今回は、SharePointサイトのWebパーツのうち、グループ予定表と、ファイルビューアを紹介します。

SharePointサイトはCMS(コンテントマネジメントシステム)の一種とも言えます。一種のホームページであり、Webブラウザでアクセスします。したがって、HTMLで直接ページを記述するのであれば何でも表現できてしまうわけですが…誰もがHTMLを記述できるわけではありませんし、何よりも効率が悪すぎます。特に、一度掲載すれば長期間そのままというページならともかく、グループの情報共有を目的として頻繁に更新されるページには向きません。そこで、SharePointにはさまざまなWebパーツが用意されており、Webパーツをページに貼り付けてレイアウトすることで、簡単に実用性の高いページを作成できます。

その中でも特に有用性の高いのがグループ予定表とファイルビューアです。 グループ予定表は、Outlookで作成した予定表をSharePointページに表示する機能です。ファイルビューアは、Excel、Word、PowerPointのOffice文書を、SharePointページに表示する機能です。

グループ予定表の設定

SharePointページに独自の予定表を作成することもできますが、もっと簡単で実用性が高いのは、グループ予定表のWebパーツを使用することです。Outlookの予定表をSharePointページに投影するWebパーツですので、SharePointの情報とOutlookの予定表を個別に管理する必要がありません。また、予定の作成や修正も、使い慣れたOutlookでできます。

リストの作成

既存のサイトのページを開いて編集モードにするか、あるいは新規サイトを作成して下さい。これまでに新規サイトとして「トピック」と「ショーケース」のテンプレートを紹介しましたが、まっさらな新規サイトを作成するときは、新規サイトの作成手順の「デザインの選択」で「空白」を選択します。(新規サイト作成については当連載の第32回記事を参照)

(1)予定表の作成。Office 365のOutlookで、SharePointサイトに表示する予定表をあらかじめ作成しておきます。Outlookでは複数の予定表を作成できます。自分だけが閲覧できる予定表、グループで共有する予定表など、用途によって複数の予定表を使い分けるといいでしょう。(当連載の第24回25回参照)

  • 予定表の作成。Office 365のOutlookで、SharePointサイトに表示する予定表をあらかじめ作成しておきます。

(2)SharePointサイトを開き、編集モードにします。(サイトの作成については当連載の第32回、セクションや編集モードについては第34回を参照)

セクション区切りの「+」ボタンをクリックし、Webパーツリストをスクロールして「グループ予定表」をクリックします。

  • SharePointサイトを開き、編集モードにします。

(3)Webパーツ「グループ予定表」がページに貼り付けられますので、「グループ予定表の追加」をクリックしてください。

  • Webパーツ「グループ予定表」がページに貼り付けられますので、「グループ予定表の追加」をクリックしてください。

(4)右サイドの「グループ名」ドロップダウンリストで、Webパーツのグループ予定表に関連付けるOutlookの予定表を選択します。また、予定をいくつまでリスト表示するか、表示する数をスライドバーで設定します。既定値は3件です。設定を完了したら、「発行」をクリックして、SharePointサイトのページに反映させます。

  • 右サイドの「グループ名」ドロップダウンリストで、Webパーツのグループ予定表に関連付けるOutlookの予定表を選択します。

(5)Outlookの予定表に登録した予定がリスト表示されます。もし、最新の情報が表示されていないときは、Webパーツ右上の「カレンダーの同期」をクリックしてください。

  • Outlookの予定表に登録した予定がリスト表示されます。

ファイルビューアの設定

Excel、Word、PowerPointのOffice文書を、SharePointサイトのページに、Webパーツとして表示することができます。SharePointでページデザインをするのが苦手な方でも、手慣れたMicrosoft Officeで作成した文書をそのまま掲載できて手軽ですし、元データのOffice文書を更新すれば、簡単にWebパーツを更新できます。

ここではExcelのシートを例に紹介します。

(6)あらかじめ、Excelブックを作成します。

  • あらかじめ、Excelブックを作成します。

(7)掲載したいSharePointサイトにアクセスし、「ドキュメント」をクリックして、SharePointサイトのドキュメントフォルダーに作成したExcelブックをアップロードします。

  • 掲載したいSharePointサイトにアクセスし、「ドキュメント」をクリックして、SharePointサイトのドキュメントフォルダーに作成したExcelブックをアップロードします。

※自分のPCからOffice文書をアップロードするのではなく、ドキュメントフォルダーで「+新規」をクリックして直接Office文書を作成することもできます。

(8)Excelブックを表示させたいページを開いて編集モードに移行し、セクション区切りの「+」をクリックして、「ファイルビューア」をクリックします。

  • Excelブックを表示させたいページを開いて編集モードに移行し、セクション区切りの「+」をクリックして、「ファイルビューア」をクリックします。

(9)ドキュメントフォルダーを開きますので、Webパーツ「ファイルビューア」に関連付けるファイル(ここではExcelブック)をクリックして選択し、「開く」をクリックします。

  • ドキュメントフォルダーを開きますので、Webパーツ「ファイルビューア」に関連付けるファイル(ここではExcelブック)をクリックして選択し、「開く」をクリックします。

※あらかじめドキュメントフォルダーにファイルをアップロードしておかなくても、この画面の左サイドメニュー「アップロード」をクリックして、この画面でアップロードすることもできます。

(10)Excelブックが表示されたことを確認し、「発行」をクリックしてSharePointサイトのページに反映させます。

  • Excelブックが表示されたことを確認し、「発行」をクリックしてSharePointサイトのページに反映させます。

(11)SharePointサイトのページにExcelブックの内容がそのまま表示されます。手順(7)のドキュメントフォルダーに保存されている元ファイルを編集すれば、自動的にファイルビューアに表示する内容も更新されます。

  • SharePointサイトのページにExcelブックの内容がそのまま表示されます。

(12)Word文書やPowerPointプレゼンテーションの場合も同様です。以下はWordで作成したチラシの例。

  • Word文書やPowerPointプレゼンテーションの場合も同様です。以下はWordで作成したチラシの例。

(13)Word文書をファイルビューアでSharePointサイトに表示した例。

  • Word文書をファイルビューアでSharePointサイトに表示した例。

※PowerPointプレゼンテーションをファイルビューアで表示した場合、スライドショーのページを進めることはできますが、アニメーション表現は著しく制限されます。

このように、ファイルビューアはOffice文書をページの一部として表示するWebパーツです。

作成者にとっては、使い慣れたOfficeアプリケーションでページを作成でき、更新できる手軽さがあります。また、ドキュメントフォルダーに文書ファイルを掲載しただけでは内容を読んでもらえない可能性もありますが、ファイルビューアを使用することで、Webページの目立つところに内容を表示できます。

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