今回は、コミュニケーションサイトのテンプレートのうち、「トピック」や「ショーケース」に含まれていないWebパーツ、「リスト」を紹介します。

今まで紹介した「トピック」や「ショーケース」には、すぐに使える便利なWebパーツがいくつか組み込まれていますが、SharePointサイトには他にも多数のWebパーツが用意されています。

リストはテーブル型データベース

Webパーツ「リスト」はテーブル(表)型データベースです。実際、リストの内容をそのままExcelブックとして出力することもできます。コミュニケーションサイトにおいて、リストはかなり使い勝手のいい情報共有手段です。もし、サイボウズを利用した経験があれば、サイボウズのカスタムアプリに似たものと考えるとわかりやすいでしょう。 案件管理、進捗管理、ヘルプデスク等のインシデント管理、チェックリストなど、さまざまな応用が可能です。

リストの作成

既存のサイトのページを開いて編集モードにするか、あるいは新規サイトを作成して下さい。これまでに新規サイトとして「トピック」と「ショーケース」のテンプレートを紹介しましたが、まっさらな新規サイトを作成するときは、新規サイトの作成手順の「デザインの選択」で「空白」を選択します。(新規サイト作成については当連載の第32回記事を参照)

(1)新規サイト作成時に、「デザインの選択」で「空白」を選択すると、白紙のサイトを作成できます。

(2)編集モードのWebサイトページで、「新規」→「リスト」メニューをクリックします。

(3)リストに名前を付けます。また、「サイトナビゲーションに表示」チェックボックスをオンにすることで、ページ上部のナビゲーションにリストにアクセスするためのメニューを追加します。作成したリストが行方不明にならないよう、ナビゲーションリストに追加するのがいいでしょう。 「作成」をクリックして、リストを作成します。

リストの列の追加

作成したばかりのリストには、列(項目)としてタイトルしかありません。

(4)「列の追加」をクリックして、必要な列を追加します。

(5)追加する列の種類を選択します。1行のみのテキスト、複数行のテキスト、あらかじめ設定した選択肢など、使用頻度の高い種類が用意されています。ここでは例として、あらかじめ選択肢を用意してドロップダウンリストで入力データを選択できる「選択肢」を選びます。

(6)列名を入力し、種類が「選択肢」であることを確認し、選択項目を入力します。「値を手動で追加できます」チェックボックスをオンにすると、ユーザーは選択肢にない文字列も入力できます。逆に、ユーザーの入力を選択肢だけに制限したいときは、チェックボックスをオフにします。「保存」をクリックして、列を作成します。

リストへのデータ入力

実際にリストにデータを入力してみましょう。

(7)作成したリストにデータを作成するには、「新規」をクリックします。

(8)1行分の入力ウインドウがポップアップ表示されますので、各列にデータを入力し、「保存」をクリックします。

(9)1行分のデータを入力できました。入力を完了したデータは表形式で表示します。

リストの絞り込み検索

入力したデータ数(行数)が増えれば、検索や絞り込み機能が重要です。リストのデータをすばやく検索したり、並べ替えたり、絞り込んで表示したりできます。

(10)列に関係なく検索するには、「サンプルリストの検索」をクリックします。

(11)検索する文字列(この例では「サーバー」)を入力すると、その文字列を含む行だけが表示されます。

一方、列名をクリックすると、Excelのように、クリックした列をキーとして、並べ替え、フィルタリング(絞り込み)表示などが可能です。

表のまま編集

入力したデータを表形式のまま編集することもできます。

(12)リストの「クイック編集」をクリックして下さい。

(13)Excelのような表形式のまま、データを編集することができます。入力済みのデータを編集するときは、この方が使いやすいでしょう。編集を終了するには「クイック編集の終了」をクリックします。

編集の通知

リストのデータが変更されたとき、自動的にメール通知させることができます。複数のユーザーで同じリストを共有して利用する場合は、変更通知を設定するといいでしょう。

(14)リストの「…」→「通知」メニューをクリックします。

(15)必要項目を入力して、「OK」をクリックします。ユーザーは、Office 365テナントのユーザー名を入力して下さい。複数のユーザーを登録できます。

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