「請求情報と入金情報の照合に時間がかかり、月末・月初には残業時間が増えてしまう」「入金消込処理が属人化し、担当者以外では対応できない」「債権管理や入金回収管理体制に不安がある」「“働き方改革”の実践に向け、経理業務を改善したい」--こうした入金消込業務や債権管理業務に関する課題を抱えている企業は多い。

もちろん、導入済みの経理・会計ソフトやシステムなどの機能で対処すればよいのだが、一般的な経理業務はともかく、入金消込処理といった特定の作業には力を発揮できず、人の手作業に頼ってしまう状況にある。

そこで、本稿では、入金消込処理や債権管理、売掛金管理といった機能に特化したソリューションを2回に分けて紹介する。取り上げるのは「V-ONEクラウド」。1回目となる今回は、そのすぐれた機能を明らかにする。

「入金消込業務の作業負荷が高い」が7割

V-ONEクラウドは、アール・アンド・エー・シー(R&AC)が提供するソリューションだ。経理業務システムの導入コンサルティングを事業の中核として創業したR&ACは、2007年に入金/回収特化型ソリューションパッケージ「Victory-ONE」をリリース。当初は、パッケージ製品として提供していたが、機能も限られていたため、導入企業ごとにカスタマイズが必要だった。

現在では、機能も拡張され、必要な機能のほとんどが網羅されている。そして、Victory-ONEのクラウド版がV-ONEクラウドだ。短期での導入が可能で、運用管理も不要、導入から維持管理までのコストも削減できるなど、クラウドのメリットも享受できる。こうした取り組みが評価され、すでに300社以上に採用されている。

そもそも「入金消込」とは何か。簡単に言えば、取引先に「請求」した金額と、銀行に「入金」された金額を突き合わせ、請求どおりに入金されているかどうかを確認する業務である。R&ACが2015年に実施した「入金消込」に関する調査では、「入金消込業務を行っているか」という問いに対し、約96%の企業が「行っている」と答えている。この96%のうち「入金消込業務をシステム化している」と答えた企業は約60%だが、システム化していても「入金消込業務の作業負荷が高い」と感じている企業は約70%を占めるという。

  • R&ACが2015年に実施した「入金消込」に関する調査

なぜ、システムで入金消込を作業しているのに、多くの企業が依然消込業務を大変だと感じているのだろうか。 それにはいくつかの理由がある。主なものとして、入金消込は支払いを行う側にイニシアティブがあるため、「受け身」の業務になってしまうことが挙げられる。

熟練の技が必要になって属人化してしまう

日本の商習慣では、月末締めの支払いが「翌月末」だったり、「翌々月末」だったり、「翌々月10日」だったり、取引先により異なる。支払方法も、口座振替だったり、手形だったりと、取引先のルールに従わなければならず、さらに複数取引の支払いが一括入金されたりするため、入金された金額が、どの取引とどの取引のものなのかを確認しなければならない。振込手数料や消費税の誤差で金額が合わないこともある。

入金消込業務は販売業務と会計業務のちょうど間の業務である。販売や在庫管理は販売管理システムがどんどん進化して最適化されており、それは会計も同様だが、どちらともいえない消込業務は進化から取り残されているのが現状だ。どちらかのシステムで業務しようとしても機能が足りず、エクセルや手作業がのこってしまう。つまり、消込業務、消込機能はガラパゴス化してしまっているのだ。そのため、インターネットバンキングの取引明細をCSVファイルに出力し、Excelに取り込んで、取引先ごとに並び替え、大量の請求書と照合するといった作業が必要になる。

インターネットバンキングの取引明細から得られる情報は、「日付」「金額」「振込依頼人名義」等の限られた情報だけである。たとえば振込元が「アール・アンド・エー・シー」の場合、「・(中黒)」を使える銀行と使えない銀行があったりして表記が銀行ごとに異なり、システムで照合するのが難しいことがある。また、同じような金額の支払いがあると、どの取引の支払いなのかを判断することも困難。そのため消込作業には、熟練の技や経験が必要になり、属人化してしまう傾向にある。

さらに、入金消込を行った結果、未入金があると、「債権管理」のための未入金リストを別途作成して「督促」をしなければならない。しかし、もし間違えて督促をしてしまうと、会社の信用問題にもなりかねないため、一連の業務は経理担当者にとって間違えられない、精神的プレッシャーのかかる業務となる。

機械学習により、使えば使うほど照合率が向上

こういった入金消込における課題を解決し、担当者の精神的負担も大幅に軽減できるのが、V-ONEクラウドである。

V-ONEクラウドは、入金回収業務に完全特化したクラウドサービスで、入金消込から債権管理、督促までを一気通貫で効率化することが可能だ。入金件数の多い企業や、Excelで入金消込や債権管理を行っている企業、入金消込が複雑な企業、上場準備中の企業などが抱える課題を解決できる。

最大の特長は、R&ACが独自に開発した「機械学習(マシンラーニング)」機能を搭載していることだ。請求情報と入金情報を照合するたびに、振込依頼人名や合算入金履歴、振込手数料/消費税などを自動で学習し、使えば使うほど照合率が向上する。これにより、入金消込業務の自動化と効率化を促進できる。

一般的な企業であれば、V-ONEクラウドを数カ月利用することで、8割~9割の精度で入金消込作業を自動化できる。残りの特殊な1割~2割を確認すればよいので、入金消込処理業務の大幅な削減が可能となる。今後は、不明な入金があったときに、入金があった銀行の地域などの情報から、入金元を推測する機能の搭載も計画されている。

  • システムの概要図

    システムの概要図

督促についても1クリックで営業担当者へ連絡

入金消込作業を行った結果、未入金の取引があると、未入金リストを出力して関連部署に報告しなければならない。このリストに基づいて、債権を管理し、督促をするところまでが一般的な入金業務である。督促に関しても、営業担当者を調べて連絡し、その営業担当者が先方に連絡して確認を行うという作業に時間がかかる。

V-ONEクラウドでは、1クリックで営業担当者への連絡が可能で、督促状を自動的に送信することもできる。連絡を受けた営業担当者は、督促内容を外出先で確認することも可能だ。

たとえば、上場を目指している企業は、監査時に「この会社の残高はいくらか」とか、「明細を見せてほしい」などの指摘を受けるが、それに対し、簡単に残高の明細を出力できたりもする。

V-ONEクラウドを利用することで、請求情報と入金情報の照合作業や、債権管理資料の作成作業、会計仕訳、伝票入力作業などの関連コストの削減が可能となる。関連業務を含めて作業工数が1/10になった事例もあるという。そして、作業工数や残業時間の短縮などにより、“働き方改革”も推進することになる。

サポートに関しては、専属の担当者が顧客企業の業務を理解して、入金消込から関連業務までの改善を提案してくれる。また顧客企業からのフィードバックは、常に機能改善に生かされているという。他社の販売管理システムや会計システム、Web請求書発行システム等との連携機能も強化していくそうだ。

入金消込業務に課題を抱えている企業は、V-ONEクラウドの採用を検討してみてはいかがだろうか。

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[PR]提供: R&AC