Office 365のSharePointサイトのアクセスグループ

SharePointサイトは、Office 365のテナント管理者だけでなく、Office 365のユーザーの誰もが作成できます。また、1ユーザーで複数のサイトを作成できます。サイトの作成方法については、当連載の第32回の記事を参照してください。

新しいサイトを作成すると、作成者がそのサイトの「所有者」となります。「所有者」以外はサイトにアクセスすることができません。サイト所有者は、サイト構築後、適切なアクセス権を設定することで、他のユーザーにサイトへのアクセスを許可します。既定の設定で、サイトには以下の3つのアクセスグループが用意されています。

アクセスグループ アクセス権
メンバー サイトを閲覧する権限と、サイトのコンテンツを編集する権限を持っています。サイトのデザインや構造を変更することはできません。
閲覧者 サイトを閲覧のみできます。
所有者 サイトに対する全権限を持っています。サイトのデザインを変更したり、アクセス権を管理したり、サイトを削除したりできます。

サイトにアクセスできるユーザーを登録する

サイトにアクセスできるユーザーを簡単に登録するには、サイトの共有メニューを使います。

(1)サイトの管理者のユーザー名でサインインしてサイトを開き、サイト右上の「サイトの共有」をクリックします。

(2)ウインドウ右側に表示された「サイトの共有」で、テキストボックスをクリックします。

(3)サイトへのアクセス許可を与えるユーザーの、Office 365におけるユーザー名またはサインインメールアドレスを入力します。途中まで入力すると、自動補完機能が働いて候補者のリストが表示されます。

  • 全ユーザーを対象としてアクセス権を付与したいときは、特別なユーザー名「外部ユーザー以外のすべてのユーザー」を入力します。テナント内のすべてのユーザーを意味します

(4)登録者には自動的に通知するメッセージを入力して、「共有」をクリックします。メッセージを送信したくないときは「メールの送信」チェックボックスをオフにしてから「共有」をクリックします。

(5)アクセス許可を与えたユーザーが登録されていることを確認してください。

(6)ユーザーのアクセス権限を変更するとき、あるいはアクセス権を取り消すときは、権限を変更したいユーザーの「V」ボタンをクリックして、ポップアップメニューから選択します。

ポップアップメニューの選択肢は以下の通りです。

メニュー 変更内容
フルコントロール アクセスグループ「所有者」。サイトのレイアウト変更や削除など、すべての権限を持ちます。
編集 アクセスグループ「メンバー」。サイトのコンテンツの編集権限を持ちます。
閲覧 アクセスグループ「閲覧者」。サイトを閲覧できます。
削除 このサイトへのアクセス権を取り消します。

サイトにアクセスできるユーザーを登録するSharePointメニュー

より詳細にアクセス権を設定するためには、SharePointの管理メニュー…「高度なアクセス許可の設定」を使用します。

(7)SharePointサイトを開き、右上の「設定」(歯車)ボタンをクリックし、ドロップダウンメニューの「サイトのアクセス許可」をクリックします。

(8)右側の「サイトのアクセス許可」メニューで「高度なアクセス許可の設定」をクリックします。

(9)主要なアクセス権限…メンバー、閲覧者、所有者が表示されますので、ユーザーを登録したいアクセス権限をクリックします。

(10)「新規」をクリックします。

(11)追加登録するユーザー名(Office 365のユーザー名またはサインインメールアドレス)を入力し、ユーザーに通知するメッセージを入力して、「共有」をクリックします。

  • 通知メールを送信したくないときは、「オプションの表示」をクリックして、オプション設定を変更してください

(12)ユーザーが追加登録されたことを確認します。

(13)ユーザーにはサイト所有者からの案内メールが着信します。「~に移動」をクリックすると、招待されたサイトにアクセスできます。また「フォロー」をクリックすると、今後サイトが更新されたときに通知されます。

ユーザーからアクセス権を要求する

アクセス権を持たないユーザーからサイトの所有者にアクセス権を要求することもできます。

(14)アクセス権を持たないユーザーがサイトのURLにアクセスすると、「このサイトにアクセスするための権限が必要です。」というページが表示されます。サイト所有者へのメッセージを入力し、「アクセスを要求」をクリックしてください。

(15)サイト所有者には、アクセス権の要求があった旨のメールが着信します。サイトへのアクセスについて「承諾」または「拒否」をクリックしてください。

  • 拒否されたユーザーには拒否された旨のメールが着信します。拒否通知メールで、アクセス許可の再要求をすることもできます

(16)確認メッセージが表示されます。再度、選択肢をクリックしてください。

(17)アクセスを承諾されたユーザーには、「管理者が応答しました。」というメールが着信します。「このサイトへの移動」をクリックすると、サイトにアクセスできます。

(18) (15)~(16)のメール通知による承諾または拒否をしない場合、サイト所有者がアクセス権管理ページにアクセスすると、アクセス権管理ページで「承諾」「却下」をクリックして処理できます。

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