■Microsoft Teamsの概要

今回から、Office 365のMicrosoft Teamsを紹介していきます。

もともと、Office 365にはLyncというチャットツールがありました。Lyncを使うことで、チャット、電子会議、ファイル転送(ファイル共有)などを実現していました。マイクロソフトがSkypeを買収することで、LyncはSkype for Businessとなりました。Skype for Businessは現在もOffice 365のチャットツールとして使用できますが、Skype for Businessとは別に昨年から登場した新しいチャットツールがMicrosoft Teamsです。  Skype for Businessは、伝統的なチャットツールの一種と言えますが、Microsoft TeamsはグループウェアとしてのOffice 365の中核…ハブとなる機能として登場しました。単にチャット…リアルタイム通話するだけでなく、SharePointやOneDrive for Business、Outlookなどと連携し、各種の情報共有や共同作業を実現します。

ただし、Microsoft Teamsはグループウェア的なコミュニケーション、コラボレーション機能を前提としていてSharePointなどと不可分であるため、Skype for Businessのような単体サブスクリプションはありません。Microsoft Teamsを使用するには、Office 365のBusiness Essentials、Business Professional、Enterpriseなどの契約が必要です。

■Microsoft Teamsのチームの作成

Microsoft Teamsを使用するには、SharePointサイトを作成するときのように、チームの作成が必要です。

(1)Office 365にサインインしたら、アプリ起動ツールボタンをクリックして、「Teams」をクリックします。

  • (1)Office 365にサインインしたら、アプリ起動ツールボタンをクリックして、「Teams」をクリックします。

(2)左サイドメニューボタンから「チーム」をクリックし、ページ下部の「チームに参加、またはチームを作成」をクリックしてから、「チームを作成」をクリックします。

  • (2)左サイドメニューボタンから「チーム」をクリックし、ページ下部の「チームに参加、またはチームを作成」をクリックしてから、「チームを作成」をクリックします。

(3)「チーム名」、「説明」を入力します。また「プライバシー」の種類を選択し、「次へ」をクリックしてください。

  • (3)「チーム名」、「説明」を入力します。また「プライバシー」の種類を選択し、「次へ」をクリックしてください。

プライバシーは以下の2つから選択します。

プライベート チームの作成者(オーナー)が、
チームの参加者を招待します。
ユーザーが勝手にチームに参加することは出来ません。
パブリック Office 365テナントのどのユーザーでも
自由にこのチームに参加できます。

(4)チームにメンバーを追加します。入力欄にメンバーの名前またはメールアドレスを入力して、「追加」ボタンをクリックします。

Office 365の他のユーザー選択操作と同様に、ユーザー名の一部を入力すると該当するユーザーをリスト表示する入力補完機能があります。リストからクリックしてユーザーを選択できます。

  • (4)チームにメンバーを追加します。入力欄にメンバーの名前またはメールアドレスを入力して、「追加」ボタンをクリックします。

(5)メンバーの追加を終了したら、「閉じる」をクリックします。

  • (5)メンバーの追加を終了したら、「閉じる」をクリックします。

以上で、チームの作成は終了します。

(6)チームに追加したメンバーには、招待メールが届きます。

  • (6)チームに追加したメンバーには、招待メールが届きます。

チームでチャット

チームメンバーでチームチャットを行うには、Microsoft Teamの左サイドメニューボタンから「チーム」をクリックし、目的のチームをクリックして、メッセージを入力、送信します。

  • チームメンバーでチームチャットを行うには、Microsoft Teamの左サイドメニューボタンから「チーム」をクリックし、目的のチームをクリックして、メッセージを入力、送信します。

(8)メッセージを送信するとき、メンション機能を利用できます。

メンションとは、相手先を特定してメッセージを強調したいときに使用するマーキングです。たとえば、name さんに対して特にメッセージを強調したいとき、 メッセージの先頭に @name と入力します。

Office 365の他のユーザー選択機能と同様、ユーザー入力の補完機能を利用できます。

  • (8)メッセージを送信するとき、メンション機能を利用できます。

(9)メンションで指定したユーザーには、メンションマークが表示されてメッセージが強調されます。

  • (9)メンションで指定したユーザーには、メンションマークが表示されてメッセージが強調されます。

メンションは、特定の相手の注意を引くための機能です。数多くのメッセージの中から、特定のメッセージが強調表示されることで、受信者は重要な情報を取りこぼすことなくチェックできます。一方、多くのメッセージにメンションが付いていたら、どれが重要か分からなくなり……、メンションの意味が無くなってしまいます。メンションの活用に関しては、組織内である程度の運用ルール決めが必要でしょう。

なお、メンションはOffice 365で広く利用できる機能です。SharePointへの投稿や、Outlookを使用したメール送受信でも使用できます。(OutlookではOutlook 2016以降で対応)

■特定の相手とのメッセージ交換

前述のメッセージ送信は、チーム内メンバー全員が読めます。つまりチーム内全員の情報交換であり、掲示板投稿に近い機能です。あるいはLINEでいうLINEグループへの投稿です。メンションを付けていても、メンションの相手先にだけメッセージが届くわけではなく、メンバー全員にメッセージが届きます。ただ、メンションで指定された受信者にはそのメッセージが強調表示されます。

特定の相手とだけメッセージを交換するには、以下の手順でメッセージを送信します。ただし、最初の状態ではメッセージの送信先メンバーが登録されていませんので、まず、Microsoft Teamの連絡先に送信先相手を登録します。

(10)左サイドメニューボタンで「チャット」をクリックし、「連絡先」をクリックします。連絡先に相手を登録するには「…」ボタンをクリックして「このグループに連絡先を追加する」をクリックします。

  • (10)左サイドメニューボタンで「チャット」をクリックし、「連絡先」をクリックします。

(11)相手先のユーザー名を入力して、「追加」をクリックします。

  • (11)相手先のユーザー名を入力して、「追加」をクリックします。

同様の操作で、複数のメンバーを連絡先に追加登録できます。

(12)メッセージを送信するユーザーをクリックして選択し、ページ右側のメッセージ入力欄にメッセージを入力して送信します。

  • (12)メッセージを送信するユーザーをクリックして選択し、ページ右側のメッセージ入力欄にメッセージを入力して送信します。

    ※このメッセージは、送信先の相手以外には届きません。

(13)相手先にメッセージが届きます。返信するには、ページ下部の入力欄にメッセージを入力して送信します。

  • (13)相手先にメッセージが届きます。返信するには、ページ下部の入力欄にメッセージを入力して送信します。

(14)送受信したメッセージは、履歴として残ります。

  • (14)送受信したメッセージは、履歴として残ります。

(15)Microsoft Teamsをセットアップ済みであれば、メンバーからメッセージを受信すると、Windowsのデスクトップにポップアップメッセージを表示します。ポップアップメッセージの「返信」をクリックしてすぐに返信可能です。

  • (15)Microsoft Teamsをセットアップ済みであれば、メンバーからメッセージを受信すると、Windowsのデスクトップにポップアップメッセージを表示します。

■Microsoft Teamsアプリ

Microsoft TeamsはWebブラウザでアクセスするだけでなく、Microsoft Teams専用のアプリがあります。基本的なデザインや使い勝手は、WebブラウザでMicrosoft Teamsにアクセスしたときと同じですが、自動ログインやポップアップメッセージなど、さらに使いやすさが増しています。

(16)Microsoft Teamsの左側メニューボタンから「アプリを入手」をクリックすると、Microsoft Teamsの専用アプリをダウンロード、インストールできます。

  • (16)Microsoft Teamsの左側メニューボタンから「アプリを入手」をクリックすると、Microsoft Teamsの専用アプリをダウンロード、インストールできます。
次回から、単純なチャットツールを越えるMicrosoft Teamsならでは機能を紹介します。

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