キーワードによるメールの検索

大量のメールから効率的に必要なメールを検索するためには、キーワードによる検索を使いこなすことが必要です。

デスクトップアプリ版Outlookでも、Webアプリ版Outlookでも、Outlookの検索テキストボックスに単語を入力することで、簡単に検索できます。今回は、Webアプリ版Outlookの検索を紹介します。

単純なメール検索

多くの方が多用しているのは単純な単語検索でしょう。検索テキストボックスに検索したい単語を入力すると、その単語を含むメールを検索、抽出します。また、大文字小文字の違い、全角文字半角文字の違いなどは、適宜曖昧に処理されます。

  • 検索ボックスに単語を入力して、検索。

    検索ボックスに単語を入力して、検索。

複数の単語を空白で区切って入力すると、そのすべての単語を含むメールを検索します。ただし、単語の順番や位置は関係ありません。

  • 複数のキーワードを空白で区切って検索。

    複数のキーワードを空白で区切って検索。

キーワードには、ワイルドカードとしてアスタリスク「*」を使用できます。「*」は0文字以上の任意の文字列を意味しますので、たとえば「amazing*grace」は、「amazing」で始まって「grace」で終わる文字列を意味します。

  • キーワードにワイルドカード(*)を使った検索。

    キーワードにワイルドカード(*)を使った検索。

キーワードとダブルクォーテーション

空白やアスタリスク「*」、ハイフン「-」を含むキーワードを検索するには、ダブルクォーテーションを使用します。

たとえば、「amazing grace」と入力すると、「amazing」というキーワードと「grace」というキーワードを両方含むメールを検索します。メール中の単語の順番や場所は関係ありません。しかし、ダブルクォーテーションでくくって「"amazing grace"」と入力すると、間に空白を含む「amazing grace」という一つのキーワードとして検索します。同様に、「amazing*grace」と入力すると、「amazing」で始まり「grace」で終わる文字列を検索しますが、「"amazing*grace"」と入力すると、「amazing*grace」という一つのキーワードとして検索します。ハイフンも同様です。ハイフンはそのままでは否定を意味しますが(後述)、ダブルクォーテーションでくくるとハイフンそのものとして検索します。

  • ダブルクォーテーションで検索文字列を指定。

    ダブルクォーテーションで検索文字列を指定。

※曖昧検索
ただし、Outlookの検索機能はある程度の文字列のゆらぎに対する曖昧検索にも対応していますので、検索条件に完全に一致するメールだけでなく、次の候補として、検索条件に近いものもリストアップします。

詳細検索キーワードによる高度な検索

前述の比較的単純なキーワード検索は、多くのユーザーが日常的に使用しているでしょう。しかし、それだけではうまく目的のメールに絞り込めないということも少なくありません。大量のメールをから抽出する場合、詳細な条件検索を使用すると便利です。

たとえば、差出人が toshihiko@mynavi365.com のメールを検索するのであれば、検索ボックスに以下のように入力します。

From:toshihiko@mynavi365.com

指定するメールアドレスは、「差出人:toshihiko」のように、メールアドレスの一部分でもかまいません。添付ファイルのあるメールだけを検索するなら、以下のように入力します。

hasattachment:yes

キーワード指定は基本的に英語で行いますが、「宛先」「差出人」「添付」など、一部のキーワードについては、日本語も使用できます。キーワード指定句は半角コロン「:」で区切り、その後に値を記述します。コロン「:」の前後は空白を入れずに着けてください。

こうして使用できるキーワードには、以下のようなものがあります。

条件参照 検索対象
From
差出人
指定したメールアドレスまたは差出人名からのメールを検索。メールアドレス、差出人名の一部でもかまいません。
To
宛先
宛先メールアドレスまたは宛先名へのメールを検索。メールアドレス、宛先の一部でもかまいません。
Cc CCの宛先に指定したメールアドレスを含むメールを検索。
Bcc BCCの宛先に指定したメールアドレスを含むメールを検索。
Participants To(宛先)、CC、BCCのいずれかに指定したメールアドレスを含むメールを検索。
Body or Content 本文内に指定した単語を含むメールを検索。
HasAttachment
添付
yesを指定すると添付ファイルがついているメールを、noを指定すると添付ファイルのないメールを検索。
Atachments 指定したファイル名の添付ファイルのあるメールを検索。ファイル名の一部でも検索できます。
Subject 指定した単語を件名に含むメールを検索。
IsFlagged yesを指定するとフラグが設定されたメールを、noを指定するとフラグを設定していないメールを検索。
Category 指定したキーワード名のカテゴリー名のメールを検索。
Sent 指定した送信日に受信したメールを検索。
例:
Today 今日受信したメール
Yesterday 昨日受信したメール
this week 今週受信したメール
last week 先週受信したメール
this month 今月受信したメール
last month 先月受信したメール
this year 今年受信したメール
last year 昨年受信したメール
1/23/2020 2020年1月23日に受信したメール
1/13/2020..1/14/2020 2020年1月13日から1月14日に受信したメール
Received (日付の指定方法は、Sentと同じ)

日付指定で、2語からなる日付範囲(this week、last yearなど)を指定するときは、「received:”last week”」というように、ダブルクォーテーションで囲んでください。日付は、米国式に「月/日/年」の書式になります。

  • 「From:toshihiko@mynavi365.com」で、差出人がtoshihiko@mynavi365.comのメールを検索。

    「From:toshihiko@mynavi365.com」で、差出人がtoshihiko@mynavi365.comのメールを検索。

  • 「received:yesterday」で、昨日受信したメールを検索。

    「received:yesterday」で、昨日受信したメールを検索。

  • 「received:today」で、今日受信したメールを検索。

    「received:today」で、今日受信したメールを検索。

※日付は協定世界時
日付を指定する際、Webアプリ版Outlookでは、クラウド環境ならではの注意点があります。デスクトップアプリ版のOutlookの場合は、Windowsの地域と言語の設定により、日本標準時を表示し、日本標準時(JST)で検索します。しかし、世界中のどこからでも接続できるWebアプリ版Outlookでは、協定世界時(UTC)で検索しますので、日本標準時とは9時間の時差があります。たとえば、「received:1/21/2020」と指定した場合、日本時間の2020年1月21日9:00~1月22日9:00が検索に該当します。

条件検索

さらに、演算子を使って複合的な条件を指定できます。演算子には、AND、OR、NOTがあります。なお、演算子は必ず半角大文字である必要があります。

演算子 意味
AND
(空白)
かつ、例:、「
OR または
NOT
-
否定(~でない)
キーワードに半角ハイフン「-」をつけた時も、キーワードを否定する意味になります。

「receved:today -マイナビ」で、今日受信して、「マイナビ」を含まないメールを検索。「received:today NOT マイナビ」と入力手も同じ意味になります。

  • 「receved:today  -マイナビ」で、今日受信して、「マイナビ」を含まないメールを検索。「received:today NOT マイナビ」と入力手も同じ意味になります。

さらに()でくくることで、優先順位を考慮した複合的な条件を指定できます。

「(マイナビ AND received:today) OR 鬼小十郎」で、「マイナビ」を含む今日受信したメールまたは「鬼小十郎」を含むメールを検索します。

  • 「(マイナビ AND received:today) OR 鬼小十郎」で、「マイナビ」を含む今日受信したメールまたは「鬼小十郎」を含むメールを検索します。

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