FAXの誤送信や受信確認の手間を減らす方法

さまざまな業種のさまざまな職場で、いまでも紙の書類や帳票が現役ビジネス文書として活躍している。従来の商慣行や会社の業務スタイルの延長上で紙文書を使い続けているケースもあれば、法律などにより紙文書の使用が義務付けられているケースもある。 たとえば金融機関には融資関連書類や手形・小切手などがあり、製造業や小売業、流通業であれば注文伝票、配送伝票、納品書などが欠かせない。消費者を対象とするサービス業でも、会員登録、購入申込、コンサルティングなどで個人名・住所・電話番号等を紙に書いてもらう機会は多いだろう。発注書、見積書、受領書、各種申込書、本人確認書類なども多くの業種で使われている。そのほか、技術書類や各種の紙資料も業界を問わず多用される。

こうした紙の書類や帳票には、保管・管理、検索、活用、共有といった面でいくつもの課題が付きまとう。また、注文や申込に関する書類は個人情報や取引先情報を記載しているのが一般的なので、コンプライアンスの観点からもセキュリティを重視した適切な扱いが必要となる。
そこで検討したいのが、紙のビジネス文書を電子化し、効率的に管理するシステムの導入だ。ここでは、紙の書類にまつわりビジネス現場で発生するさまざまな課題について、どのようにすれば解決できるのかを紹介していこう。

【C社の現状と課題】FAXの誤送信、システム開発にコストがかかる

Point！
・本社と支社間でFAXを使用して紙文書を共有しているが、誤送信などセキュリティに問題がある。
・管理システムのアクセス権を個別に設定したい。
・業務ごとにシステム開発するのは大変。更改期に大きなコストがかかる。

C社は、本社と支社など各拠点の間でFAXでやり取りを行うことが多い。業務上、顧客の本人確認書類を確認する機会が多くあり、申込や更新といったさまざまな節目で自動車運転免許証や健康保険証、パスポートといった紙の書類で本人確認を行っている。

しかし、FAXは誤送信のミスを起こす可能性もある。たとえば過去にC社では、送信先FAX番号を選択する際の操作ミスにより誤送信が発生したケースが実際にあった。また、本社側が通話中であったり、宛先担当者が不在の場合、FAXが無事に届かなかったりする可能性もある。

とはいえ、本人確認書類をFAX送信ではなく郵送に切り替えるには、また別の問題もある。FAX送信も郵送も、まずは提示された書類をコピーして保存・管理しなければならない。そのうえ、郵送の場合は支社・営業所から発送して本社に届くまでの時間的な面が大きくかかり、封入・開封・投函作業等を行う人的リソースの面でも負担とコストが発生する。当然、セキュリティの部分もしっかり配慮しなければならない。

C社ではこれまでにもスキャナーでの本社送信を試したことはあったが、そのシステムでは各支店・営業所それぞれのスキャナーに送信情報を保存することはできるものの、スキャンしたデータ自体を全社で一元管理することは難しかった。

また、汎用性の高い一元管理システムを構築できたとしても、全機能にすべてのスタッフがアクセスできる状態ではセキュリティの確保が難しい。つまり立場によるアクセス制限のカスタマイズも求められた。そのため、全社規模の一元管理ではなく、アクセス者を絞った業務ごとの専門システムを開発することも一時は計画したが、システムが業務によって異なるとデータの連携性に難があり、更改期には機種ごとのコストも必要となる。全体としてはさらに大きなトータルコストとなるため、専用システムの実際の導入は行われなかった経緯がある。

【課題解決に向けた提案】電子化した文書をデータ送信することで問題クリア

Point！
・誤送信が起きないシステムがあれば、安心して文書を送信できる。
・閲覧や操作をユーザーや部署単位でアクセスコントロールができる。また操作のログが取得できる。
・閲覧や操作をユーザーや部署単位でアクセスコントロールができる。また操作のログが取得できる

C社が紙書類のFAX送信に関して抱えているこれらの課題を解決するには、次のような案が考えられる。

まず、当然のことだが、誤送信が起きないように工夫を施したシステムがあれば、安心して文書をFAX送信できる。次に、紙書類をコピーしてFAX・郵送するのではなく、電子化した文書をデータ送信するようにすれば、FAXや郵送の誤送信や誤配に付きまとうセキュリティの不安は払拭できる。もちろんコピーや郵送にかかる時間と人員も削減可能。管理面でも紙のコピーを残さないことでセキュリティが担保できるだろう。

そのデータ管理の部分だが、業務ごとに細かくわけずに全社で利用できる汎用的な一元管理システムのほうが、やはり利便性は高いだろう。業務ごとの専用システムの開発や更新が不要になり、機種固有のコスト負担やメンテナンス、操作性習熟といった手間もかからない。またデータ共有が可能になるメリットも有る。C社では今後、他の業務で扱う紙文書への電子化導入も検討しているため、業務ごとの専用システムを開発するより、他の書類・帳票も自在に追加できる一元管理システムが望ましいと考えられる。

一元管理システムで全社からアクセスできることで生まれるセキュリティ面での不安については、ユーザーの立場などによって使用できる機能を制限することで解消できる。これは誤操作や悪意の情報漏洩の防止にもつながるので、ぜひ取り入れたいところだ。

【導入の成果】アクセス制限機能によりセキュリティ面も万全に

Point！　ScanFrontとWIS、SFS Lite PLUSの組み合わせなら、
・ボタン操作で送れるため、誤送信が防げる。また通話中でFAXが届かないこともない。
・ユーザーごとに使える機能を制限できるので情報漏洩対策にも有効。
・業務ごとに専用のシステムを導入することなく一元的に利用できる。

　FAX送信や郵送にまつわるセキュリティ面の不安と、合理的でより強固なセキュリティを求める管理面での課題は、文書管理システム「SFS Lite PLUS」とネットワークスキャナー「imageFORMULA ScanFront 400（以下、ScanFront 400）」、「ScanFront 400 用WebアプリケーションWeb Interactive Scan（以下、WIS）」の組み合わせによって解決した。

こられの組み合わせであれば、支社・営業所でスキャンした文書を本社に確実に送信できる。ScanFront400＋WISに搭載されている「ScanToPrint（内線FAX）」機能を利用することで、支社・営業所にあるスキャナーからLAN（WAN）上にある本社のプリンターに直接データとして送信し、印刷することが可能となった。送信操作はあらかじめ設定しておいたプリセットのリストから選ぶだけで完結できるため、いちいち電話番号をキーパッドから押す場合と異なって番号選択時のミスが起こり得ず、結果的に誤送信もしっかりと防止できるようになった。送付状の設定もでき、誤配を起こさず確実に届けるための工夫が盛り込まれている点もC社では評価している。

もうひとつ重要なのは、アクセスコントロールの部分だ。SFS Lite PLUSは、さまざまな業務、帳票をひとつのシステムで管理できる一元管理システムだ。とはいえ、これでは不用意なアクセスや間違いも起こり得るため、社内からはセキュリティ面での不安を指摘する声も出た。しかしSFS Lite PLUSは、ユーザーごとのにアクセスを制限できるため、ユーザーごとに閲覧できる帳票を管理することができる。具体的には、アクセス権限のない文書についてはファイルの存在自体を表示しないようにできるほか、業務上関係のない文書カテゴリ（種類）は検索条件としても利用できないようになる。さらには「いつ」「誰が」「何をした」という作業履歴をエビデンスとして管理することも可能になった。この結果、利用する社員にセキュリティの強弱を意識させることなく効果的な情報漏洩対策を行い、かつ業務上必要な共有も実現している。

電子化を導入する業務範囲の拡大については、ScanFront 400とSFS Lite PLUSの拡張性が物を言う。専用システムとは異なるScanFront 400とSFS Lite PLUSの一元管理システムは、業務拡大や既存業務の設定変更、組織変更・人事異動に伴うメンテナンスなどもすべてサーバー上で柔軟に対応できる。C社でもこの拡張性を活かし、業務範囲の拡大を進めていく考えだ。

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