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シェアオフィスにスマートワークブース「テレキューブ」を移設し新たな働き方の追求に踏み出したtoBeマーケティングの取り組み
2021/03/04 09:00
Web会議の活用が増えるなか、オフィス内では会議室が不足し、スペースの確保が課題のひとつとして浮上している。デジタルマーケティングの戦略策定支援に始まり、MA（マーケティングオートメーション）ツールやCRM（顧客関係管理）などのソリューション導入・活用をサポートするtoBeマーケティング株式会社も、そうした問題に悩まされていた。同社はインサイドセールスを強化する施策に舵を切り、顧客へのアウトバウンドコールやWeb会議を行うスペースとして、ブイキューブのスマートワークブース「テレキューブ」を導入。コロナ禍を機にそれまでの大きなオフィスからシェアオフィスへ移転した際も「テレキューブ」を移設し、自社専用ブースとして積極的に活用している。
拡大路線を視野に「テレキューブ」を導入
toBeマーケティングは2015年6月に2人のメンバーで設立以来、事業の成長に応じて人員拡大を続け、現在は100人近くの社員が働いている。毎年、社員が増えるごとに、立地が便利で大きなスペースへとオフィスを移転させてきた同社。一方で業務においては、近年マーケティングや営業活動のインサイドセールスを強化する施策に取り組んでいた。
「顧客に対してアウトバウンドコールを行うには、通常のオープンなワークスペースより、プライバシーが保たれる空間のほうが仕事に集中でき、成果も上がるので、会議室の利用が進んでいました」と語るのは、toBeマーケティング 代表取締役CEOの小池智和氏だ。ただ、現実にアウトバウンドコールをかける機会が増え、Web会議の活用も進んでいくなかで、会議室の予約がなかなか取れない状況になっていた。
toBeマーケティング株式会社
代表取締役CEO
小池智和氏
そのため、2018年5月から入居していた東京・新橋のオフィスに、アウトバウンドコール用途向けスペースとして会議室を増設するか、既存会議室を分割するという選択肢を意識したこともあったという。しかしながら、会議室の追加・改修にはコストや時間、手間がかかるため、実際にオフィス改造に乗り出すことはなく、ソリューション導入による課題解決を模索した。
「私を含め経営陣は、新しいソリューションを常にウォッチしています。会議室不足とインサイドセールス施策を強化するタイミングが重なっていたところで、ブイキューブが『テレキューブ』というボックス型会議スペースのソリューションに関する情報や採用事例を発信していたのを目にし、導入を決定しました」と小池氏は振り返る。
内部にテーブルとイス、Web会議向けPCなどが用意された「テレキューブ」の1人用「ソロ」を1台、新橋オフィス内に設置。当時は社員がさらに増えていくなかで、オフィスも拡充・移転していく路線を想定していたため、契約モデルとしても状況に応じて「テレキューブ」の台数を増やせるサブスクリプションを選択した。
コロナ禍の影響でシェアオフィス移転を決断
しかし、2020年春に新型コロナウイルス感染症が流行。新橋のオフィスは社員の働きやすさやモチベーション向上を重視し、大きなコストを投じて設計されていたが、政府の1回目の緊急事態宣言が出されたことで、オフィスへの出社がコーポレート部門を除いてほぼゼロとなってしまった。
「実は当社ではそれまで、基本的にテレワークを実施していませんでした」と小池氏。しかし出社自体ができなくなった環境でそうは言っておられず、4月から急きょテレワークをスタートする。そのあと、緊急事態宣言の解除により、出社と在宅勤務を選べるようにした同社だが、2カ月の運用でテレワークが浸透したこともあり、6月以降に出社する社員は多くなかったという。
「3月まではテレワークを行っていなかったので、正直、宣言解除後は半分くらい出社すると想定していました。しかし、実際には1割にも満たない程度でした」と小池氏。その状況を受けてtoBeマーケティングが選択したのが、これまでの拡大路線の移転ではなく、オフィスのスペースを極力絞ることを目的とした移転だった。自宅でのテレワークが当たり前になったため、同社では在宅勤務に関するケアや手当を充実させていった。その流れで社員アンケートを取ると、9割近くの社員から「テレワークにより効率が上がった」との答えを得られたことも、小規模オフィスへの移転決断を後押ししたという。
「より小さなスペースの専用オフィスをあらためて借り直すという選択肢もありましたが、新橋オフィスの借り手が早いタイミングで決まったことから探す時間の制約があったこと、また、将来的に社員の働き方やオフィスのあり方をどう考えていくべきかがまだ見えていない部分もあったことから、施工などが不要で、フレキシブルな移転も可能なシェアオフィス内の個室を移転先に決定しました」と小池氏。新橋オフィスの管理事業者の紹介で、東京・恵比寿の「ビジネスエアポート恵比寿」というシェアオフィス内に、4人用の個室2部屋を自社専用スペースとして借りることとした。新橋オフィスと比べ、賃貸コストを8分の1程度に圧縮できる点も魅力に感じたという。
「ビジネスエアポート恵比寿」のシェアワークスペース（自社専用スペースのほか、このスペースも利用することができる）
移設にも柔軟に対応可能なアドバンテージに着目
テレワークが浸透したことで、toBeマーケティングでもWeb会議の頻度は飛躍的に増加した。顧客とのアポイントメントはもちろん、社内会議や1 on 1ミーティングなどでもWeb会議がスタンダードになっている。在宅勤務の社員にとってWeb会議の場所は自宅だが、コーポレート部門やオンラインセミナー運営担当など、出社が必要な一部の社員には、オフィス内にWeb会議向けスペースの確保が必要となる。移転前は会議室に加えて「テレキューブ」がその役割を果たしていたわけだが、シェアオフィスへの移転後はどうするべきか。
小池氏は「シェアオフィスのオープンな共有スペースでは、やはりWeb会議はしづらいでしょう。そこで、新橋オフィスに設置していた『テレキューブ』を、シェアオフィスに移設することとしました」と語る。設置する場所やレイアウトを変更しても「テレキューブ」なら自在に対応できる。同社はそこに着目したわけだ。
そこでtoBeマーケティングでは社員によるオフィス移転プロジェクトを発足。なかでも「テレキューブ」の導入に加えてプロジェクトも担当した同社コーポレート本部の鈴木慧氏は、プロジェクトが立ちあがると早速、シェアオフィス管理事業者との調整を開始した。
toBeマーケティング株式会社
コーポレート本部
鈴木慧氏
「『テレキューブ』の資料をビジネスエアポート恵比寿の担当者に提示し、当社専用ブースとしてシェアオフィス内に設置できるかどうか確認したところ、OKとの返事をすぐにいただけました。そのあとは『テレキューブ』を個室内のどこに設置するかを最初に決め、そこからほかの設備のレイアウトも調整していきました」と振り返る。
このように「テレキューブ」設置自体はすんなり進んだものの、新橋オフィスの10分の1以下のスペースに移るため、シェアオフィスに搬入する設備と倉庫に保管しておく設備の取捨選択には、オフィス移転に慣れている同社も苦労したという。ただ、プロジェクトを発足させイベントとして対応し、社員たちが率先してルール決めなどの環境整備を行ったことで、社員たちの移転への戸惑いも少なかったという。
働き方の意識変化でさらに高まるニーズ
2020年11月からシェアオフィスでの業務をスタートした同社。4人分のデスクがある個室の一角に設置された「テレキューブ」は、出社する社員のWeb会議スペースとして活躍している。新橋オフィスでの導入当初は空いていれば使っていいことにしていたが、利用が増えたことで現在は予約制にしているという。
「私としてはオフィスというものにこだわりがあり、大きなオフィスへの移転は成長の指標であるとともに、社員の意欲も高めるものと考えていました。そのことを社員は知っていたので、シェアオフィス移転の決断には驚いた面もあるでしょう。しかし、テレワークが浸透したことで社員の意識も変わっており、オフィスではなく社員の教育・研修や待遇アップにコストをかけてほしいという意見が増えています。『テレキューブ』への社員のニーズも、移転後のほうが圧倒的に高まっていますね」と小池氏は話す。自宅からテレワークを行う社員がほとんどだが、アウトバウンドコールやWeb会議を数多く実施する日には出社して「テレキューブ」を利用したほうが捗るという社員もいるため、予約が一杯になる日もあるとのことだ。
toBeマーケティング株式会社
取締役COO
坂本元気氏
取締役COOの坂本元気氏は「Web会議の必要性は増す一方ですから、今後は『テレキューブ』の追加も含め、さらなる環境整備に取り組んでいかなければと実感しています」と語る。「テレキューブ」のシェアオフィスへの移設というユニークな取り組みを実践したtoBeマーケティングのこれからに、今後も注目していきたい。
提供：ブイキューブ
