■会議室と備品

Office 365では、会議室や組織の備品の予約状況を簡単に管理することができます。Office 365の予定表やメールと連携し、ダブルブッキングにならないよう、効率的に運用できます。

会議室や備品を利用するには、まず、Office 365に会議室や備品を作成します。備品とは、組織内でユーザーが予約を必要として利用する共有備品のことです。業態によって様々かと思いますが、たとえば、一般的なところで、社用車、カメラ、プロジェクターなどが考えられます。

■会議室の作成

会議室を作成できるのは、Office 365テナントの管理権限を持つ管理者だけです。管理者アカウントでOffice 365にサインインしてください。

(1)「管理」をクリックし、管理センターを開きます。

  • 「管理」をクリックし、管理センターを開く

(2)管理センターの「リソース」メニューをクリックして展開し、「会議室と備品」メニューをクリックします。

  • 管理センターの「リソース」メニュー内の「会議室と備品」をクリックする

(3)「+追加」または「+会議室」をクリックします。

  • 「+追加」または「+会議室」をクリックする

(4)最初の項目で「会議室」を選択し、会議室名、メールアドレス、定員などの会議室情報を入力します。予約時のユーザー数に影響しますので、定員は正確に入力してください。また、会議室にメールアドレスを割り当てるのは、Office 365の特徴的な点です。

  • 会議室名、メールアドレス、定員などの会議室情報を入力する

(5)必要な情報を入力したら、「追加」をクリックしてください。ライセンス割り当てのスライドスイッチがありますが、ライセンスを割り当てる必要はありません。

  • 「追加」をクリックする

(6)より詳細な設定を行うには、「スケジュールオプションを設定する」をクリックして、手順(7)に進んでください。詳細設定を初期設定のままにするときは「閉じる」をクリックして作成を完了します。

  • 詳細な設定を行うときは、「スケジュールオプションを設定する」をクリックする

(7)予約の繰り返しの許可など、オプションを設定し、「保存」をクリックします。

  • オプションを設定し、「保存」をクリックする

(8)「閉じる」をクリックします。

  • 「閉じる」をクリックする

(10)設定内容を確認し、「閉じる」をクリックします。

  • 設定内容を確認し、「閉じる」をクリックする

メールボックスを作成するため、「閉じる」をクリックしてから、実際に会議室を使用できるまで、数分以上時間がかかることがあります。

■備品の作成

備品の作成も手順は会議室の作成と同じです。作成手順の最初の項目で「備品」を選択します。ほかの設定項目も、会議室の場合とほとんど同じです。

  • 備品の作成も手順は会議室の作成と同じ

■作成された会議室と備品

会議室や備品を作成すると、管理センターの「会議室と備品」で、使用できるようになった会議室や備品の一覧を確認できます。

  • 管理センターの「会議室と備品」で一覧を確認できる

作成済みの会議室や備品を削除あるいは編集するときは、削除、編集したい会議室、備品のどれかをクリックしてください。

次回は、会議室や備品の、実際の予約手続きを紹介します。

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