AndroidでOffice 365連絡先を使う

■Office 365をAndroidで

Office 365では、Outlook、Word、Excel、PowerPoint、Teamsなど、多くのアプリケーションでAndroid版、iOS版がリリースされています。特に、外出先でもメールを送受信し、連絡先を利用できるOutlookは、携帯端末の強い味方です。

しかし、活用にはちょっとした工夫が必要です。

単にOutlookアプリをインストールしただけでは、Office 365の連絡先はAndroid標準の電話帳と連携しません。そのため、電話をかけるときに、Office 365連絡先を利用できないという問題があります。Outlookで連絡先を表示して番号を覚え、電話アプリを起動して手作業で番号をタップするのでは…あまりにも非効率的です。とはいえ、Androidの標準の電話帳をそのまま使用すると、PCではOffice 365の連絡先、携帯端末ではAndroidの電話帳、と、異なる連絡先を管理することになって面倒なうえに、ミスの原因にもなります。

今回は、Office 365の連絡先と、Androidの電話帳を連携させる設定を紹介します。

■Outlookアプリのインストールとセットアップ

Office 365の連絡先とAndroidの電話帳を連携させるには、まずOutlookアプリをインストールします。すでにAndroidのOutlookアプリでメールの送受信をできる環境になっている場合は、次の「連絡先を連携する」に進んでください。

(1)Google PlayのPlayストアを開き、「Office 365」を検索します。Outlookアプリの「インストール」をタップしてください。

(2)インストールが終了したら「開く」をタップしてOutlookアプリを起動します。

(3)Outlookの「始める」をタップします。

(4)アカウントの選択画面で、「スキップ」をタップします。OutlookはOffice 365だけでなく、ほかのメールサーバーのメールクライアントとしても使用できます。ここでGoogleをタップすると、OutlookをGmailのメールクライアントとして使用する設定になります。

(5)新しいアカウントとして、Office 365のユーザー名を入力し、「続行」をタップします。

(6)パスワードを入力し、「サインイン」をタップします。

(7)複数のアカウントを併用するのでなければ、「スキップ」をタップします。

(8)Outlookアプリのガイダンスを表示します。ガイダンス不要の場合は「スキップ」をタップしてください。ガイダンスを読むときは「→」をタップして読み進めてください。

(9)OutlookアプリにOffice 365のアカウントの設定が完了し、Androidの携帯端末でOffice 365のメールを送受信できるようになりました。Office 365のライセンスでは、1ユーザーアカウントで、最大5台の携帯端末を使用できます。Office 365の連絡先を参照するには、下部の「検索」(虫眼鏡)ボタンをタップしてください。

(10)連絡先も表示します。検索ボックスに名前の一部を入力すると、該当する連絡機やメールを絞り込んで表示します。

なお、Outlookアプリでは、連絡先だけを表示するメニューはありません。連絡先も、メールも、一括して検索します。

■連絡先を連携する

通常、スマートフォンで電話を掛けるときは、Androidの標準の電話帳を使用します。標準の電話アプリ以外の電話アプリ(たとえば「楽天でんわ」など)も、Android標準の電話帳を参照します。

(1)Android標準の「電話帳」をタップして、電話帳を開きます。

(2)連絡先には、Androidセットアップ時に登録したGoogleアカウントによるGmailの連絡先が表示されます。Office 365の連絡先は表示されないので、Office 365の連絡先に登録した電話番号で電話をかけたり、SMS送信をしたりはできません。Googleの連絡先を参照している連絡先には、Googleのアイコンが表示されています。

(3)Office 365の連絡先をAndroidの電話帳に連携させるためには、Outlookアプリを開き、左上のメニューボタンをタップします。

(4)メニュー下部の「設定」(歯車)ボタンをタップします。

(5)すでに登録してあるOffice 365のユーザー名が表示されるので、ユーザー名をタップします。

(6)「連絡先の同期」スライドスイッチをオンにします。

設定が済んだら、左上の「←」をタップし、設定画面を閉じてください。

(7)再びAndroidの電話帳を開くと、Androidの電話帳にOffice 365の連絡先が同期され、Office 365の連絡先も表示されます。これで、Office 365の連絡先にも、電話帳から電話したり、SMSを送信したりできます。

■Office 365の連絡先だけを使う

意図的にOffice 365の連絡先、Googleの連絡先、携帯端末の内蔵メモリーの連絡先を使い分けるのであればともかく、連絡先を一本化したいのであれば、間違ってGoogleの連絡先や携帯端末の内蔵メモリーを使用しないように、連絡先情報をOffice 365に統一するといいでしょう。

(1)Android標準の電話帳を開き、右上のメニューボタン(「：」)をタップします。

(2)メニューの「設定・管理」をタップします。

(3)新規住所を登録する入力先の設定を行うときは「登録先アカウント」、電話帳に表示する連絡先の設定を行うときは「表示するアカウント」をタップします。

(4)登録先を設定する場合、登録先のアカウント(ここではOffice 365)をタップして選択します。同様に、表示するアカウントの場合も、Office 365だけを有効化し、ほかのアカウントを無効化します。

(5)Android標準の電話帳に、Office 365の連絡先だけが表示されるようになりました。また、この電話帳で新しく連絡先を入力するとき、Office 365の連絡先に優先的に保存します。

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