Outlookのメール画面のレイアウト設定

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Office 365 Outlookでメールのレイアウト設定

前回はOffice 365のWebブラウザを利用するOutlook機能の基本設定を紹介しました。今回は、もっとユーザーに身近な設定で、オプションのレイアウト設定を紹介します。レイアウト設定では、送信メールの署名(シグネチャー)や、メールの形式、表示スタイルのカスタマイズを行います。メールを使う時、多くのユーザーが真っ先に設定したい項目でしょう。

オプションメニューを開く

レイアウトの設定をするには、まずオプションメニューを開きます。

(1)Office 365サイトにアクセスし、ユーザーアカウント、パスワードを入力して、サインインします。右上の設定(歯車)ボタンをクリックし、メニューの「オプション」をクリックします。

オプション画面で、左サイドメニューから「メール」→「レイアウト」を展開します。

スレッド表示の設定

Outlookでは、他の多くの最近のメールソフトと同様に、同じタイトルで送受信した一連のメールをスレッド(thread:話の筋)としてグループ化して表示します。「Re:」などの返信を示す接頭辞が付いているタイトルも、同じタイトルのメールと見なします。

スレッドを表示するとき、新しい順と古い順のどちらの順番でメッセージを表示するか、削除済みのメッセージを表示するかどうか、設定を変更できます。削除したメールを表示するというと違和感を覚えるユーザーもいるかと思いますが、Outlookでは、スレッド中のメールを削除しても、取り消し線付きのメールとして削除メールを表示します。スレッドの中のメールを削除しても、それによってメールのやりとりの筋が分からなくならないようにするためです。そのため、スレッドごとメールを削除したときは、削除メールを表示しません。

(2)オプション画面の左サイドメニューで「メール」→「レイアウト」→「スレッド」をクリックし、ラジオボタンで設定を変更してから、「保存」をクリックします。

署名の設定

送信メールに自動的に付ける署名(シグネチャー)を設定します。

(3)左サイドメニューのレイアウトメニュー下にある「メールの署名」をクリックします。自動的に署名を挿入するかどうか、チェックボックスを設定し、テキストボックス内に書名を入力し、「保存」をクリックします。

(4)「自動的に書名を追加する」設定にした場合、新規メールを作成すると、自動的に書名が挿入されています。

メッセージ形式

現在、インターネットでは、メールの形式として、テキスト形式(プレーンテキストまたは標準テキストとも呼ばれます)とHTML形式の2つの形式のメールが多用されています。HTML形式は、Webページに使用する文書形式で、文字の大きさや色を設定したり、画像を埋め込んだりできます。反面、HTML形式に対応していないメールシステムでは正常に受信できません。昨今はHTML形式が初期設定になっているシステムが増えてきて、OutlookもHTMLが初期設定になっています。しかし、メールを軽くし、またどんな相手でも受信できるようにするには、やはりテキスト形式を基本に活用した方がいいでしょう。

新規メールを作成するときの初期設定を、テキスト形式か、HTML形式か、設定できます。また、BCCや差出人(FROM)欄をメール作成時に常に表示するかどうか設定できます。

(5) 左サイドメニューのレイアウトメニュー下にある「メッセージ形式」をクリックします。BCCや差出人をメール作成時にいつも表示するときは、チェックボックスをオンにしてください。メッセージ形式を「HTML」か「テキスト」から選択し、「保存」をクリックします。

なお、メール作成ウインドウで「・・・」(その他のコマンド)をクリックすると、作成中のメールについて、「HTML」か「テキスト」か、その都度選択できます。また、テキスト形式の受信メールに返信するときは、返信メールもテキスト形式、HTML形式の受信メールに返信するときは、返信メールもHTML形式になります。メール転送についても同様です。

閲覧ウインドウのレイアウト変更

Outlookでは、メールの内容を閲覧ウインドウにプレビュー表示します。閲覧ウインドウをメール一覧の右側に表示するか、下側に表示するか、あるいは閲覧ウインドウを表示しないか、好みに応じて設定できます。処理速度が遅いPC、低速回線では、閲覧ウインドウを非表示にしたほうが、使い勝手が向上する場合があります。また、新規メールを作成するときに、閲覧ウインドウ内でメールを作成するか、新規ウインドウを開くか、設定できます。

(6) 左サイドメニューのレイアウトメニュー下にある「閲覧ウインドウ」をクリックします。好みのスタイル、表示順、新規メールのスタイルを選択し、「保存」をクリックします。

(7)閲覧ウインドウを下に表示したレイアウトの例。

(8)閲覧ウインドウで新規メールを作成するレイアウト。このとき、右上のウインドウボタンをクリックすると、新規メールを新しいウインドウで開くことができます。

(9)新規メールを独立したウインドウで作成するレイアウト。「新規作成」をクリックすると、新しいウインドウを開きます。

リンクのプレビューの設定

メール本文中にWebサイトのURLが記述されている場合、OutlookはそのWebサイトをプレビュー表示できます。便利な機能ですが、低速なPCや低速回線を使っているときには、プレビューのためにパフォーマンスが低下することがあります。

(10) 左サイドメニューのレイアウトメニュー下にある「リンクのプレビュー」をクリックします。プレビューを表示するときはチェックボックスをオンに、プレビューしないときはチェックボックスをオフにして、「保存」をクリックします。

(11)リンクのプレビュー機能をオフにした状態。メール本文中のURLがそのまま表示されます。

(12)リンクのプレビュー機能をオンにした状態。メール本文中のURLのサイトをメール本文中にプレビュー表示します。

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