本連載ではこれまで、「Google Apps for Work」のセキュリティやメール、グループウェアに関する機能を紹介してきた。そこで今回からは、各業務におけるより具体的な使い方に着目。まずは営業支援関連の活用方法について見ていこう。

監修:原口 豊(はらぐち・ゆたか)
大手証券会社システム部に在籍後、1998年サテライトオフィス(旧ベイテックシステムズ)を設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始、GoogleAppsの導入サポート実績はこれまで2,000社以上。「サテライト・オフィス」ブランドで多数のテンプレートを無償提供するなど、GoogleAppsの普及に尽力。 提供:サテライトオフィス

営業先からでも社内ファイルにアクセスできる優位性

企業が売上を拡大していく上で、必要不可欠な業務が営業。新規顧客の獲得はもちろんのこと、アフターフォローの窓口としても重要な役割を担っている。"営業は足で稼ぐ"と言われるように、営業の基本はとにかく多くの顧客・見込み顧客に対して訪問機会を増やすことにある。そのため当然ながら外出が多くなるのだが、営業とはいえ営業日報作成などの事務処理は必要だ。中には帰社後に毎日遅くまで事務処理が終わらず、苦痛に感じているような営業担当者も多いのではないだろうか。Google Apps for Workを使うと、こうした営業業務を大幅に改善することが可能になる。

まず事務処理については、書類関係をGoogleドライブに集約することで、インターネット環境さえあれば社外からでも安全かつ簡単にファイルへのアクセスが可能。これにより、残業覚悟で社内に戻ることなく外出先から事務処理が行えるため、結果として顧客訪問機会の増加にもつなげられる。文書作成用の「ドキュメント」、表計算用の「スプレッドシート」、プレゼンテーション資料作成用の「プレゼンテーション」といったツール群が充実しているのもポイント。多彩な書類・資料を作成できるだけでなく、複数人での同時編集に対応しているので、たとえばひとつの顧客管理シートに複数の営業担当者が同時入力をする、といったことも可能だ。

また、Googleドライブでは40種類以上のファイル形式をプレビューできるのも魅力といえる。これにより、顧客へのプレゼンテーション時に動画を再生したり、製品・サービスのカタログを見せたりと、さまざまな使い方ができる。

スマートデバイスで営業効率をさらにアップ

営業担当者の機動力アップという点においては、Google Apps for Workが多彩なモバイルデバイスに対応しているのも大きい。従来の営業業務ではノートPCを用いることが多かったが、ノートPCはどうしてもある程度の重量があるため、毎日持ち歩くには負担となってしまう。また、移動中に素早くメールチェックや資料の確認をする上で起動時間の遅さ、さらには長時間持ち歩く故にバッテリー駆動時間も気になるところだ。

その点、タブレットなら軽量コンパクトですぐに起動でき、バッテリー駆動時間もノートPCと比べて遥かに長い。もちろんGoogle Apps for Workは、タブレットだけでなくスマートフォンからも快適に利用可能。確かに顧客へのプレゼンテーションや細かい文字入力などを考えるとタブレットの方が便利だが、営業担当者への支給もしくはBYODでスマートフォンを使っている企業では、ハードウェアのイニシャルコストを抑えられるというメリットもある。スマートフォンでは営業日報などの文字入力がしづらく感じる場合、Googleドライブのフォームを使って入力の手間を省くような方法もある。なお、フォームから入力された内容が自動でスプレッドシートに集計されるのも魅力のひとつだ。

そのほか、ノートPCと比べてスマートデバイスが有効な点として、情報漏えいのしづらさが挙げられる。営業担当者は外出が多いため、どうしても社内勤務者より端末を紛失したり盗難に遭うといった可能性が高くなる。そんな時でもGoogle Apps for Workなら、モバイルデバイス向けに遠隔地からデータを消去する「リモートワイプ」機能が使えるので安心だ。これは営業支援というよりもセキュリティ面の内容になるが、企業の情報漏えいリスクを最小化する意味でも重要といえる。

このようにGoogle Apps for Workは、営業担当者が業務を行う上で数多くのメリットを持っている。そこで次回は、こうした営業支援をさらに加速するアドオンについて見ていこう。

次回は、サテライトオフィスが提供する営業支援関連のアドオンを紹介する

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