メールの配布グループ

Office 365のメールアドレス共有

Office 365で複数のユーザーが同じメールアドレスでメールを受信するには、いくつかの方法があります。その中でも代表的なものが、配布グループと共有メールボックスでしょう。

配布グループとは、多くのメールサーバーに実装されているメーリングリストによく似た機能です。配布グループのメールアドレスに実体はありません。配布グループのメールアドレスにメールを送信すると、配布グループのメンバーになっている複数のユーザーに、メールを自動転送します。

共有メールボックスとは、実体……つまりメールボックスのあるメールアドレスです。1つの受信トレイや送信済みアイテムを、複数のユーザーで共有します。 今回は配布グループの作成方法を紹介し、共有メールボックスについては次回の記事で紹介します。また、Office 365では、他にも、受信メールのルールを設定して転送する方法や、他ユーザーのメールボックスに代理アクセス権を設定する方法などがあります。

配布グループの作成

配布グループはテナント管理者が作成します。

(1)テナント管理者のアカウントでOffice 365にサインインし、Admin Center（管理者）ページで、左サイドメニューの「グループ」→「グループ」をクリックします。「グループ」管理ページを開いたら「＋グループの追加」をクリックしてください。または「＋配布リスト」をクリックしてください。

(2)グループの追加ページで、「種類」ドロップダウンリストから「配布グループ」を選択し、名前、メールアドレスを入力してください。複数のドメイン名を登録しているテナントの場合は、メールアドレスのドメイン名も選択できます。また、テナント外からのメールを受信するかどうか、オン・オフを設定します。オフにすると、テナント外からのメールを拒否します。必要な設定が済んだら「追加」ボタンをクリックしてください。

(3)グループが作成されたら、「閉じる」をクリックします。

(4)配布グループのメールアドレスは作成しましたが、まだメンバー（受信者）を登録していません。グループの一覧から、作成した配布グループをクリックしてください。

(5)メンバーの「編集」をクリックします。

※グループの管理者を所有者と呼びます。所有者の「編集」をクリックすると、グループの所有者を追加したり削除したりできます。

(6)「＋メンバーの追加」をクリックします。

(7)メンバーに登録するユーザーのチェックボックスをオンにして「保存」をクリックします。

※所有者にはメールを配信しませんので、注意してください。グループの所有者になっているユーザーにもメールを配信したいときは、そのユーザーをメンバーにも追加する必要があります。

(8)更新確認のメッセージを確認して、「閉じる」をクリックしてください。

(9)設定結果を確認して「閉じる」をクリックしてください。

(10)このまま設定を終了するときは「閉じる」をクリックしてください。さらに詳細な設定を行うには「Exchangeの設定の編集」をクリックしてください。Exchange Onlineの管理ページに遷移します。

(11)Exchange Onlineの配布グループ設定ページ。 配布リストの表示名がメールアドレスに使用できない日本語文字の場合、エイリアスが正しく設定されません。エイリアスにしたい文字列を手動入力してください。設定が終了したら、「保存」をクリック「保存」をクリックします。

他にも、Exchangeの設定ページでは以下のような設定を変更できます。

メニュー	設定内容
全般	表示名やエイリアス、メールアドレスを設定します。
所有権	配布グループの所有者(管理者)の追加、削除します。
メンバーシップ	メールを配信するユーザーを追加、削除します。
メンバーシップの承認	メンバーの参加や退会手続きについて、承認の有無を設定します。
配信管理	テナント外部からのメールを受信するか、拒否するか、設定します。特定の送信者のメールだけ受信することもできます。
メッセージの承認	メッセージの配信を承認制にします。
メールオプション	複数のメールアドレスで受信できるように、受信メールアドレスを追加します。
メールヒント	メールの送信者がテナント内で、OWAやOutlookでメールを送信するとき、宛先にこの配布グループのメールアドレスを入力すると自動的に表示するメッセージを登録します。
グループ委任	メールボックスの所有者または代理人として送信できるメンバーを追加、削除します。

※テナント外のユーザーを配布グループに含めたいときは、あらかじめ、その外部メールアドレスをExchange Onlineに「連絡先」として登録してください。直接メールアドレスを入力して追加することはできません。

(12)配布グループのメールアドレス宛のメールが、メンバー全員に着信します。

※このメールに単に「返信」すると、メールの送信者にだけ返信することになります。配布グループの全員に返信したいときは「全員に返信」してください。

次回は共有メールボックスを紹介します。

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