岡山県䞭西郚に広がる吉備高原に䜍眮する高梁垂で、1964幎から粟神科医療を地域に提䟛し続けおいる医療法人梁颚䌚 さきがけホスピタル。郜垂郚に比べ医療埓事者の確保が難しい環境の䞋、地域医療の問題に向き合い、粟神科医療の灯火を絶やさないこずを最倧のミッションずしおいる。同院が院内業務のデゞタル化に乗り出したのは、珟院長の暋口裕二氏が入職した2017幎。医事䌚蚈システムのみが皌動し、ほずんどの業務が玙ず手䜜業で行われおいた同院でClaris FileMakerによるシステム化が始たった。院長のトップダりンで独自の業務システム「Sakigakeシステム」を内補で開発したほか、職員の開発トレヌニングなども実斜。システムの発展ず改良を続けるこずで院内業務の効率性ず働きやすさに぀なげおいる。

  • 写真さきがけホスピタルの倖芳

独孊でシステム内補化の道を歩み始める

医療法人梁颚䌚は粟神科・神経科・心療内科を専門ずするさきがけホスピタル180床を䞭栞に、障害者グルヌプホヌム共同生掻揎助、就劎の機䌚や生産掻動の堎を提䟛する就劎継続支揎B型事業所など障害犏祉サヌビス事業所も䜵蚭し、粟神障害者ぞの包括的なケアを行う。たた40キロほど北にある新芋垂にお、さきがけクリニックも運営しおいる。職員は玄150人医垫6人、看護垫40人、粟神保健犏祉士5人、公認心理垫3人、䜜業療法士5人などが圚籍。2023幎4月に、埓来の粟神科病院のむメヌゞを払拭し、枩かく先駆的な医療を目指すため珟圚の「さきがけホスピタル」に改称した。

院長の暋口氏は静岡県や東京郜内で勀務した埌、2012幎より地元の岡山倧孊病院に勀務し、2017幎にさきがけホスピタルの前身に入職。2022幎に病院管理者・院長に就任した。同氏がFileMakerに出䌚ったのが、岡山倧孊病院勀務時代の倖勀先の粟神科病院だった。その粟神科病院ではFileMakerで開発した粟神科関連曞類のデヌタベヌスアプリケヌションを運甚しおおり、「初めお觊れおみたが、䟿利なツヌルだ」ずいう印象を持ったずいう。

粟神科医療では粟神保健犏祉法に基づき、入退院時をはじめずしおさたざたな曞匏で倧量の届出曞類の䜜成・管理が求められる。暋口氏がさきがけホスピタルに入職した圓時は倚くの曞類に関しお、それぞれの垳祚を手䜜業で䜜成しおいた。頭曞情報など同じこずを䜕床も手曞きする煩雑さはもちろん、あたりの曞類の倚さに以前の患者蚘録がどこに保管されおいるのかもわからない状態だった。「おそらく、システム化されおいない倚くの粟神科病院の課題でもありたすが、反埩するような䜜業はできるだけ省力化し、仕事を楜にしたいずいうモチベヌションがありたす」ずいう暋口氏。そこで倖勀先ず盞談し、運甚しおいた粟神科関連曞類アプリの䞀郚を譲り受け、FileMakerをスタンドアロンで利甚しはじめたのが発端だった。

暋口氏がFileMakerの技術を独孊で習埗しながらさたざたな蚺療曞類䜜成などのアプリケヌションを開発しおいったずころ、他の医垫や粟神保健犏祉士なども次第に利甚しはじめた。そのような状況から「よく理解しおいないながらもFileMaker Serverを立お、院内LANで運甚」暋口氏を開始。その埌、Claris認定パヌトナヌである株匏䌚瀟未来Switch倧阪垂の協力の䞋、クラりド化も実珟しおいる。

「院内のデゞタル化にはある皋床の投資をしおおかないず、医療珟堎は非効率的な業務に忙殺されおしたいたす。FileMakerを掻甚すれば、コストを抑えお業務の省力化ができるずいうムヌドが院内に広がり぀぀ありたした」暋口氏ず圓時を振り返る。

  • 写真暋口裕二氏

    院長の暋口裕二氏

粟神科病院は党囜に玄1000斜蚭あるが、その3分2が200床前埌の䞭小芏暡病院だ。特に200床以䞋の粟神科病院は、人的・予算においおもDXデゞタルトランスフォヌメヌションリ゜ヌスが限定された環境だずし、玙カルテ運甚を続けおいる斜蚭がほずんどだず暋口氏は指摘する。そうした環境䞋で珟堎オペレヌションを改革する可胜性を秘めおいたのが、FileMakerによる内補開発であった。

システム開発・運甚郚門を新蚭

さきがけホスピタルの蚺療業務システムは、譲り受けた粟神科関連曞類デヌタベヌスをベヌスに、暋口氏の手により患者管理や凊方箋・指瀺箋など蚺療業務に関するさたざたな機胜が远加され、医垫や粟神保健犏祉士、䜜業療法士など、職員の業務支揎に欠かせないシステムぞず成長しおいった。そうしたなか、2022幎4月に暋口氏が病院管理者・院長に就任したこずにより、FileMakerの開発・運甚、カスタマむズなどを担圓する郚眲ずしお、情報管理・心理宀が新蚭され、むンハりス環境ぞの䞀歩を螏み出した。「院長就任により私䞀人で担っおきた開発・運甚を他のスタッフに任せる必芁がありたした。システム環境の属人化を解消するずずもに、それたで開発しおきた蚺療業務にかかわるシステム以倖に劎務管理などもDXしないず職員の䞍䟿さは解消され埗たせん。そのため、院内業務をデゞタル化しDXを掚進する必芁がありたした」暋口氏

圓時の情報管理・心理宀のメンバヌは、公認心理垫、医局秘曞、医療事務員など5人で構成され、党員が本来の業務ず兌務しおいた。その䞭で開発担圓の責任者に任ぜられたのが、プログラミング未経隓だった公認心理垫の黒河葵氏だ。「新郚門に配属になった2022幎4月から独孊でFileMaker技術を孊びはじめたした。Clarisのマスタヌブック(※1)やYouTubeのトレヌニング映像、開発サンプル(※2)などが圹立ち、皌動しおいたシステムの゚ラヌ報告や改善芁請に察凊しながら技術習埗を進めおいたした」黒河氏

(※1)Claris FileMaker を䜓系的に孊習できる公匏テキスト。珟圚は「Claris FileMaker ガむドブック」ずしおPDF 版は無料ダりンロヌドが可胜だ。
(※2)ダりンロヌドしおすぐに䜿うこずもカスタマむズも可胜なテンプレヌトである「業皮別サンプル App」は珟圚 100 皮類ほどが無料で提䟛されおいる。
  • 写真黒河葵氏

    開発責任者を務める公認心理垫の黒河葵氏

圓初、5人で構成されおいた情報管理・心理宀は、翌2023幎4月には FileMakerシステムの開発や運甚の䞻導の他、院内売店の運営などさたざたな業務を担圓する事業郚ずしお再線。構成メンバヌも7人に増員され、黒河氏ず同じく心理垫ずしお勀務する安田昌平氏が䞻に開発を担圓しおいる。たた他のメンバヌはFileMakerによるシステムの運甚や職員ぞの運甚指導、システム改善の補䜐などを担っおいる。そしお2022幎の秋には、暋口氏が開発・拡匵しおきた蚺療業務支揎システムに加え、劎務管理など職員向け業務システム、院内売店などの物品管理システムの3システムで構成される「Sakigakeシステム」の本栌的な開発・運甚がスタヌトした。

新郚門で本栌的開発スタヌト

Sakigakeシステムは、「状元」じょうげん、「抜県」がうがん、「探花」たんかず名付けられた3システムで構成されおいる。これらの名前は病院名の「さきがけ」が魁星かいせい、北斗䞃星の第1第4星に由来しおおり、この魁星は昔の䞭囜では科挙及第を願掛けする察象であった。同詊隓の䞊䜍合栌者に莈られる称号にちなんだ非垞にナニヌクな名称ずなっおいる。

  • Sakigakeロゎ

「状元」は暋口氏が開発・拡匵しおきたシステムで、患者情報管理、入院患者蚘録、ベッドコントロヌル病床管理、凊方箋・各皮指瀺箋、蚺療に関する各皮届出曞類䜜成・管理など、䞻に蚺療にかかわる業務支揎機胜を有しおいる。ナヌザヌは医垫、看護垫、粟神保健犏祉士、䜜業療法士、医療事務員などだ。特筆すべき機胜は、ベッドコントロヌル機胜だずいう。

  • キャプチャSakigakeシステムのトップ画面

    状元のトップ画面虐埅・ハラスメントなどに関する暙語の院内呚知も兌ねおいる

ベッドコントロヌルは、病床を効率的に運甚するために管理・調敎するこずだが、同院では患者の病状に合わせお頻繁に転棟・転宀が行われるずいう。埓来は玙ずホワむトボヌドで日々の各病棟の転宀状況を蚘録・管理し、届出のために事務担圓者が毎日、病棟看護垫に確認電話するか各病棟のホワむトボヌドを確認しおいた。病棟看護垫がシステム䞊でリアルタむムに倉曎操䜜するこずにより、どこからでも病棟の状況を確認できるようになった。電子カルテシステムなどには実装されおいる機胜だが、FileMakerの基本的・特長的な機胜を利甚し、簡単な操䜜で病床管理業務を効率化した点が重芁だず暋口氏は指摘する。

  • キャプチャSakigakeシステム

    習埗した技術を駆䜿しお開発したベッドコントロヌル機胜患者氏名は架空のもの

職員向けシステムの「抜県」は、出退勀管理・残業代算出などの劎務管理機胜やむンシデントレポヌト報告機胜、職員向け資料庫など、職員ポヌタルずしお運甚されおいる。暋口氏から出退勀管理機胜の開発を指瀺され着手したもので、機胜远加などの芁件倉曎は黒河氏らず院長ずの䌚議で決定しお進めたずいう。

出退勀管理は、各職員が携行する職員カヌドにQRコヌドを貌付し、バヌコヌドリヌダヌで読み取っお出退勀時間を蚘録する。医局や各病棟、事務郚門にiPadを配垃し、それぞれの郚眲で出退勀時に䜿甚しおいる。「以前は玙のタむムカヌドに蚘入しおおり、残業代を蚈算する専任職員を配眮しおいたした。システム化により残業代の算出も自動化されるので、専任職員の配眮転換もできたした」黒河氏

  • 写真バヌコヌドリヌダヌずiPadを䜿った勀怠管理のようす

    バヌコヌドリヌダヌずiPadを䜿った勀怠管理

たたむンシデントレポヌトは、以前は甚玙にむンシデントのレベル、具䜓的な内容などを蚘入し、所属長・郚長・医療安党委員䌚での確認・承認抌印しおいたものをシステムで䜜成できるようにし、ポヌタルで集蚈や回芧・承認プロセスも自動化しおステヌタス管理もできる機胜を実装した。

䞻に院内売店システムずしお運甚する「探花」は、倖郚委蚗運営だった院内売店の専埓者が退職するこずを機に売店を病院運営に切り替えたこずにより、開発するこずになったもの。院内売店の運営はアりト゜ヌシングするこずが倚いが、病院芏暡や地域性などから運営委蚗を請け負う事業者の誘臎が困難だったこずから自院運営にせざるを埗ない背景があった。そのため、職員の業務負担をできるだけ軜枛・効率化するこずがシステム開発の狙いだった。「売店運営を事業郚で行うこずになり、販売管理ず同時に仕入・圚庫管理もシステム化しようず開発に着手したした」黒河氏

  • キャプチャ探花の泚文販売画面

    探花の泚文販売画面患者氏名は架空のもの

完成した売店システムは、売店゚リアでの販売をはじめ、閉鎖病棟ぞの移動販売や看護垫経由の泚文販売、院内の自動販売機での搬入・販売などの機胜を実装。玙䌝祚で凊理しおいた䜜業をバヌコヌドリヌダヌによる効率的な販売凊理を可胜にした。たた、圚庫管理機胜では商品マスタヌをベヌスに仕入蚘録・返金凊理・発泚曞の自動䜜成も行えるようにした。「事業郚の担圓者が定期的に仕入に出向き、割匕しおいる商品などを患者・職員向けに賌入しお入庫凊理を行い、売店゚リアでの販売や自販機ぞの補充䜜業を行っおいたすが、それらの凊理をすべおバヌコヌドリヌダヌずiPadで簡朔にできるようにしたした。事業郚の職員が負担に思っおいた業務を楜にしたいずいう院長の指瀺で開発に着手したしたが、指瀺されたもの以倖にも業務を効率化できる现かな機胜を数倚く実装しおいたす」黒河氏ずし、事業郚自らの考えで内補開発が進展しおきたず話す。

  • 写真iPad掻甚のようす

    商品マスタヌを敎備し、販売管理・仕入・圚庫管理などをシステム化。職員の業務負担が軜枛した

開発技術・リ゜ヌス䞍足により開発委蚗の遞択肢も

売店システムず圚庫管理システムの内補開発で売店業務の効率化は実珟したものの、入院患者の預かり金管理システムずの連携が課題ずしおあった。入院患者は嗜奜品や玙パンツなどの生掻必需品を賌入する際、預かり金から賌入するこずが入院芏定であり、埓来、預かり金管理はベンダヌ補の゜フトりェアで行っおいた。探花運甚以前は、販売する際は職員が手曞き領収曞を元に預かり金管理システムに手入力しお賌入費を枛算凊理しおいた。そのため、手間がかかるうえ入力ミスなどにより残高が合わなくなるリスクもあった。探花システムの運甚開始に䌎い、それらの課題を解消するためベンダヌ補の預かり金管理システムず連携する必芁性があった。「圓初、預かり金管理システムからボタン操䜜でデヌタをCSV出力できるよう改修䟝頌をしたずころ、数十䞇円の費甚がかかるず蚀われたした。それなら預かり金管理システム自䜓も院内開発した方がいいだろうずいう結論になりたした」暋口氏

ずころが預かり金は入院患者から預かるお金であり、きちんずした報告曞を家族ぞ定期的に提出する必芁もある。院内開発ではハヌドルが高く開発リ゜ヌスも䞍十分だずし、Claris認定パヌトナヌである未来Switchに開発䟝頌するこずになった。

倖郚開発ずしお初の案件だったが、黒河氏ず未来Switch代衚取締圹の片岡博達氏がWeb䌚議で芁件を決定し、開発を進めた。完成した新・預かり金管理システムは、状元システムの入院患者デヌタず、探花システムの賌入デヌタずを共有するこずでデヌタの䞀元管理を実珟。事務䜜業が倧幅に効率化された。

事業郚職員察象に開発トレヌニングも実斜

暋口氏1人で担っおきた開発業務を移管するために新蚭した事業郚だったが、「スタッフに期埅しおいた開発・運甚スキル、あるいはDX掚進の成果は圓初の予想を倧きく䞊回っおいる」ず評䟡する暋口氏。ほが独孊で習埗しおきた事業郚スタッフのFileMakerの開発・運甚技術をさらに向䞊させたいず考えた同氏は、開発トレヌニングの実斜を未来Switchに芁請。病院支揎で倖郚事業者の力を借りた人材育成に乗り出した。

事業郚スタッフを察象にしたFileMakerの合同トレヌニングは、2023幎8月に4日間20時間の日皋で行われた。「事業郚スタッフの技術レベルを事前に䌺い、初玚・䞭玚・䞊玚・応甚線の4コヌスの講座を行いたした。医療系の課題教材を甚い、初玚・䞭玚線に぀いおは各10時間のトレヌニングを4日間で実斜する内容で、1぀の課題゜リュヌションを繰り返し䜜成するリピヌトトレヌニングを行いたした。確実に技術習埗できるよう特色を持たせたした」ず片岡氏は説明する。なお、黒河氏ら2人の開発経隓者を察象ずした䞊玚応甚線はマンツヌマンのオンラむン講座で実斜した。

  • 写真片岡達博氏

    未来Switch代衚取締圹の片岡達博氏

初玚䞭玚線を受講した事業郚郚長の坂田倧茔氏は、FileMakerアプリケヌションの構造的な知識はれロの状態だったず蚀うが、「デヌタベヌスの基本的な構造やリレヌションシップによるデヌタ連携の仕組みなどが理解できたした。トレヌニングの埌半は教材をなるべく参照せずにアプリ䜜成できるようになり、FileMakerデヌタベヌスの構造的な理解は深たったず思いたす」ず振り返る。たた、入職したずきから状元システムを運甚しおいたものの、技術的なスキルはたったくなかったず話すのは医局秘曞の束本京子氏。「リレヌションシップの構造などが理解でき、バックグラりンドでどのように機胜しおいるのかがわかりたした。それたでもシステム運甚の立堎からデバッグ䜜業を評䟡されおいたしたが、゚ラヌ発生に぀いお再珟性の確認によっお芁因を関連付けお芋぀けるこずができるようになりたした」束本氏

  • 写真坂田倧茔氏

    事業郚郚長の坂田倧茔氏

  • 写真束本京子氏

    事業郚䞻任医局秘曞の束本京子氏

事業郚スタッフに機胜説明する際に技術甚語を䜿わず話すこずに苊劎しおいたずいう黒河氏は、「デヌタベヌスの基瀎や機胜を理解しおくれたので、技術甚語を亀えた䌚話も可胜になったし、゚ラヌ報告も原因の芋圓を付けお報告しおもらえるようになりたした」ずトレヌニングの成果に぀いお語る。

事業郚スタッフを察象にした技術トレヌニングの定期実斜は予定しおいないず話す暋口氏だが、教育機䌚は職員党員に察しお蚭けおいきたい考えだ。「Sakigakeシステムは職員党員で䜜り䞊げおいくずいう文化・颚土で開発・運甚しおいたす。FileMakerは非垞に䜿いやすく、開発のスピヌディヌさや拡匵性に優れたプラットフォヌムです。各郚門の職員がより理解を深め、さらなる業務改善に぀ながるアむデアを考えられるようになっおほしい」暋口氏ず展望した。

  • 写真むンタビュむヌ集合
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