前回まで、SharePointサイトの作成や削除、アクセス権限の設定について紹介しました。今回より、SharePointサイトの運用について紹介します。

当記事では、例としてコミュニケーションサイトを作成して紹介します。SharePointサイトの作成と削除については当連載の第32回を、アクセス権限の設定については当連載の第33回を参照してください。

SharePointサイトのURL記録

SharePointサイトを作成したら、作成したサイトのURLを必ず控えておいてください。Office 365では、作成したばかりのサイトや最近利用したサイトについてはユーザーのSharePointポータルページによくアクセスするサイトとしてショートカットを表示します。しかし、長期間アクセスしていないサイトについては、ユーザーのSharePointポータルページから消えてしまいます。

現在のOffice 365ではサイトの一覧を表示する機能がないため、ショートカットが表示されなくなる前に、「フォロー」しておくか、「おすすめリンク」に登録しておくか、URLを覚えておかないとアクセスできなくなってしまいます。作成したサイトの名称やURLなどを紛失しないように記録してください。SharePointを作成したテナントのOneDriveなどにURLを記録した文書を保存しておくといいでしょう。

(1)Office 365にサインインして「SharePoint」をクリックすると表示されるSharePointのポータルページ。最近使ったSharePointサイト(よくアクセスするサイト)やフォロー中のSharePointサイトが表示されます。

※テナント管理者であれば、SharePoint Onlineの管理者メニューからディレクトリ一覧を表示させてサイトを確認できます。しかし、サイト名ではなくあくまでディレクトリ名であるため、それも使いやすいとは言えません。

ページの構造

サイトのページは、セクションとWebパーツ(コンテンツ)で構成されます。セクションはページの割り付け…マンガで言えばコマ割りに相当します。セクションの中に、必要なWebパーツを貼り込みます。

コミュニケーションサイト作成時、テンプレートとして「トピック」または「ショーケース」を選択するとあらかじめサンプルのセクションが作成されてWebパーツが貼り込まれた状態になります。「白紙」を選択すると、白紙ページが作成されますので、白紙ページに一から自分でセクションを作成してWebパーツを貼り込んでいくことになります。(サイトの作成については連載第32回参照)

ここでは、コミュニケーションサイトを「トピック」で作成した状態からの例を紹介します。トピックで作成したコミュニケーションサイトのトップページには、4つのセクションが作成されており、上から順に、ヒーロー、ニュース、イベント、ハイライトのWebパーツが貼り込まれています。

(2)作成したコミュニケーションサイトの初期状態。

ページの編集と保存と発行

SharePointページを変更するときは、まず「編集」モードに移行します。編集が完了したら、「保存」または「発行」を行います。編集途中で「保存」した場合、編集内容は「発行」を行うまで、サイト利用者には反映されません。

(3)編集モードにするときは、まず、ページ右上の「編集」をクリックします。

(4)サイトの編集モードでは、「保存して閉じる」および「発行」が表示されます。また、変更した編集内容をキャンセルしたいときは「編集の破棄」をクリックしてください。

以下、セクションの編集方法を紹介しますが、「編集」モードで作業を行います。

セクションの編集ツール

セクションを編集するには、ページ左側のセクション編集ツールを使います。セクションの編集ツールは、編集モードで編集したいセクションをクリックして選択したときに、セクションの左側に薄い灰色で表示されます。

(5)セクションの編集ツール

●セクションの移動
移動ボタンをマウスで上下にドラッグして、他のセクションとの上下の位置関係(順番)を変更できます。

●セクションの削除
このセクションを削除します。

●セクションの挿入(新規作成)
この位置に新しいセクションを作成して挿入します。

他に、セクションの種類によっては、セクション内の文章を編集する「セクションの編集」などのツールが表示されることもあります。

また、セクションの挿入については、セクションのレイアウトを選択します。コミュニケーションサイトの初期設定のセクションは、すべて「1段組」で構成されています。

(6)新しいセクションを挿入するとき、セクションのレイアウトを選択します。

(7)左右2段組みのレイアウト「2段組み」のセクションを挿入した例。左右にそれぞれ別のWebパーツを貼り付けることができます。

(8)セクション内の「+」をクリックすると、Webパーツを貼り付けることができます。ここでは、例としてセクション内に文章を表示する「テキスト」をクリックして貼り付けます。

※Webパーツの種類とその詳細については、また機会を改めて紹介します。

(9)テキストボックスを張り込むと、テキストボックスの上部にツールボタンが表示され、また、ページ右側に文字編集ツールメニューが表示されます。

※1つのセクション内に貼り付けられるWebパーツは1つだけではありません。1つのセクションに「+」ボタンをクリックして複数のWebパーツを貼り付けることもできます。

(10)文章作成後、「発行」をクリックすると、サイトページに作成した文章が表示されます。

次回は、コミュニケーションサイトの標準Webパーツであるヒーローやニュース、イベントの編集について紹介します。

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