ウェビナーで質疑応答の時間を設けたものの、参加者の反応が想定よりも悪い場合や、大人数の参加者が一気に発言し進行がスムーズにいかないケースがあります。 ここではウェビナーの質疑応答をスムーズに進められるコツや実施するメリットについて詳しく解説します。
質疑応答をするメリット
ウェビナーで質疑応答をするメリットとしては主催者と参加者の間でコミュニケーションが取れるほか、以下のメリットがあります。
・理解度が深まる
・見えないニーズをキャッチできる
・プレゼン資料をブラッシュアップできる
順番に見ていきましょう。
参加者の商材に対して理解度が深まる
質疑応答をすることにより、ウェビナー参加者の商材に対しての理解が深まります。 商品やサービスを提供している企業が直接ウェビナーを行う場合は、参加者が疑問に感じる込み入った質問に対しても的確に回答できるためです。 また、質問を受けた際に追加説明として導入事例などを加えることで、参加者が商材を利用した場合の具体的なイメージを持たせることも可能です。
参加者の見えないニーズをキャッチできる
質疑応答は参加者の潜在ニーズの把握に役立ちます。潜在ニーズとは参加者自身も把握していないニーズを指しますが、質疑応答から潜在ニーズを発見できれば商品やサービスの新たな価値の提案や、競合との差別化のヒントになります。
潜在ニーズを引き出すためには、なにを思ってその質問をしたのか、参加者の意図を深く考えることが必要です。 意図を考えるにあたっては「差し支えなければこのように疑問に思った理由を教えていただけますか？」と参加者に問いかけるなど、うまくコミュニケーションと取りながらニーズを引き出してみましょう。
プレゼン資料をブラッシュアップできる
プレゼン資料は作って終わりではなく、実施するたびにより良い内容になるよう見直すべきです。 質疑応答で回答した内容は、今後のプレゼン資料に落とし込むことでブラッシュアップができ、次回以降により精度の高いウェビナー実施が可能になります。
質疑応答の種類
ウェビナー中の質疑応答の種類には音声やチャット機能、Q&A機能を活用したものがあります。 順番に見ていきましょう。
音声による質疑応答
音声による質疑応答は従来のセミナーと同じく、ウェビナーツールに搭載されている音声通話のみで質疑応答を行う方法です。 質問する際に声を発するだけなので手っ取り早く、スムーズなやり取りが期待できます。 ただし少人数のウェビナーであれば問題ありませんが、参加者が大人数の場合や、立場の異なる人が同時に参加する場合は音声でのやりとりには注意しましょう。
なぜなら、大人数が一気に発言した場合や特定の人たちだけのやり取りが始まってしまった場合、ウェビナー進行の妨げになってしまう可能性があるためです。 他にも、質問していないほかの参加者が見ていて退屈と感じる場合もあります。
そのため、大人数で音声による質疑応答を行う場合、あらかじめルールを設けるのがおすすめです。例えば、参加者が発言する際は手を挙げるなどのルールを設けておくと、主催者に選ばれてから発言をする流れを作れるため、大人数でもスムーズに進められます。 発言者の画面を大きく映す機能がついているウェビナーツールでは、大きく表示された人物の発言を優先するとウェビナー開催前に伝えておいてもよいでしょう。
チャット機能を利用した質疑応答
音声のほか、チャット機能を搭載したウェビナーツールを利用すればテキストベースでの質疑応答が可能です。 パソコンやスマートフォンからチャットを入力するとリアルタイムでメッセージが表示され、音声のようにほかの参加者の邪魔をすることはありません。
またログも残るため発言の取りこぼしも少ないでしょう。 主催者は寄せられた質問からいくつかピックアップして回答するか、質問者に話を聞きながら進めることで音声と同じような流れで質疑応答を行えます。
Q&Aを活用した質疑応答
上記のほかにも、ウェビナーツールに搭載されているQ&A機能を活用した質疑応答の方法もあります。
Q&A機能は質問があった場合、参加者が主催者にテキストで質問の送信ができる機能です。質問をテキストで行う点はチャット機能と似ていますが、Q&A機能では文字で相互のやり取りが行えないため、チャット機能に比べてより質疑応答に特化した機能といえるでしょう。 Q&A機能で質疑応答を行い、チャット機能では質問以外のやり取りを行うなどの使い分けができる点も魅力です。
質疑応答でのコツ
質疑応答をさらに活性化させるコツとして、事前に質問を募集することや記録・保存を行う点が挙げられます。 最後にこの2点について詳しく解説します。
事前に質問を募集する
質疑応答のメリットである商材の理解促進や潜在ニーズの汲み取りを最大限に活かすため、事前に質問を募集しておくとよいでしょう。 チャットやQ&A機能を利用することで、従来の会場でマイクを持って発言するという緊張感が薄れて発言はしやすくなるものの、そもそもリアルタイムで質問が思い浮かばない参加者もいます。
そのようなケースを想定して事前に質問を募集し、質疑応答の時間に寄せられた質問に関して回答する時間を設けてみるといいでしょう。質疑応答までに時間ができることで、参加者が質問を考える時間も作れます。
記録・保存しておく
寄せられた質問について後で見直すため、記録や保存をすることも大切です。 質問内容を保存することで、ウェビナー中には発見できなかった参加者の潜在ニーズを発見するきっかけや今後のプレゼン資料のブラッシュアップに役立つでしょう。
配信ツールには録画・録音機能がついている場合が多いため、質疑応答を記録・保存するために特別なツールを新たに導入する必要はありません。 録画機能などを利用する際は、当日に慌てることがないよう、配信ツールの使い方をしっかり事前に把握しておくことも大切です。
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まとめ
ウェビナー中の質疑応答は参加者にとって内容の理解を深めるだけでなく、主催者にとっても潜在ニーズを汲み取り商品開発やプレゼン資料のブラッシュアップに活かせる大切な時間です。
従来の対面型の質疑応答とは異なり、音声やチャット機能、Q&Aを活用するなど気軽にコミュニケーションが取れる点も特徴です。メリットを活かすため、十分に事前準備をしてウェビナーを実施しましょう。 マイナビニュースでは年間100件以上ウェビナーをサポートしています。 自社でウェビナーを主催することに不安を感じている場合は、ぜひお気軽にご相談ください。
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