■インターフェースの変化

Office 365は常に変化しています。伝統的なパッケージ版のMicrosoft Officeでは、あるバージョンが出ると、次のバージョンが登場するまでは基本的に同じです。それに対し、クラウド版のOffice 365では、頻繁にデザインや操作性が改善されたり、機能が追加されたりします。

当連載が始まってから現在までも、Office 365は変化し続け、過去に当連載で取り上げたOffice 365の基本メニューもデザインが大きく変わっています。

そこで、今回は、知っておくと便利なOffice 365の基本操作を改めて紹介します。 今回紹介するのは、管理者用のメニューでは無く、一般ユーザーが使用できるメニューです。 ■ユーザーの基本設定はマイアカウントから

ユーザーの登録情報やOffice 365のサブスクリプションを確認するには、Office 365にサインインした後、「マイアカウント」を開きます。

(1)ユーザーアイコンをクリックして「マイアカウント」を開きます。

  • (1)ユーザーアイコンをクリックして「マイアカウント」を開きます。

(2)マイアカウントベージには、ユーザーの設定情報を表示するメニューを表示します。

  • (2)マイアカウントベージには、ユーザーの設定情報を表示するメニューを表示します。

(3)個人情報

個人情報では、ユーザーの登録情報を確認できます。これは管理者の管理項目となり、登録内容を変更するには、管理者に依頼しなければなりません。

  • (3)個人情報

(4)サブスクリプション

自分に割り当てられているサブスクリプションのライセンス状況を確認できます。ここで、自分が使用できるOffice 365の内容がわかります。

  • (4)サブスクリプション

(5)セキュリティとプライバシー

パスワードの変更をできます。また、「連絡先の選択」では、マイクロソフトから受ける連絡の是非とカテゴリを選択できます。

  • (5)セキュリティとプライバシー

(6)アプリの権限

使用できるアプリを確認できます。通常は管理者が設定しているため、一般ユーザーが自分で設定を変更することはできません。

  • (6)アプリの権限

(7)インストールステータス

Office 365では、従来のMicrosoft Officeの用に、Windowsにインストールして使用するMicrosoft Officeをデスクトップアプリケーションと呼びます。デスクトップアプリケーションを使用できるOffice 365ライセンスの場合、1ユーザーにつきPCで5台、タブレットで5台、スマートフォンで5台、合計15台の端末にMicrosoft Officeデスクトップアプリケーションをインストールして使用できます。「インストールステータス」では、どのPCにインストールしているのかを確認できます。

また、デスクトップアプリケーションを使用しなくなった端末について、「非アクティブ化」をクリックして、デスクトップアプリケーションのライセンス認証を取り消せます。

  • (7)インストールステータス

(8)設定

テーマ、スタートページなどを設定できるほか、デスクトップアプリケーションのインストーラーをダウンロードできます。設定項目は以下の通りです。

  • (8)設定

(9)テーマ

お気に入りのテーマを選択して設定します。テーマは、壁紙と配色の組み合わせです。

  • (9)テーマ

(10)スタートページ

Office 365にサインインしたときに、最初に表示するページを設定します。

  • (10)スタートページ

(11)通知

通知の有無を設定します。

  • (11)通知

(12)ソフトウェア

デスクトップアプリケーションをダウンロード・インストールします。ただし、既定の設定では、実際に使用しているWindowsが32ビット版か64ビット版かにかかわらず、32ビット版のデスクトップアプリケーションをインストールします。Windowsが64ビット版であれば、64ビット版のデスクトップアプリケーションをインストールした方がより動作が安定しますので、「詳細設定」をクリックして、64ビット版を選択するといいでしょう。

元の「設定」のページに戻るには、左上の「←」(戻る)ボタンをクリックします。

  • (12)ソフトウェア

(13)言語とタイムゾーン

言語やタイムゾーン、日付・時刻の形式を設定します。

  • (13)言語とタイムゾーン

■Office 365メニュー

Office 365では、使用頻度の高いファイル、最近使ったファイルに簡単にアクセスできるページがあります。通常利用では、OneDriveやSharePointのページをいちいち開くよりも、このOffice 365ポータルページを利用した方が便利でしょう。

(14)アプリボタンから「Office 365」をクリックしてください。

  • (14)アプリボタンから「Office 365」をクリックしてください。

(15)使用できるアプリの一覧と、最近使ったファイルを一覧表示します。

  • (15)使用できるアプリの一覧と、最近使ったファイルを一覧表示します。

(a)キーワードを入力して文書を検索します。

(b)「アプリ」セクションで、「Word」、「Excel」、「PowerPoint」、をクリックすると、それぞれのアプリの文書ファイルに絞り込んで表示します。「Outlook」、「OneDrive」、「OneNote」、「SharePoint」、「Teams」、「Yammer」をクリックした場合には、新しいタブを開いて各アプリのページに移動します。

(c)PCからファイルをOneDriveにアップロードして開きます。アップロードできるのはOffice文書のみです。

(d)新規文書ファイルをOneDriveに作成します。

(e)「ドキュメント」セクションでは、既定で最近使ったファイル一覧を表示します。ファイルをクリックしてすぐにファイルを開けます。

(f)「固定」タブでは、(e)でピン留めしたファイルが固定的に表示します。

(g)ファイルの右側にある「:」ボタンをクリックすると、ファイルに対する操作メニューを表示します。いつでもすぐにアクセスしたいファイルについては、「ピン留めに追加」をクリックしてください。

(16)ページを下部に移動すると、OneDriveのフォルダーとSharePointの利用頻度の高いコンテンツが表示されます。SharePointのファイルに関しては、使用頻度の高いファイルを表示する「よくアクセスするサイト」タブと、フォロー中のサイトを表示する「フォロー中」タブがあります。

  • (16)ページを下部に移動すると、OneDriveのフォルダーとSharePointの利用頻度の高いコンテンツが表示されます。

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