ベンチャーファンドを運営する朝日メディアラボベンチャーズは、日本国内、シリコンバレー、ニューヨークを中心に、インターネットやテクノロジー、メディア関連企業、新たなライフスタイルを創出する企業などへ投資を行っています。

同社は日々のファンド業務に加え、出資した企業を紹介したり、ニュースリリースを掲載する自社Webサイトの運営を気軽に行えるよう、サイト移行を外注したいと考えていました。

しかし、見積もりを出すために必要な作業工程表や所要期間、希望するサイト作成ツールが使えるのか等の調査を行う時間すらなかったといいます。

そこで2021年3月から"アシスタントオンラインサービス"を導入したところ、優秀なアシスタントが自ら能動的に業務を行い、必要なことがあれば進んで提案してくれたことで、コーポレートサイトをスムーズに移転できたのです。

同サービス導入の経緯や、優秀なアシスタントが具体的にどのように動いてくれたのか、投資担当ディレクターである山田正美さんへの当時のインタビューをお届けします。

工数のわからない案件でも依頼できた

――Fammアシスタントオンラインサービスを導入されようと思った経緯を教えていただけますか。

  • 朝日メディアラボベンチャーズはいかにしてコーポレートサイト移転を実現したのか? 優秀なアシスタントが自ら推進

当社は代表と私を含め、4人というスモールチームで構成されており、全員、ファンド業務を行っています。限られたリソースの中で生産性を上げるため、経理や広報といった仕事は外部の方にもご協力をいただいております。 業務をアウトソーシングする文化があったとはいえ、なかなか外に発注しにくいものもあります。例えば、自社のWebサイトの運営です。出資した企業を紹介したり、ニュースリリースを掲載する作業をフルオートで任せることが難しく、自分達で行うしかありませんでした。

とはいえ、普段の業務を行っているとなかなか更新まで手が回らない。せめて管理やメンテナンスが楽なサイトにつくり変えようと思ったのですが、サイト移行のためにどのくらいの作業工程が必要になり、どのくらいの時間がかかるのか、そもそも、私が考えているサイト作成ツールを使ってスムーズに移行することが可能なのか、調査をする時間もない。 そんなときに、もともと付き合いのあった Timers さんでオンラインアシスタントサービスがあることを知り、相談してみることにしました。

――初回の打ち合わせでは、どのような相談をされたのでしょうか。

「現状WordPressでつくっているこのサイトを別の環境にうつしたい」という、かなりアバウトな相談をさせていただきました。 他社の制作会社などに依頼をする場合、どのくらいの作業が必要になるのか、当然ながら工数がわからないと見積もりを出してもらえません。ただこちらとしては、正確な見積もりを出してもらうために、発注したい業務について調査する時間もない。 そんな状態での依頼にも関わらずTimersの担当者さんは、「まず、Webサイト移行業務ができそうなアシスタントを探してみます。アシスタントと我々と 3人でコミュニケーションを取りながら進めてみましょう」とおっしゃってくださいました。「できません」と断られることも覚悟していたので、こちらの要望をくみとり、見積もりを出す前にアシスタントさんを探してくださったことは非常に好印象でした。

判断が早く、的確に仕事を進めてくれるアシスタント

――その後はどのようにコミュニケーションを取っていったのでしょうか。

営業さんにフロントのアシスタント候補の方をご紹介していただきました。スキルが非常に高く、仕事をするうえでのコミュニケーションの部分や人柄も申し分ないと思ったので、お願いすることにしました。

――利用前に、不安を感じる部分などありましたか?

こちらからの発注の仕方がアバウトだったので、「もっと細かく指示を出してもらわないと わからない」等のやり取りが発生し、時間を取られてしまうのではないかという心配がありました。「結局、自分たちでやったほうが早かった」という事態になる可能性もゼロではないかな、 と思っていましたが、結果的に杞憂に終わりました。こちらからの要望を正確にくみとって想定以上の働きをしてくださり、私はほとんど確認をしてOKを出すだけでした。

――Webサイト移転はスムーズに行えたのでしょうか。

はい。WordPressで運営していたサイトを、コーディング不要の Webサイト作成ツール STUDIOを使ってつくり変えてもらったのですが、何よりも嬉しかったのが見た目のデザインをほぼ変えずに移転していただいたこと。 STUDIOはノーコードでWebデザインを行っているため、WordPressに比べ機能やデザインの制限があります。「完全に元のサイトと同じ、というわけにはいかないだろう」と思っていたので、出来上がったものを見たときには完成度の高さに本当に驚きました。STUDIO公式の説明には掲載されていないような機能も、アシスタント自身で調べて使いこなしてくださったようで、スキルの高い方にお願いできて本当に良かったと思いました。

目標に向けて必要なことを提案してくれた

――不便を感じる部分などは特にありませんでしたか?

ありませんでしたね。こちらからの要望が物理的に実現できなそうなときには、できない理由を簡潔に述べたあとに代替案を提案してくださるなど、ゴールに向けて自分で考えて仕事を進めてくださいました。Chatwork上でやり取りをしていたのですが、文章の要点もわかりやすく、コミュニケーションでストレスを感じることはありませんでした。 言われた通りにアシスタント業務をこなすだけでなく、プロジェクト成功のために自ら試 行錯誤して尽力してくださったので大変感謝しております。

――現在は、動画制作のご依頼もいただいているようですね。

はい。当社のWebサイトに掲載するための動画コンテンツの制作をオンラインアシスタントの方に依頼しております。当社や投資先の事業内容を紹介するという内容のものを想定しています。 今回も、大変優秀な方をご紹介いただいたので、どういった内容のものがいいか、シナリオ作成からお願いしているところです。

――Fammアシスタントオンラインサービスをうまく利用するコツはありますか?

Fammのアシスタントさんは育休中の方や子育てをしている方なので、はじめの面談で対応可能な時間を確認しておくといいと思います。Fammの担当者も仲介に入って非常に丁寧に対応してくださるので、 諸条件などをはじめに要望を伝えておけばミスマッチは起こらないと思います。 大手企業や外資系企業、ベンチャーなどでの勤務経験のある優秀な方が在籍していますので、一度相談してみるときっと期待以上のアウトプットになると思います。対応業務も、Web制作から SNS運用、ライティング、電話対応ほか幅広いので、一度Fammの良さがわかればそのほかの業務も頼みたくなると思います。

――今後、Fammアシスタントオンラインサービスをどのように活用されようと思って いますか?

FacebookなどのSNSの更新が半年くらい滞ってしまっているため、今後はSNS運用も検討しています。こちらから投稿のネタを指示しなくても、できれば自分で投資先のニュースリリースなどをひろい、画像や文面を制作してくれるアシスタントの方がいると非常に助かります。SNS運用に限らず、継続的にプロジェクトを任せたいと思っています。

※本記事は株式会社 Timersから提供を受けております。著作権は同社に帰属します。

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