大企業と同じレベルの管理業務が求められる中堅企業の情シス。とはいえトラブルへの対処やヘルプデスク業務はいつ発生するかわからないため、場当たり的な仕事になってしまいがちだ。

しかし1年間という単位でみると、だいたいの件数は予測できないだろうか。1年間に生じるPCやサーバーの故障は何件くらい、システムの不具合は何件くらい、ヘルプデスク業務は何件くらい……と考えていけばよい。これが年間計画=1年間の作業量の見込みというわけだ。

また、通常の情シスは突発的な仕事だけではなく、毎年同じ時期に行う作業や、システム構築リプレースなどの計画的な業務がある。ひとり情シスであっても業務をうまく回せている人の多くは、これらすべてを計画的に運営していると思われる。

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年度カレンダーに案件を組み込んでいく

すべての業務をまとめた年度カレンダーを作成できれば、突発的な業務も計画的に運営できるようになる。やはり場当たり的な対応だけだと、現在の状況が妥当かどうか判断ができない。業務量が数値化され、状況が把握できるようになれば、目標が定めやすくなり、業務改善も進んでいくはずだ。

もし年間作業量のおおまかな数字すら把握できていないということであれば、まずは問い合わせや作業の記録を取るところからスタートするとよい。1年分たまれば、それはとても価値のあるデータとなる。自社の困りごとの集積であり、コスト削減のネタともいえる課題の宝庫だからだ。

また、状況を上司や経営層に伝える際も、ただ忙しいことを訴えるより、数値化できていれば説得もしやすくなるだろう。

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ここまで年度カレンダーを作成することの意義について解説してきた。年度カレンダーをさらに活用するにはさまざまなシナリオが考えられるが、それについては以下からダウンロードできる資料をぜひご覧いただきたい。

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