったことで、経理部門においては現場の事務処理規定の運用定着化をフォローするための業務負担も軽減した。
もちろん、“可視性の確保”に必要な条件での証憑の管理・検索にも対応しており、税務調査などでデータを求められた際にはすみやかに出力可能な体制もサポートできる。
こうして電帳法の「電子取引データ保存」における法的要件を満たした運用により、経理及び現場担当者の業務負荷軽減をはじめ、本来の業務に注力する環境を整備できる点も高く評価しているという。
環境構築から運用まで一気通貫で支援! 電帳法対応の有効な選択肢
「Hi-PerBT 電子取引データ保存」により、事業部門のリソースを生産性の高い業務に注ぎ込めるようになり、従来の運用で感じていた課題から解放され、安心してビジネスを推進できる。
また、ガイダンスに沿って利用することで、自ずと電帳法対応を実現できる手軽さは本製品の大きな魅力。ファイルリネームでの運用に課題と不安を感じている企業はもちろん、これから電帳法対応を開始する企業にとっても、極めて有効な選択肢となるはずだ。
基本的には高度な専門スキルなしで導入・運用可能だが、IT人材不足に悩まされている場合は、日立ソリューションズ西日本の経験豊富なエンジニアによる技術支援サービス（環境構築から運用までをワンストップで提供）も利用できる。経理担当者や現場担当者に負荷をかけることなく、迅速かつ確実な電帳法対応を実現したいのならば、ぜひ一度、同社に相談してみてはいかがだろうか。
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